Compliance - Conheça seu empregado (KYE)

Dando seguimento ao tema de como as políticas relacionadas às atividades de Compliance devem funcionar dentro de uma organização, abordaremos neste texto o conceito de KYE (Know Your Employee), termo em inglês que significa “Conheça seu Empregado”. Relembrando apenas que, para garantir a sustentabilidade de seus negócios, uma instituição deve estar em conformidade com o arcabouço regulatório aplicável ao seu segmento e às suas atividades. Estar em conformidade refere-se ao termo compliance, que vem do verbo em inglês “to comply”, que significa “cumprir, executar, satisfazer, realizar o que lhe foi imposto”.

Conceito

A prática do KYE (Know Your Employee), alinhada às diretrizes de Compliance, pode ser entendida como um conjunto de regras, procedimentos e controles que devem ser aplicados às fases de pré e pós-contratação, quer seja de um administrador, colaborador, aprendiz ou estagiário.

A ideia aqui é buscar nessas pessoas informações qualitativas (perfil, comportamento, etc.) e informações quantitativas (aspectos econômico-financeiros), objetivando prevenir e/ou identificar atos ilícitos, tais como crimes financeiros, lavagem de dinheiro, financiamento ao terrorismo, entre outros.

Entende-se por lavagem de dinheiro como sendo o conjunto de operações comerciais ou financeiras que busca incorporar à economia formal recursos que se originam de atos ilícitos, dando-lhes aparência legítima.

Já o terrorismo por sua vez caracteriza-se pelo uso indiscriminado de violência, física ou psicológica, através de ataques a pessoas ou instalações, com o objetivo de suscitar o sentimento de medo na sociedade, desorganizando-a e enfraquecendo politicamente governos ou Estados para a tomada do poder.

Vale destacar ainda que esta prática é uma medida obrigatória para todas as instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo BACEN.

Regulamentação

As principais regulamentações aplicáveis ao KYE são:

• Governo Federal:
  • Lei nº 9.613, de 03/03/1998 - Dispõe sobre os crimes de "lavagem" ou ocultação de bens, direitos e valores; a prevenção da utilização do sistema financeiro para os ilícitos previstos nesta Lei; cria o Conselho de Controle de Atividades Financeiras - COAF, e dá outras providências;
  • Lei nº 13.260, de 16/03/2016 - Regulamenta o disposto no inciso XLIII do art. 5º da Constituição Federal, disciplinando o terrorismo, tratando de disposições investigatórias e processuais e reformulando o conceito de organização terrorista; e altera as Leis n º 7.960, de 21 de dezembro de 1989, e 12.850, de 2 de agosto de 2013;
• Banco Central do Brasil (BACEN):
  • Circular nº 3.978, de 23/01/2020 - Dispõe sobre a política, os procedimentos e os controles internos a serem adotados pelas instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil visando à prevenção da utilização do sistema financeiro para a prática dos crimes de "lavagem" ou ocultação de bens, direitos e valores, de que trata a Lei nº 9.613, de 3 de março de 1998, e de financiamento do terrorismo, previsto na Lei nº 13.260, de 16 de março de 2016;
• Comissão de Valores Mobiliários (CVM):
  • Instrução CVM 617, de 05/12/2019 - Dispõe sobre a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo – PLDFT no âmbito do mercado de valores mobiliários.

Política e Procedimentos de KYE

Fundamental no processo para seleção e contratação, assim como na manutenção de funcionários com padrão de perfil alinhado aos respectivos objetivos da instituição. Dessa forma, a política de KYE é crucial para garantir, com precisão e a qualquer tempo, a identidade e a atividade dos funcionários, além de assegurar que sejam aplicados protocolos compatíveis com as suas funções.

De acordo com a Circular nº 3.978, de 23/01/2020, do BACEN, tendo em vista o risco de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo, as instituições devem implementar diretrizes para a seleção e a contratação de funcionários, além da implementação de procedimentos de coleta, verificação, validação e atualização de informações cadastrais, visando conhecer os funcionários.

Dentro dessas premissas, alguns mecanismos devem ser observados:

• Análise de documentação na fase de pré-contratação, tais como: atestado de antecedentes criminais, nível de inadimplência, entre outros;
• Contratações dissociadas de pessoas envolvidas em crimes financeiros, lavagem de dinheiro, corrupção ou outros similares;
• Código de Conduta Ética: princípios e valores da instituição, cuja aplicabilidade é irrestrita a todos os colaboradores;
• Acompanhamento e monitoramento de conduta dos funcionários;
• Capacitação de funcionários, a partir de treinamentos específicos, em bases continuadas, para o cumprimento dos requerimentos legais e regulamentares vigentes;
• Conscientização dos funcionários na aplicação das políticas e normas internas da instituição, objetivando diminuir os danos relacionados à fraude interna; e
• Manutenção da identidade e da atividade do colaborador, a partir da aplicação uniforme das regras de prevenção à lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo.

Canal de Comunicação e Informação

Além dos mecanismos apresentados anteriormente, deve-se destacar também a funcionalidade deste canal na prevenção de atos ilícitos de funcionários. Por tratar-se do principal meio de interlocução de desvios, qualquer irregularidade ou não cumprimento das diretrizes relacionadas à ética/compliance da organização, deve ser comunicada imediatamente à alçada competente.

Por exemplo: caso um funcionário venha a tomar conhecimento sobre a existência ou indício de ocorrência de atividade ilícita prevista nas referidas leis ou fraude de qualquer natureza, caberá a ele reportar imediatamente tal fato à sua gerência/administração (ou área de Compliance), independentemente do seu relacionamento com as pessoas envolvidas.

A instituição deve ter o compromisso de resguardar de punições ou retaliações, o empregado ou colaborador que apresente eventual denuncia, de boa fé e com o intuito de promover o cumprimento dos princípios éticos e regras de conduta.