Resolução N° 4.474

Os procedimentos devem ser submetidos a testes periódicos pela auditoria interna e serem consistentes com os controles internos da instituição.

A cópia de segurança deve ser armazenada em local físico distinto do documento digitalizado, ser regularmente testada, e os procedimentos de restauração e teste devem ser documentados. As tecnologias e mecanismos de proteção devem atender aos princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação.

'Documento origem' é a matriz física do documento, relativo à transação ou operação realizada pela instituição, empregado para gerar, mediante processo de digitalização, o documento digitalizado.

Os documentos digitalizados e as cópias de segurança devem ser armazenados em local seguro no País, que permita rápido acesso para consulta e restauração, e devem ser devidamente ordenados, classificados e catalogados.

A documentação e os registros relativos aos mecanismos de controle, procedimentos, testes e trilhas de auditoria devem ser mantidos à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo mínimo de cinco anos.

O cheque pode ser descartado sessenta dias após ser liquidado.

O Banco Central do Brasil pode estabelecer requisitos técnicos e procedimentos operacionais a serem observados no processo de digitalização e descarte de documentos.

Na digitalização de documento origem, deve-se registrar se o documento submetido à digitalização é documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

Documentos origem protegidos por legislação ou regulamentação específica, como documentos oficiais ou públicos, documentos com valor de guarda permanente e documentos de valor histórico, não podem ser descartados. Também é vedado o descarte de documentos origem que apresentem danos materiais que prejudiquem sua legibilidade.

Sim, as instituições podem contratar terceiros para a prestação dos serviços de digitalização de documentos no País, mas a instituição contratante é responsável pela integridade, confiabilidade, segurança e sigilo da digitalização realizada por terceiros.

Documento digitalizado é a imagem digital do documento origem, resultante do processo de digitalização.

Deve ser produzida cópia de segurança dos documentos digitalizados, e ambos devem ser armazenados em local seguro, que permita rápido acesso para fins de consulta e restauração.

Deve ser utilizado um padrão de assinaturas digitais legalmente aceito, que permita a conferência das assinaturas digitais durante todo o período de validade do documento.

Os procedimentos e tecnologias devem assegurar a integridade, autenticidade, confidencialidade e rastreamento do documento digitalizado; proteção contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados; rastreamento e auditoria dos procedimentos; qualidade da imagem que garanta legibilidade e uso; e indexação para localização, gerenciamento e preservação do documento digitalizado.

Os procedimentos e tecnologias utilizadas na digitalização de documentos, que envolvem a produção, armazenamento, manutenção e acesso aos documentos digitalizados e às cópias de segurança, bem como o procedimento de descarte de documentos origem, devem ser descritos em manual específico da instituição.

As instituições podem descartar o documento origem após sua digitalização, desde que compatível com a legislação específica aplicável e após averiguar se a eliminação não prejudicará a tutela judicial ou extrajudicial dos direitos e interesses decorrentes do documento.

Os contratos devem prever a observância dos procedimentos e tecnologias descritos no manual específico da instituição contratante, acesso irrestrito da instituição contratante aos processos e documentos relativos à digitalização, e permissão de acesso do Banco Central do Brasil aos contratos, documentação e informações referentes aos serviços prestados.

Os ambientes devem possuir controles de acesso físico e lógico que restrinjam o acesso não autorizado e permitam rastreamento e identificação dos motivos dos acessos.

A Resolução estabelece procedimentos para a produção e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e transações realizadas por instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, bem como para o descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente.

Descarte é a eliminação definitiva do documento origem, após sua digitalização.

As responsabilidades e critérios para concessão, manutenção, revisão e revogação das autorizações de acesso devem garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso. Os acessos devem ser rastreáveis por meio de registros de trilha de auditoria, e as autorizações devem ser revistas periodicamente.

Digitalização é o processo tecnológico que permite obter a fiel e íntegra imagem digital de um documento origem.