Portaria nº 10, de 3 de novembro de 2017

Dispõe sobre a implantação e o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito do COAF.

Dispõe sobre a implantação e o funcionamentodo Sistema Eletrônico de Informações- SEI no âmbito do COAF.

O PRESIDENTE DO CONSELHO DE CONTROLE DEATIVIDADES FINANCEIRAS (COAF), no uso das atribuições conferidaspelo inciso IV do art. 6º do Regimento Interno do COAF,aprovado pela Portaria nº 330, de 18 de dezembro de 1998, considerando:

ODecreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõesobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativono âmbito dos órgãos e das entidades da administraçãopública federal direta, autárquica e fundacional; e

A Portaria MF nº 396, de 5 de setembro de 2017, que instituio Sistema Eletrônico de Informações no Ministério da Fazenda, resolve:

Art.1º Adotar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)como um dos sistemas de gestão de documentos e processos doCOAF.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º A implantação do SEI visa a atender os seguintesobjetivos:

I - aprimorar a gestão documental e facilitar o acesso deservidores e cidadãos a informações;

II - propiciar celeridade, segurança e economicidade aos procedimentos;

III- permitir a integração com sistemas de processo eletrônicode outros órgãos e entidades da Administração Pública Federal;

IV- promover a integridade e a confiabilidade dos dados edas informações disponíveis;

V - favorecer a eficiência, a eficácia e a efetividade da açãogovernamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactose resultados; e

VI - promover a sustentabilidade ambiental com o uso datecnologia da informação e comunicação.

Art. 3º Caberá à Coordenação-Geral de DesenvolvimentoInstitucional (CODES) a gestão do SEI no âmbito do COAF.

Art. 4º O SEI deverá ser utilizado para produzir, editar,assinar, tramitar, receber e concluir documentos e processos, ressalvadoo disposto no artigo 10.

CAPÍTULO II

DO ACESSO E CADASTRAMENTO

Art. 5º Qualquer pessoa poderá ter acesso aos processos eaos documentos no SEI, bem como acompanhar o trâmite dos processos,independentemente de cadastramento prévio, ressalvadas ashipóteses legais de restrição de acesso.

Parágrafo único. O acesso a processos públicos será disponibilizadono Portal do COAF na internet, sem necessidade decadastramento.

Art. 6º O usuário externo poderá:

I. visualizar o processo a que tenha sido autorizado o acesso;e

II. assinar eletronicamente contrato, convênio, acordo e outrosinstrumentos autorizados;

III. inserir documentos permitidos pelo sistema.

§1º Considera-se usuário externo a pessoa autorizada, mediantecadastramento prévio, a acessar ou atuar em processos eletrônicosdo SEI de que seja parte interessada ou seu representante.

§ 2º O cadastramento de acesso ao sistema é responsabilidadeda COGRL/SPOA, nos termos das suas normas.

§ 3º O cadastramento de usuário externo no sistema dar-se-áa partir do preenchimento e envio de solicitação em formulárioeletrônico disponibilizado no Portal do Ministério da Fazenda naInternet, bem como do encaminhamento da documentação pertinenteà COGRL/SPOA.

§ 4º Os documentos de cadastramento serão juntados noprocesso a que se refiram.

§ 5º O acesso a processo administrativo será concedido peloCOAF.

§ 6º O COAF poderá solicitar a qualquer tempo o comparecimentodo usuário externo às dependências do órgão, munido dooriginal de seu documento de identidade oficial, ou o encaminhamentode solicitação assinada digitalmente com certificado digitalemitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira(ICP-Brasil).

CAPÍTULO III

DO PROCESSO ELETRÔNICO

Art. 7º Todos os documentos no âmbito do SEI integrarãoprocessos eletrônicos.

§ 1º Os documentos produzidos originariamente no SEI ejuntados aos processos eletrônicos serão considerados originais paratodos os efeitos legais.

§ 2º Os documentos digitalizados juntados aos processoseletrônicos no SEI terão a mesma força probante do documento físicoapresentado.

