Dispõe sobre a Política Arquivística do Conselho Administrativo de Defesa Econômica - Cade.
O PRESIDENTE DO CONSELHO ADMINISTRATIVO DE DEFESA ECONÔMICA - CADE, no uso de suas atribuições legais, em conformidade com:
a) a Constituição Federal de 1988 que, em seu Art. 216, §2º, dispõe que cabe à Administração Pública a gestão da documentação pública, assim como as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitarem;
b) o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados que, em seu Art. 3º, considera gestão de documentos, como sendo o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
c) o Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso às informações públicas e dá outras providências;
d) o Decreto nº 12.599, de 28 de agosto de 2025, que Altera o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
e) os Instrumentos Normativos (Resoluções, Portarias, Instruções Normativas) em vigor e demais que vierem a ser criados concernentes à Gestão dos Documentos Arquivísticos no Cade, resolve:
Art. 1º Instituir a Política Arquivística visando assegurar a gestão, o acesso e a preservação dos documentos produzidos ou recebidos pela Instituição em decorrência de suas atividades-meio e suas atividades-fim, no âmbito do Conselho Administrativo de Defesa Econômica - Cade.
§ 1° Aplica-se aos documentos de arquivo de todas as unidades do Cade, independente da natureza, suporte ou formato, inclusive aos documentos digitais.
§ 2° Deverá estar em conformidade com a legislação e normas vigentes relacionadas à segurança da informação, proteção de dados pessoais, confidencialidade e classificação da informação e demais disposições correlatas definidas pelo Cade.
§ 3° Integram, também, a presente Política, normas gerais e específicas de gestão de documentos, bem como os seguintes conceitos: do Anexo I.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 2º Esta Política se aplica aos servidores, estagiários, bolsistas e colaboradores da Presidência, Corregedoria, Auditoria, Procuradoria Federal Especializada, Diretoria de Administração e Planejamento, Departamento de Estudos Econômicos, Tribunal Administrativo de Defesa Econômica, Superintendência-Geral e demais unidades.
Art. 3° Para os efeitos desta Política, os documentos de arquivo são classificados em correntes, intermediários e permanentes:
I. São documentos correntes aqueles que estão em curso ou que, mesmo que sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;
II. São documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos setores que os produziram e/ou receberam por razões de interesse administrativo, aguardam recolhimento para guarda permanente ou eliminação;
III. São permanentes os documentos que apresentam valor histórico, probatório e/ou informativo, devendo ser preservados definitivamente.
CAPÍTULO II
DAS DIRETRIZES E DOS OBJETIVOS
Art. 4°. São diretrizes gerais desta Política:
I. Normatizar as atividades de gestão, preservação e acesso no âmbito do Cade;
II. Promover a gestão e a preservação dos documentos, fomentando o acesso e a cultura de transparência neste Conselho;
III. Observar as recomendações técnicas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA), da Subcomissão de Coordenação do SIGA do Ministério da Justiça e Segurança Pública (SubSIGA - MJSP) e da legislação quanto ao desenvolvimento das atividades arquivísticas de gestão, preservação e acesso, inclusive no uso de sistemas informatizados;
IV. Promover ações de orientação e capacitação quanto à gestão, preservação e acesso de documentos para os servidores e colaboradores do Cade;
V. Colaborar junto a outras instituições para o desenvolvimento de estudos e trabalhos sobre arquivos;
VI. Integrar a preservação de documentos às atividades de produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição e difusão no Cade;
VII. Fomentar a governança arquivística incentivando o desenvolvimento de um conjunto de ações em rede e de forma colaborativa na formulação de estratégias arquivísticas.
Parágrafo Único. Estas diretrizes são fundamentadas no campo científico da Arquivologia e acompanham as boas práticas do cenário nacional e internacional arquivístico, devendo ser aplicadas tanto para a gestão dos documentos analógicos quanto para os digitais, salvo especificidades.
