PORTARIA NORMATIVA AGU Nº 46, DE 30 DE MARÇO DE 2022

Institui o Sistema de Governança Corporativa, a Política de Governança de Processos de Trabalho, a Política de Gestão de Riscos e a Política de Governança de Programas e Projetos da Advocacia-Geral da União e da Procuradoria-Geral Federal.

O ADVOGADO-GERAL DA UNIÃO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 4º, incisos I, XIII e XVIII, da Lei Complementar nº 73, de 10 de fevereiro de 1993, tendo em vista a necessidade de alinhamento com a Política de Governança da Administração Pública Federal direta, indireta e autárquica, instituída pelo Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017, bem como para atender ao disposto no seu art. 14, e considerando o que consta no Processo Administrativo nº 00400.000216/2021-03, resolve:

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

Art. 1º Instituir o Sistema de Governança Corporativa da Advocacia-Geral da União e da Procuradoria-Geral Federal - SGC-AGU, caracterizado como o conjunto de práticas gerenciais voltadas à entrega de valor público para a sociedade, com a finalidade de estabelecer a governança corporativa, integridade, riscos e controles, bem como auxiliar o Advogado-Geral da União nas decisões de caráter estratégico.

Parágrafo único. O SGC-AGU incorpora expressamente os princípios e as diretrizes de governança definidos pelo Decreto nº 9.203/2017, e as recomendações oriundas de manuais, guias e resoluções aprovadas pelo Comitê Interministerial de Governança - CIG.

Art. 2º Para os efeitos do disposto nesta Portaria Normativa, considera-se:

I - governança pública - conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade;

II - valor público - produtos e resultados gerados, preservados ou entregues pelas atividades de uma organização que representem respostas efetivas e úteis às necessidades ou às demandas de interesse público e modifiquem aspectos do conjunto da sociedade ou de alguns grupos específicos reconhecidos como destinatários legítimos de bens e serviços públicos; e

III - gestão de riscos - processo de natureza permanente, estabelecido, direcionado e monitorado pela alta administração, que contempla as atividades de identificar, avaliar e gerenciar potenciais eventos que possam afetar a organização, destinado a fornecer segurança razoável quanto à realização de seus objetivos.

Art. 3º São princípios da governança pública:

I - capacidade de resposta;

II - integridade;

III - confiabilidade;

IV - melhoria regulatória;

V - prestação de contas e responsabilidade; e

VI - transparência.

Art. 4º São diretrizes da governança pública:

I - direcionar ações para a busca de resultados para a sociedade, encontrando soluções tempestivas e inovadoras para lidar com a limitação de recursos e com as mudanças de prioridades;

II - promover a simplificação administrativa, a modernização da gestão pública e a integração dos serviços públicos, especialmente aqueles prestados por meio eletrônico;

III - monitorar o desempenho e avaliar a concepção, a implementação e os resultados das políticas e das ações prioritárias para assegurar que as diretrizes estratégicas sejam observadas;

IV - articular instituições e coordenar processos de trabalho para melhorar a integração entre os diferentes níveis e esferas do setor público, com vistas a gerar, preservar e entregar valor público;

V - fazer incorporar padrões elevados de conduta pela alta administração para orientar o comportamento dos agentes públicos, em consonância com as funções e as atribuições de seus órgãos e de suas entidades;

VI - implementar controles internos fundamentados na gestão de risco, que privilegiará ações estratégicas de prevenção antes de processos sancionadores;

VII - avaliar as propostas de criação, expansão ou aperfeiçoamento de políticas públicas e de concessão de incentivos fiscais e aferir, sempre que possível, seus custos e benefícios;

VIII - manter processo decisório orientado pelas evidências, pela conformidade legal, pela qualidade regulatória, pela desburocratização e pelo apoio à participação da sociedade;

IX - editar e revisar atos normativos, pautando-se pelas boas práticas regulatórias e pela legitimidade, estabilidade e coerência do ordenamento jurídico e realizando consultas públicas sempre que conveniente;

X - definir formalmente as funções, as competências e as responsabilidades das estruturas e dos arranjos institucionais; e

XI - promover a comunicação aberta, voluntária e transparente das atividades e dos resultados da organização, de maneira a fortalecer o acesso público à informação.

