A Circular nº 3.865 do Banco Central do Brasil estabelece a política de conformidade (compliance) para administradoras de consórcio e instituições de pagamento. Essas instituições devem implementar e manter uma política de conformidade compatível com sua natureza, porte, complexidade, estrutura, perfil de risco e modelo de negócio.
A política de conformidade deve ser aprovada pelo conselho de administração e deve incluir, no mínimo:
Objetivo e escopo da função de conformidade.
Divisão clara das responsabilidades para evitar conflitos de interesse.
Alocação de pessoal suficiente, treinado e experiente.
Posição da unidade de conformidade na estrutura organizacional.
Medidas para garantir independência e autoridade aos responsáveis pela conformidade.
Alocação de recursos suficientes.
Livre acesso às informações necessárias.
Canais de comunicação com a diretoria, conselho de administração e comitê de auditoria.
Procedimentos de coordenação com funções de gerenciamento de risco e auditoria interna.
A unidade responsável pela função de conformidade deve ser segregada da auditoria interna. Os responsáveis pela conformidade devem testar e avaliar a aderência da instituição ao arcabouço legal e regulamentar, prestar suporte ao conselho de administração e diretoria, auxiliar na capacitação de empregados e prestadores de serviços, revisar pontos levantados por auditores independentes, elaborar relatórios anuais e relatar resultados ao conselho de administração.
A política de remuneração dos responsáveis pela conformidade deve ser independente do desempenho das áreas de negócios para evitar conflitos de interesse. As instituições devem implementar a política de conformidade até 30 de junho de 2018 e manter a documentação e relatórios à disposição do Banco Central por pelo menos cinco anos.
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Perguntas e respostas
Como deve ser determinada a política de remuneração dos responsáveis pelas atividades relacionadas com a função de conformidade?
A política de remuneração dos responsáveis pelas atividades relacionadas com a função de conformidade deve ser determinada independentemente do desempenho das áreas de negócios, de forma a não gerar conflito de interesses.
As instituições podem contratar especialistas para a execução de atividades relacionadas com a política de conformidade?
Sim, as instituições podem contratar especialistas para a execução de atividades relacionadas com a política de conformidade, mantidas integralmente as atribuições e responsabilidades do conselho de administração.
O que deve ser feito se a instituição não possuir conselho de administração?
Para as instituições que não possuam conselho de administração, as atribuições e responsabilidades previstas na Circular devem ser imputadas à diretoria ou aos administradores da instituição.
Quais são as responsabilidades adicionais do conselho de administração em relação à política de conformidade?
O conselho de administração deve:I - assegurar:a) a adequada gestão da política de conformidade na instituição;b) a efetividade e a continuidade da aplicação da política de conformidade;c) a comunicação da política de conformidade a todos os empregados e prestadores de serviços terceirizados relevantes; ed) a disseminação de padrões de integridade e conduta ética como parte da cultura da instituição;II - garantir que medidas corretivas sejam tomadas quando falhas de conformidade forem identificadas; eIII - prover os meios necessários para que as atividades relacionadas com a função de conformidade sejam exercidas adequadamente, nos termos desta Circular.
Quais instituições devem implementar a política de conformidade?
As administradoras de consórcio e as instituições de pagamento devem implementar a política de conformidade.
Quais documentos devem ser mantidos à disposição do Banco Central do Brasil?
As instituições devem manter à disposição do Banco Central do Brasil:I - a documentação relativa à política de conformidade aprovada pelo conselho de administração; eII - o relatório de que trata o inciso V do art. 7º, pelo prazo mínimo de cinco anos.
A política de conformidade pode ser única para um conglomerado?
Sim, admite-se a adoção de política de conformidade única por conglomerado.
O que regulamenta a Circular mencionada?
A Circular regulamenta a política de conformidade (compliance) aplicável às administradoras de consórcio e às instituições de pagamento.
A unidade responsável pela função de conformidade pode ser a mesma da auditoria interna?
Não, a unidade responsável pela função de conformidade, quando constituída, deve ser integralmente segregada da atividade de auditoria interna.
Quais são as responsabilidades dos responsáveis pela execução das atividades relacionadas com a função de conformidade?
Os responsáveis pela execução das atividades relacionadas com a função de conformidade devem:I - testar e avaliar a aderência da instituição ao arcabouço legal, à regulamentação infralegal, às recomendações dos órgãos de supervisão e, quando aplicáveis, aos códigos de ética, de conduta e outros regulamentos que a instituição esteja obrigada a observar;II - prestar suporte ao conselho de administração e à diretoria da instituição ou aos administradores a respeito da observância e da correta aplicação dos itens mencionados no inciso I, inclusive mantendo-os informados sobre as atualizações relevantes em relação a tais itens;III - auxiliar na informação e na capacitação de todos os empregados e dos prestadores de serviços terceirizados relevantes, em assuntos relativos à conformidade;IV - revisar e acompanhar a solução dos pontos levantados no relatório de descumprimento de dispositivos legais e regulamentares elaborado pelo auditor independente, conforme regulamentação específica;V - elaborar relatório, com periodicidade mínima anual, contendo o sumário dos resultados das atividades relacionadas com a função de conformidade, suas principais conclusões, recomendações e providências tomadas pela administração da instituição; eVI - relatar sistemática e tempestivamente os resultados das atividades relacionadas com a função de conformidade ao conselho de administração.
Quais são os elementos mínimos que a política de conformidade deve definir?
A política de conformidade deve definir, no mínimo:I - o objetivo e o escopo da função de conformidade;II - a divisão clara das responsabilidades das pessoas envolvidas na função de conformidade, de modo a evitar eventuais conflitos de interesses, principalmente com as áreas de negócios da instituição;III - a alocação de pessoal em quantidade suficiente, adequadamente treinado e com experiência necessária para o exercício das atividades relacionadas com a função de conformidade;IV - a posição, na estrutura organizacional da instituição, da unidade específica responsável pela função de conformidade, quando constituída;V - as medidas necessárias para garantir independência e adequada autoridade aos responsáveis por atividades relacionadas com a função de conformidade na instituição;VI - a alocação de recursos suficientes para o desempenho das atividades relacionadas com a função de conformidade;VII - o livre acesso dos responsáveis por atividades relacionadas com a função de conformidade às informações necessárias para o exercício de suas atribuições;VIII - os canais de comunicação com a diretoria ou com os administradores, com o conselho de administração e com o comitê de auditoria, quando constituído, necessários para o relato dos resultados decorrentes das atividades relacionadas com a função de conformidade, de possíveis irregularidades ou falhas identificadas; eIX - os procedimentos para a coordenação das atividades relativas à função de conformidade com funções de gerenciamento de risco e com a auditoria interna.
Qual é o prazo para implementação da política de conformidade?
As instituições devem implementar a política de conformidade até 30 de junho de 2018.
Quando a Circular entra em vigor?
A Circular entra em vigor na data de sua publicação.
O que é risco de conformidade?
Risco de conformidade é a possibilidade de a instituição sofrer sanções legais ou administrativas, perdas financeiras, danos de reputação e outros danos, decorrentes de descumprimento ou falhas na observância do arcabouço legal, da regulamentação infralegal, das recomendações dos órgãos reguladores e dos códigos de autorregulação aplicáveis.
Quem deve aprovar a política de conformidade?
A política de conformidade deve ser aprovada pelo conselho de administração.
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