Art. 5º São objetivos desta Política:
I. Atender ao disposto na legislação vigente;
II. Aplicar princípios da Administração Pública na gestão, preservação e acesso aos documentos;
III. Garantir o acesso a documentos, dados e informações, conforme a Lei de Acesso à Informação (LAI);
IV. Promover a proteção de dados pessoais em documentos, dados e informações, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);
V. Implementar a gestão documental em todos os âmbitos deste Conselho;
VI. Garantir a recuperação e o acesso aos documentos de arquivo e às suas informações;
VII. Contribuir com a preservação da memória institucional e salvaguarda do patrimônio documental deste Conselho.
CAPÍTULO III
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Art. 6º São diretrizes da Gestão de Documentos:
I. Garantir a produção, tramitação e utilização dos documentos, para manter suas características de autenticidade, confiabilidade e acessibilidade;
II. Garantir a classificação arquivística e a descrição de documentos de arquivo nas unidades do Cade para torná-los recuperáveis e acessíveis;
III. Assegurar o arquivamento, a transferência e o recolhimento de documentos, observando os prazos de guarda e a destinação final, conforme previsto nas tabelas de temporalidade de documentos e nos normativos vigentes;
IV. Garantir que a eliminação de documentos ocorra somente após o processo de avaliação conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do (CPAD/Cade), devidamente disposto em norma específica;
V. Adotar práticas sustentáveis quanto ao descarte de documentos resultantes do processo de eliminação;
§ 1º Os procedimentos de gestão de documentos deverão seguir normativos específicos, na ausência desses, caberá ao SIDOC dispor sobre a matéria.
§ 2º As exceções relacionadas a função arquivística de avaliação (incluída a eliminação de documentos) deverão ser submetidas à apreciação da CPAD/Cade.
§ 3º A classificação arquivística não se refere ao sigilo, sendo esta tratada por normativa específica emitida por este Conselho.
CAPÍTULO IV
DA PRESERVAÇÃO
Art. 7º São diretrizes de Preservação de Documentos:
I. Desenvolver a preservação de documentos como esforço contínuo e ordenado;
II. Assegurar a guarda e a preservação dos documentos de arquivo do Cade;
III. Estabelecer e compartilhar as responsabilidades dos diversos agentes pela preservação dos documentos arquivísticos, em diferentes níveis de atuação, na produção, utilização e guarda de documentos;
IV. Definir as estratégias de preservação de documentos conforme as particularidades do Cade e as recomendações do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;
V. Desenvolver ações de conservação preventiva e, quando necessário, a restauração de documentos, no âmbito do Cade;
VI. Promover a preservação dos documentos digitais no Cade;
VII. Empregar medidas para minimizar a deterioração da documentação e a obsolescência tecnológica em nível de hardware, software, mídias de armazenamento e formatos de arquivo;
VIII. Adotar softwares, sistemas, formatos e outras tecnologias associadas ao acesso e à preservação de documentos digitais observando recomendações técnicas e adotar, preferencialmente, os padrões abertos.
Art. 8º As estratégias de preservação devem ser incorporadas em todo o ciclo de vida do documento, incluindo as etapas de planejamento, implementação e avaliação das ações, a fim de que não haja perda nem adulteração dos registros.
Parágrafo Único. A preservação de documentos arquivísticos deverá ser regulamentada em normativos específicos.
CAPÍTULO V
DA CUSTÓDIA
Art. 9º Todos os documentos produzidos ou recebidos no exercício das atividades deste Conselho constituem responsabilidade institucional da SIDOC/Arquivo, que deverá assegurar sua adequada custódia, gestão, preservação e acesso.
§ 1º A guarda física de documentos poderá ser realizada, em caráter subsidiário e temporário, por meio de contratação de serviços especializados, exclusivamente quando demonstrada impossibilidade material de guarda nas instalações do Cade, desde que observados os seguintes requisitos:
I. Garantia de planejamento, supervisão, fiscalização e controle contínuo dos serviços contratados, por servidores do SIDOC;
II. Observância das especificações técnicas, de segurança e de preservação estabelecidas em normativo específico, em conformidade com as diretrizes do CONARQ e, na ausência deste, das condições estabelecidas no edital de licitação, observada a legislação de regência;
III. Garantia do acesso aos documentos nos termos da legislação vigente;
IV. Preservação do direito de retomada da guarda pelo Cade a qualquer tempo.
§ 2º A contratação de que trata o §1º não implica transferência da responsabilidade institucional pela gestão e custódia documental, que permanece integralmente com o Cade.
§ 3º O Cade adotará, como diretriz estratégica, a progressiva internalização da custódia documental, mediante disponibilidade de infraestrutura adequada própria.