Art. 5º São mecanismos para o exercício da governança pública:

I - liderança, que compreende conjunto de práticas de natureza humana ou comportamental exercida nos principais cargos das organizações, para assegurar a existência das condições mínimas para o exercício da boa governança, quais sejam:

a) integridade;

b) competêcia;

c) responsabilidade; e

d) motivação;

II - estratégia, que compreende a definição de diretrizes, objetivos, planos e ações, além de critérios de priorização e alinhamento entre organizações e partes interessadas, para que os serviços e produtos de responsabilidade da organização alcancem o resultado pretendido; e

III - controle, que compreende processos estruturados para mitigar os possíveis riscos com vistas ao alcance dos objetivos institucionais e para garantir a execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das atividades da organização, com preservação da legalidade e da economicidade no dispêndio de recursos públicos.

Art. 6º São objetivos do SGC-AGU:

I - implementar e manter mecanismos, instâncias e práticas de governança em consonância com os princípios e as diretrizes estabelecidos na Política de Governança da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional;

II - definir as diretrizes, os objetivos, os indicadores e as metas estratégicas;

III - elaborar, disseminar e implementar o planejamento estratégico;

IV - acompanhar de forma contínua os resultados dos processos de trabalho por meio de indicadores e metas, em processo decisório fundamentado em evidências;

V - monitorar a execução dos programas e projetos estratégicos;

VI - decidir sobre a utilização dos recursos de tecnologia da informação e comunicação com o objetivo de melhorar a disponibilização de informação e a prestação de serviços públicos;

VII - aumentar a probabilidade de atingimento dos objetivos da AGU por meio da adoção de medidas e ações institucionais destinadas à prevenção, à detecção, à punição e à remediação de fraudes e atos de corrupção com a aprovação, implantação e monitoramento de programa de integridade que utilize a gestão de risco para identificação prévia e tratamentodos riscos; e

VIII - publicar os resultados estratégicos obtidos e colaborar com a prestação de contas à sociedade.

Art. 7º Integram o SGC-AGU:

I - o Comitê de Governança da Advocacia-Geral da União - CG-AGU;

II - a Comissão Técnica do Comitê de Governança da Advocacia-Geral da União - CT-CG-AGU; e

III - os Núcleos de Governança da Advocacia-Geral da União - NG.

CAPÍTULO II

DA FORMAÇÃO E DAS COMPETÊNCIAS

Seção I

Do Comitê de Governança da Advocacia-Geral da União

Art. 8º O CG-AGU, órgão colegiado de natureza consultiva e deliberativa, tem por finalidade o assessoramento ao Advogado-Geral da União nas questões afetas à gestão da estratégia e à governança corporativa da Advocacia-Geral da União.

Art. 9º O CG-AGU é composto pelos seguinte membros:

I - o Advogado-Geral da União Substituto, que o coordenará;

II - o Procurador-Geral da União;

III - o Consultor-Geral da União;

IV - o Procurador-Geral Federal;

V - o Secretário-Geral de Contencioso;

VI - o Corregedor-Geral da Advocacia da União; e

VII - o Secretário-Geral de Administração;

Parágrafo único. O titular da Secretaria de Controle Interno, a partir da criação e funcionamento desta, e o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais apoiarão o CG-AGU em temas afetos a sua área de atuação.

Art. 10. São competências do CG-AGU:

I - estabelecer as diretrizes, os objetivos, os indicadores e as metas estratégicos;

II - avaliar o desempenho da estratégia;

III - identificar os pontos críticos e revisar as diretrizes estratégicas;

IV - promover a priorização dos programas e projetos estratégicos a serem implementados no âmbito da AGU;

V - avaliar de forma contínua os resultados dos processos de trabalho por meio de indicadores e metas, promovendo os ajustes quando necessários;

