OFÍCIO CIRCULAR SEI nº 44/2024/MEMP

MINISTÉRIO DO EMPREENDEDORISMO, DA MICROEMPRESA E DA EMPRESA DE PEQUENO PORTE
Secretaria Nacional de Microempresa e Empresa de Pequeno Porte
Diretoria Nacional de Registro Empresarial e Integração
OFÍCIO CIRCULAR SEI nº 44/2024/MEMP
Brasília, 06 de fevereiro de 2024.
A TODAS AS JUNTAS COMERCIAIS
Assunto: Esclarecimentos quanto a aceitação de assinaturas avançadas e qualificadas e das declarações
de autenticidade e de veracidade.
Referência:
Ao responder este Ofício, favor indicar expressamente o Processo nº 19687.103059/2023-18.
Senhor Presidente,
1
.
Tendo em vista consulta formalizada pela Junta Comercial, Industrial e Serviços do Rio
Grande do Sul na qual solicita esclarecimentos a este DREI quanto a alguns pontos da Instrução Normativa
DREI nº 1, de 2024, que altera dispositivos da IN DREI nº 81, de 2020, que trata de regras para
arquivamento de atos, encaminhamos a essa Junta Comercial os entendimentos enviados àquela JUCISRS,
de acordo com cada questionamento, como segue:
"
1) Considerando o que a Lei 14.063/2020 em seu artigo 5º, §1º, III prevê que “ a assinatura
eletrônica qualificada
SERÁ
admitida em qualquer interação eletrônica com ente público”,
questiona-se se o sistema da Junta Comercial
deverá
obrigatoriamente aceitar assinatura
por meio de certificação digital
.".
No que diz respeito a aceitação de assinaturas, vejamos o que dispõem os arts. 35, 35-A e 36
da IN DREI nº 1, de 2024:
“Art. 35. Conforme previsão do art. 5º da Lei nº 14.063, de 2020, ato do titular do
Poder ou do órgão constitucionalmente autônomo de cada ente federativo
estabelecerá o(s) tipo(s) de assinatura(s) eletrônica(s) que irá(ão) ser exigida(s),
porém
é recomendável a uniformização entre as Juntas Comerciais e a aceitação
das assinaturas avançada e qualificada
.
§ 1º A assinatura eletrônica, nos termos da Lei nº 14.063, de 2020,
poderá ser
avançada
, inclusive mediante a
disponível no portal “gov.br”, ou qualificada
.
§ 2º A assinatura eletrônica que for realizada fora do portal da junta comercial será
aceita para os documentos sujeitos a arquivamento, desde que seja:
I - possível verificar sua associação ao signatário de maneira unívoca (validar a
assinatura), via sistema da junta comercial; ou
II - apresentada declaração de autenticidade eletrônica, na forma do art. 28, inciso II,
alínea “b”, e §§ 1º a 3º desta instrução normativa.” (NR)
Art. 35-A.
Os instrumentos constitutivos, modificativos e extintivos deverão ser
assinados digitalmente pelos seus signatários,
devendo observar os termos do art.
35 desta instrução normativa.
§ 1º As atas de reunião ou de assembleia e outros documentos sujeitos à
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arquivamento, como: procurações, protocolos, laudos de avaliação, balanços,
documento de interesse, declarações, poderão ser assinados eletronicamente pelos
seus signatários, com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada
pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou utilizar qualquer
outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma
eletrônica, nos termos da Lei nº 14.063, de 2020.
§ 2º A assinatura eletrônica aposta nos documentos mencionados no caput deste
artigo supre a exigência de apresentação de prova de identidade nos casos exigidos
pela legislação e normas do Registro Empresarial, salvo para os imigrantes.