Art. 10. Para os acervos definidos como de caráter permanente, deverá ser disponibilizado tratamento técnico adequado, tanto do ponto de vista arquivístico como da conservação e restauração, visando sua preservação, reúso e acesso contínuo em longo prazo.
Art. 11. Para os acervos produzidos por outras instituições e ou pessoas que possam vir a ser do interesse do Cade, estes deverão ser previamente avaliados para posterior parecer técnico do SIDOC sobre as condições de tratamento, guarda e acesso dos mesmos.
CAPÍTULO VI
DO ACESSO E DA DIFUSÃO
Art. 12. São diretrizes de Acesso e Difusão:
I. Fomentar a cultura de transparência;
II. Promover a divulgação de informações de interesse público de forma ativa, priorizando o uso de Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs);
III. Manter os documentos de arquivo recuperáveis e acessíveis, independentemente da unidade responsável por sua guarda ou suporte de armazenamento;
IV. Atender às solicitações de acesso aos documentos de forma que respeite os princípios legais de restrição e acesso;
V. Consolidar a cultura de transparência no Cade, por meio de ações de conscientização e capacitação quanto a disponibilidade e acesso às informações;
VI. Promover a difusão, preservando e valorizando os documentos de arquivo e a memória do Cade, inclusive por meio de ações educativas e culturais;
Parágrafo Único. O acesso aos documentos classificados em grau de sigilo obedecerá ao disposto nas legislações pertinentes e ao Regimento do Cade.
Art. 13. O Cade deverá garantir a digitalização de documentos de forma racionalizada e padronizada, objetivando o acesso, a difusão e a proteção aos originais, que serão regulamentadas em normativos específicos emitidos pelo SIDOC.
Art. 14. A elaboração de instrumentos de pesquisa deverá ser uma das formas de divulgação e socialização do patrimônio documental.
Art. 15. Viabilizar a utilização de softwares, protocolos, formatos abertos e autossustentáveis que permitam o intercâmbio de informações e documentos entre instituições e usuários em âmbito nacional e internacional.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 16. O SIDOC deverá ser consultado para tomada de decisões relativas às matérias tratadas nesta Política Arquivística.
Art. 17. Os casos omissos relativos à Política Arquivística deverão ser analisados pelo SIDOC.
Art. 18. Esta Política deverá ser revisada e atualizada sempre que necessário.
Art. 19. Esta Política entra em vigor na data de sua publicação.
ANEXO I
DOS CONCEITOS
Acessibilidade: condição ou possibilidade de acesso aos documentos de arquivo do Cade.
Aquisição: ingresso de documentos em arquivo, nas fases corrente, intermediária e permanente, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência.
Autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de estar livre de alteração, corrompimento ou adulteração.
Avaliação: processo de análise de documentos arquivísticos que estabelece seus prazos de guarda e sua destinação, de acordo com uma tabela de temporalidade de documentos.
Ciclo de vida dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, sua produção à guarda permanente ou eliminação.
Classificação: agrupamento de documentos de um arquivo de acordo com um plano ou código de classificação de documentos.
Confiabilidade: credibilidade de um documento arquivístico enquanto afirmação de um fato.
Confidencialidade: é a garantia do resguardo das informações dadas pessoalmente em confiança e proteção contra a sua revelação não autorizada.
Descrição: conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos arquivísticos para representação e recuperação da informação.
Destinação final: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para a guarda permanente ou eliminação.
Difusão: disseminação de informações e de serviços dos arquivos da instituição.
Disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados.
Documento analógico: componente analógico, ou grupo de componentes, que é fixado em um suporte analógico, não sendo constituído por dígitos binários.
Documento de arquivo: documento produzido ou recebido pelo Conselho Administrativo de Defesa Econômica - Cade em decorrência de suas atividades administrativas e de fiscalização.
Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional produzida ou recebida pelo Conselho Administrativo de Defesa Econômica - Cade em decorrência de suas atividades administrativas e de fiscalização.
Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino.
Preservação: prevenção de deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. Para documentos digitais, corresponde ao conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos digitais pelo tempo que for necessário.
Recolhimento: conjunto de procedimentos relacionados à entrada dos documentos no arquivo permanente.
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD): conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambiente híbridos, isto é, em que existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.
Suporte: estrutura física sobre a qual a informação é registrada.
Transferência: conjunto de procedimentos relacionados à passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