VI - atuar pelo aumento da probabilidade de atingimento dos objetivos da AGU por meio da adoção de medidas e ações institucionais destinadas à prevenção, à detecção, à punição e à remediação de fraudes e atos de corrupção com a aprovação, implantação e monitoramento de programa de integridade que utilize a gestão de risco para identificação prévia e tratamento dos riscos;

VII - decidir de forma estratégica sobre a utilização dos recursos de tecnologia da informação e comunicação com o objetivo de melhorar a disponibilização de informação e a prestação de serviços públicos;

VIII - deliberar sobre os instrumentos utilizados para a consecução dos objetivos estratégicos;

IX - a criação, alteração e extinção da Comissão Técnica e dos NG da AGU;

X - a instituição de políticas e outros instrumentos de governança corporativa, e

XI - exercer a função de Comitê de Governança Digital, nos termos do disposto no art. 2º do Decreto nº 10.332, de 28 de abril de 2020.

§ 1º Para o exercício da competência descrita no inciso XI docaput, o titular da Diretoria de Tecnologia da Informação e o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais integrarão o CG-AGU, ambos com direito a voto.

§ 2º O CG-AGU editará resoluções no exercício de sua competência regulamentar e normativa.

Art. 11. São atribuições do coordenador do CG-AGU:

I - representar, interna e externamente, o CG-AGU;

II - convocar as sessões do CG-AGU;

III - designar relator para os assuntos constantes da pauta;

IV - submeter a exame e deliberação os assuntos constantes da pauta e, se for o caso, proclamar o resultado;

V - manter a ordem das sessões; e

VI - dar execução às deliberações do CG-AGU e resolver questões urgentes delas decorrentes.

Art. 12. O CG-AGU realizará, trimestralmente, Reunião de Avaliação da Estratégia - RAE, para deliberar sobre questões ordinárias pertinentes à sua competência.

§ 1º A RAE será realizada presencialmente ou virtualmente, com quórum mínimo de dois terços dos membros do CG-AGU.

§ 2º Poderá, o CG-AGU, reunir-se extraordinariamente, mediante solicitação do Coordenador ou da maioria absoluta dos seus membros, com a devida justificativa, havendo quórum mínimo de dois terços de seus membros;

§ 3º As deliberações serão decididas por maioria simples, prevalecendo o voto do Coordenador em caso de empate;

§ 4º O CG-AGU poderá deliberar por meio eletrônico sobre as matérias de sua competência, ressalvado o direito dos seus membros de destacar qualquer assunto para votação presencial.

Seção II

Dos Gestores dos Sistemas Informatizados

Art. 13. São considerados gestores de sistemas informatizados da AGU:

I - Gestor Corporativo, designado pelo órgão responsável pelas funcionalidades atendidas pelo sistema; e

II - Equipe Gestora, integrada por representantes, designados pelos órgãos de direção superior responsáveis pelas funcionalidades atendidas pelo sistema, quando estas forem de competência de mais de um órgão.

Parágrafo único. Os gestores de sistemas serão indicados pelos dirigentes máximos dos órgãos representados e designados pelo coordenador da CT-CG-AGU.

Art. 14. São atribuições do gestor de sistema:

I - gerir as tabelas corporativas do sistema e seus subsistemas;

II - consolidar as demandas de manutenção evolutiva, avaliando sua pertinência, e organizá-las em ordem de prioridade;

III - encaminhar para ao NG-Digital as demandas de manutenção evolutiva, validando e testando sua implementação;

IV - manifestar-se sobre as manutenções corretivas, encaminhando a demanda ao DTI, quando necessário;

V - verificar os níveis de serviço do sistema e seus subsistemas;

VI - realizar suporte técnico no uso do sistema, seus subsistemas e tabelas, sempre que solicitado;

VII - zelar pela qualidade de dados no sistema e seus subsistemas;

VIII - propor a edição ou alteração das rotinas e procedimentos para operação e utilização do sistema e dos seus subsistemas;

IX - propor ao NG-Digital os manuais de utilização dos sistemas informatizados da AGU, bem como suas alterações, em conjunto com o DTI; e

X - propor perfis de acesso a sistemas e cadastrar usuários.