§ 3º Excepcionalmente, quando os documentos de que trata o caput
não forem
produzidos por meio eletrônico
deverá ser apresentada declaração de
autenticidade eletrônica, na forma do art. 28, inciso II, alínea “b” e §§ 1º a 3º desta
instrução normativa
.” (NR)
Art. 36. Os documentos que instruírem obrigatoriamente os pedidos de
arquivamento eletrônico nas Juntas Comerciais deverão observar o seguinte:
I – os atos constitutivos, modificativos, extintivos ou outros documentos sujeitos à
decisão singular ou colegiada, assim como procurações, protocolos, laudos de
avaliação, balanços, documento de interesse, declarações, ou outros atos
empresariais produzidos por meio eletrônico, deverão ser assinados
eletronicamente pelos seus signatários, com qualquer certificado digital emitido
por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-
Brasil ou utilizar qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de
documentos em forma eletrônica
, nos termos do § 2º do art. 10 da Medida
Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e da Lei nº 14.063, de 23 de setembro
de 2020. (Redação dada pela Instrução Normativa DREI nº 55, de 2 de junho de 2021)
II – a assinatura eletrônica aposta nos documentos mencionados no inciso I deste
artigo e na forma nele prevista supre a exigência de apresentação de prova de
identidade nos casos exigidos pela legislação e normas do Registro Empresarial.
(...)
IV - o requerimento eletrônico
deverá ser assinado eletronicamente pelo
requerente, no portal da junta comercial
; (Redação dada pela Instrução Normativa
DREI nº 1, de 24 de janeiro de 2024)
(...)
VI - quando se tratar de publicações em jornais, procurações, protocolos e
justificações, laudos de avaliação, balanços, documentos de interesse, declarações,
decisões ou determinações judiciais, documentos oriundos dos serviços notariais,
bem como de qualquer outro documento exigido para instruir o pedido de registro,
deverão ser apresentados: (Redação dada pela Instrução Normativa DREI nº 1, de
24 de janeiro de 2024)
(...)
c) digitalizados, quando em papel, inclusive os que forem assinados de próprio
punho, e apresentados com
declaração de sua veracidade
,
conforme modelo do
Anexo XI,
assinada eletronicamente pelo requerente (empresário, sócio, cooperado,
acionista, administrador, diretor, inventariante e profissionais contabilistas e
advogados) sob sua responsabilidade pessoal, o qual irá instruir o arquivamento do
ato requerido. (Redação dada pela Instrução Normativa DREI nº 1, de 24 de janeiro
de 2024)
§ 2º Na hipótese da alínea "b" do inciso VI, a Junta Comercial registrará o URL do sítio
eletrônico consultado, a data e a hora da verificação.
Quando não for possível
verificar nem mesmo a autenticidade das assinaturas, deverá ser apresentado para
arquivamento declaração de sua veracidade assinada eletronicamente pelo
requerente, sob sua responsabilidade pessoal.
(Redação dada pela Instrução
Normativa DREI nº 55, de 2 de junho de 2021)
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(...)
O entendimento é de que a Junta Comercial deverá obrigatoriamente aceitar assinatura por
meio de certificação digital. Contudo, se faz necessária a validação da assinatura, caso essa
não tenha sido realizada dentro do portal da Junta e, não sendo possível referida validação,
deverá ser apresentada declaração de autenticidade eletrônica, na forma do art. 28, inciso II,
alínea “b”, e §§ 1º a 3º da Instrução Normativa DREI nº 81, de 2020. Vejamos:
Art. 28. Os atos apresentados a arquivamento são dispensados de:
(...)
II -
autenticação de cópia de documento
pelo cartório, que deverá, quando o ato
exigir o original, ser realizada pelo: (Redação dada pela Instrução Normativa DREI nº
55, de 2 de junho de 2021)
(...)
b) pelo advogado, contador ou técnico em contabilidade da parte interessada,
mediante o modelo de declaração constante do anexo VII.
§ 1º Considera-se advogado, contador ou técnico em contabilidade da parte
interessada o profissional que assinar o requerimento do ato levado a registro.
(...)
§ 3º Juntamente com a
declaração de autenticidade
deve ser apresentada cópia
simples da carteira profissional ou certidão de regularidade, emitida através do
respectivo Conselho.