Art. 8º Os documentos recebidos a partir da implantação doSEI no COAF, independentemente da sua forma de envio, deverão serregistrados eletronicamente.

§ 1º Os documentos internos e externos necessários à instruçãodos processos administrativos punitivos serão digitalizados einseridos no SEI, em sua integralidade.

§ 2º Os processos administrativos punitivos serão registradoscom o nível de acesso restrito.

§ 3º Os documentos que contenham informações sigilosas oude acesso restrito deverão ser registrados no SEI com a sinalização doadequado nível de acesso.

Art. 9º Em caso de impossibilidade técnica de produção dosdocumentos no SEI, para questões urgentes que não possam esperar orestabelecimento do sistema, estes poderão ser produzidos em suportefísico e assinados de próprio punho, podendo receber numeraçãomanual sequencial provisória e, quando do retorno da disponibilidadedo sistema, devem ser imediatamente digitalizados e inseridos noSEI.

Art. 10. Não serão digitalizados ou inseridos no SEI:

I - documentos e processos protegidos por sigilo legal, ressalvadosos processos administrativos punitivos;

II - documentos e processos classificados em grau de sigilo,conforme os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de2011;

III - requisições e trocas de informações com autoridadescompetentes e pessoas obrigadas de que trata a Lei nº 9.613/1998;

IV - denúncias relacionadas à suspeição ou prática de infraçõespenais.

V - jornais, revistas, livros, propagandas e demais materiaisque não se caracterizam como documento arquivístico;

VI - correspondências particulares.

Parágrafo único. O disposto nos incisos V e VI não se aplicaa documentos que sejam submetidos ou relacionados ao propósito deinstrução de processos administrativos.

CAPÍTULO IV

DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 11. Os documentos eletrônicos produzidos no SEI têmgarantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas, medianteutilização de assinatura eletrônica.

§ 1º A assinatura eletrônica no SEI será realizada por nomede usuário e senha ou por certificado digital emitido no âmbito daInfraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e importaráaceitação das normas sobre o assunto.

§ 2º O nome de usuário e senha, bem como o certificadodigital, são de uso pessoal e intransferível, sendo o titular responsávelpor sua guarda e sigilo e utilização de sua assinatura eletrônica.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 12. A autenticidade de documentos gerados no SEIpoderá ser conferida em endereço na Internet indicado no própriodocumento, com uso dos códigos de verificação informados na tarjade assinatura.

Art. 13. Os atos processuais praticados no SEI serão consideradosrealizados no dia e hora da respectiva assinatura eletrônica.

Art.14. Documentos e processos recebidos ou já existentes,em suporte físico, deverão ser convertidos para meio digital, conformeorientações da Coordenação-Geral de Recursos Logísticos(COGRL/SPOA), disponibilizadas no endereço eletrônico http://fazenda.gov.br/sei.

§1º A Coordenação-Geral de Desenvolvimento Institucional(CODES) será responsável por definir os procedimentos de conversãodos documentos e sua inserção nos processos no âmbito do COAF.

§ 2º Os processos abertos ou instaurados a partir da entradaem vigor desta Portaria tramitarão exclusivamente no SEI.

§ 3º A inserção no SEI dos processos administrativos punitivosem suporte físico em andamento será condicionada à comunicaçãodas partes.

Art. 15. O encerramento do processo em suporte físico e aabertura do correspondente processo eletrônico devem ser realizadospor meio do Termo de Encerramento de Trâmite Físico de Processo,de acordo com modelo disponível no SEI.

Parágrafo único. O termo a que se refere o caput deve serproduzido e assinado eletronicamente no SEI e inserido após o processodigitalizado, bem como impresso e inserido como último documentodo processo em suporte físico.

Art. 16. Os originais dos documentos e processos digitalizadosdevem ser mantidos na CODES até o prazo definido emcronograma de transferência para o Arquivo Geral.

Art. 17. Os casos omissos e excepcionais serão apresentadospelo Secretário-Executivo à decisão do Presidente do COAF.

Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANTONIO GUSTAVO RODRIGUES

Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada (pdf).