Todavia, esclarecemos que não é passível de exigência o processo que tenha sido assinado
por certificado digital ou outro meio e, também, por meio da assinatura Gov.br, pelo fato de a
Junta Comercial não conseguir realizar a validação pelo seu sistema ou diretamente no portal
da assinatura do certificado digital utilizado.
"
2) Considerando o disposto no art. 35, §2º, II da IN 01/2024 no qual cabe à Junta Comercial
arquivar atos assinados em portais de terceiro mediante declaração do art. 28, II, b da IN
81/DREI , questiona-se se deverá a junta comercial valorar se a assinatura ali realizada é
avançada ou qualificada ((art. 4º, I, II e III da Lei 14.063/2020)? Se sim, como proceder, tendo
em vista na prática é quase impossível sem uso do sistema constatar referida qualidade das
assinaturas apresentadas.
".
Compete à Junta Comercial validar a assinatura, sem adentrar no mérito de se é avançada ou
qualificada. Assim, havendo limitação sistêmica para constatar e validar as assinaturas
apostas nos instrumentos, entendemos que a Junta Comercial deverá acessar o link
informado pelo Portal de assinatura utilizado e efetuar a validação. Não sendo possível essa
verificação, o cidadão deverá juntar ao processo a
declaração de autenticidade eletrônica
, na
forma do art. 28, inciso II, alínea “b”, e §§ 1º a 3º desta instrução normativa, conforme anexo
VII da IN DREI nº 81, de 2020.
Convém esclarecer que a referida
declaração de autenticidade é de responsabilidade pessoal
de quem está autenticando o documento/instrumento
e, que o mesmo poderá responder
penal, cível e administrativamente caso seja constatada falsidade na declaração.
A declaração de autenticidade tem o condão de comprovar a autenticidade do documento
apresentado. Referida declaração que pode ser produzida por advogados e/ou profissionais
contábeis, prevista no art. 28 da Instrução Normativa, a qual trata da possibilidade de
autenticação de cópias de documentos. Esta situação diz respeito a autenticação nos termos
da Lei da Liberdade Econômica, ou seja, estes profissionais podem realizar autenticação de
cópias de documentos apresentados a registro.
Como é o caso, por exemplo, da conversão de sociedades de cartório, de modo que, não
sendo produzido por meio eletrônico (previsão do § 3º do art. 35-A), a autenticidade do
documento pode ocorrer mediante declaração de autenticidade eletrônica, na forma do art.
28, inciso II, alínea “b” e §§ 1º a 3º da instrução normativa, na medida em que o documento
físico e digitalizado passa a ter natureza de cópia.
"
3) Como devem ser apresentados os documentos em papel e assinados de próprio punho,
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visto que aparentemente as disposições do art. 35-A , §3º e art. 36, VI, c, regulamentam a
questão de forma diversa.
".
Os documentos em papel devem ser digitalizados, após as assinaturas de próprio punho e
esses serão considerados como cópia. Logo deve ser observado o disposto no art. 36, "c"
retromencionado. Ou seja, os documentos digitalizados devem ser apresentados junto com
declaração de sua veracidade
, a qual tem o condão de declarar que os dados constantes dos
documentos apresentados, em sua íntegra, são verdadeiros e conferem com os respectivos
originais.
No caso, estamos diante de documentos que instruem os pedidos de arquivamento, de modo
que o inciso VI do art. 36 trata da hipótese em que um documento produzido em meio tisico
necessita ser registrado de forma digital na Junta Comercial. Neste caso, salientamos que a
intenção do DREI foi de que os documentos em meio tisico, que são digitalizados e enviados
para o portal da Junta Comercial por meio de upload, possam ser acompanhados de
declaração de "veracidade" pelo próprio requerente, na medida em que nem sempre é o
sócio ou administrador que realiza o protocolo, ou seja, o requerente estará apenas
informando que aquele documento digitalizado corresponde ao documento original.
Observa-se que há uma sutil diferença entre autenticidade e veracidade:
Princípio de Autenticidade: assegura a
verdade formal
do registro realizado, pois foi lavrado
pelo registrador, ou por alguém autorizado por ele,
dotado de fé pública
que, por decorrência
lógica, assegura a autenticidade.
1
(...)
autenticidade é a forma
fidedigna do ato registral, enquanto a
veracidade corresponde
ao conteúdo
fidedigno do mesmo ato.
Por oportuno, importante esclarecer que diante da expressa menção à adoção de assinatura
avançada para os atos sujeitos a registro nas Juntas Comerciais, este Departamento
recomenda o uso de referida espécie de assinatura digital, especificamente, em atenção às
disposições previstas em lei. Se a avançada é aceita, também o é a qualificada, nos termos do
parágrafo 3º do artigo 5º da Lei 14.063.
Em específico no que pertine às disposições da Lei n. 14.063/2020, em seu artigo 5º, §1º, II,
"c", há expressa menção à utilização da assinatura avançada nos atos apresentados perante
as Juntas Comerciais, ou seja, os requisitos observados para as assinaturas avançadas são
suficientes para a segurança jurídica dos atos empresariais, confeccionados pelo particular,
como manifestação expressa de vontade. Entretanto, se houver a utilização da assinatura
digital com nível superior, no caso a qualificada, não há que se falar em formulação de
exigência, uma vez que esta abrange os requisitos necessários à assinatura digital específica
para a legalidade dos atos apresentados perante as juntas comercial, qual seja, a avançada
(artigo 5º, inciso III da Lei n. 14.063/2020).
Outrossim, a assinatura qualificada exigida nos termos do §2º, I, do artigo 5º do referido
diploma legal diz "com as assinaturas digitais manifestadas pelos chefes de Poder ou por
representantes de órgãos constitucionalmente autônomos", está adstrita a assinatura digital
do Presidente da Junta Comercial, como representante administrativo e judicial do órgão, não
cabendo qualquer interpretação que impute ao particular exigência para a utilização
obrigatória da assinatura qualificada nos documentos apresentados perante as Juntas
Comerciais. Vejamos:
Art. 5º No âmbito de suas competências, ato do titular do Poder ou do órgão
constitucionalmente autônomo de cada ente federativo estabelecerá o
nível mínimo
exigido
para a assinatura eletrônica em documentos e em interações com o ente público.
(Regulamento)
(...)
§ 2º
É obrigatório o uso de assinatura eletrônica qualificada
:
I - nos atos assinados por chefes de Poder, por Ministros de Estado ou por titulares de Poder
ou de órgão constitucionalmente autônomo de ente federativo;
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Todavia, repisamos que não há vedação para que a referida assinatura seja utilizada para
arquivamento de atos nas Juntas Comerciais, seja individualmente ou em conjunto com a
assinatura estabelecida pelo órgão de registro.
2
.
Por oportuno, segue a Nota Técnica para Atos Normativos referente à Instrução Normativa
DREI nº 1, de 2024, que altera disposições das IN DREI nºs 77 e 81, de 2020, a qual encontra-se publicada
no portal institucional deste DREI.
3
.
Diante do exposto, colocamo-nos à disposição para os esclarecimentos que se fizerem
necessários.
Atenciosamente,
FLÁVIA REGINA BRITTO GONÇALVES
Diretora
_____________
1. https://vfkeducacao.com/portal/principios-finalisticos-do-registro-civil/
Documento assinado eletronicamente por
Flavia Regina Britto Gonçalves
,
Diretor(a)
, em 09/02/2024,
às 16:38, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do
Decreto nº
10.543, de 13 de novembro de 2020
.
A autenticidade deste documento pode ser conferida no site
https://sei.economia.gov.br/sei/controlador_externo.php?
acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0
, informando o código verificador
40013532
e
o código CRC
92B2A685
.
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CEP 70053-900 - Brasília/DF
(61) 2027-7247 - e-mail
[email protected]
Referência:
ao responder este Ofício, favor indicar expressamente o Processo nº 19687.103059/2023-18.
SEI nº 40013532
Ofício Circular 44 (40013532) SEI 19687.103059/2023-18 / pg. 5