Seção III

Dos Indicadores de Desempenho Estratégicos

Art. 15. Os Indicadores de Desempenho objetivam fornecer informações sobre o resultado da atuação institucional, sinalizando o alcance das metas ou a necessidade de ações corretivas dos problemas detectados, de modo a permitir a avaliação permanente do planejamento elaborado e da sua execução.

§ 1º Para o estabelecimento dos Indicadores de Desempenho, devem ser consideradas as seguintes propriedades essenciais:

I - utilidade: basear-se nas necessidades institucionais;

II - validade: capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a realidade que se deseja medir e modificar;

III - confiabilidade: ter origem em fontes confiáveis, que utilizem metodologias reconhecidas, uniformes e transparentes de coleta, processamento e divulgação; e

IV - disponibilidade: os dados básicos para seu cômputo devem ser de fácil obtenção.

§ 2º Além das propriedades essenciais, os Indicadores de Desempenho se baseiam em atributos como simplicidade, clareza, sensibilidade, economicidade, estabilidade e mensurabilidade.

§ 3º Os Indicadores de Desempenho são estabelecidos no intuito de:

I - permitir a transparência para a avaliação de resultados;

II - garantir o alinhamento dos esforços por meio do estabelecimento de linguagem e objetivos comuns de toda a instituição;

III - definir critérios objetivos reconhecidos pela instituição; e

IV - subsidiar o planejamento e ações de gestão.

V - subsidiar o planejamento e ações de gestão.

Art. 16. O monitoramento e análise dos Indicadores de Desempenho devem contar com o auxílio de estrutura mínima, composta por polaridade, quantificação, frequência, fonte de dados, linha de base e meta.

Art. 17. Cada Indicador de Desempenho deverá ter respectivo responsável, a ser designado pelo Coordenador da CT-CG-AGU.

§ 1º Os Responsáveis pelos Indicadores de Desempenho deverão:

I - exercer atividades de coleta, monitoramento e avaliação, cabendo-lhes aferir-se os resultados estão em conformidade com as metas estratégicas estabelecidas pelo CGAGU.

II - encaminhar, periodicamente, os respectivos relatórios à Coordenação-Geral de Planejamento Estratégico do Departamento de Gestão Estratégica (CGPE/DGE).

Seção IV

Dos Programas Estratégicos

Art. 18. Programa Estratégico é o conjunto de projetos estratégicos coordenados entre si e que contribuem diretamente para o alcance dos objetivos e das metas estratégicas.

§ 1º Os Gerentes de Programas Estratégicos são os responsáveis pela execução e monitoramento dos programas estratégicos, cabendo-lhes garantir que os resultados gerados estejam em conformidade com o escopo, prazo e com os recursos definidos.

§ 2º Compete aos Gerentes de Programas Estratégicos prestar, periodicamente, informações sobre os resultados dos Projetos Estratégicos à Coordenação-Geral de Planejamento e Governança, do Departamento de Gestão Estratégica - CGPG/DGE.

Art. 19. Os Gerentes de Programas Estratégicos serão designados pelo Coordenador da CT-CG-AGU.

Art. 20. Os programas estratégicos deverão ser gerenciados por meio de sistema informatizado indicado pelo Departamento de Gestão Estratégica.

Parágrafo único. A CGPG/DGE prestará o suporte metodológico aos gerentes para inclusão das informações e acompanhamento de todas as etapas dos projetos estratégicos no sistema mencionado no caput.

Seção V

Dos Projetos Estratégicos

Art. 21. Projetos Estratégicos são aqueles selecionados pela alta direção, alinhados à missão da Advocacia-Geral da União e da Procuradoria-Geral Federal e que contribuem diretamente para o alcance dos objetivos e das metas estratégicas.

§ 1º Os Gerentes de Projetos Estratégicos são os responsáveis pela execução e monitoramento dos projetos estratégicos, cabendo-lhes garantir que os resultados gerados estejam em conformidade com o escopo, prazo e com os recursos definidos para cada projeto estratégico.

§ 2º Compete aos Gerentes de Projetos Estratégicos prestar, periodicamente, informações sobre os resultados dos Projetos Estratégicos à CGPG/DGE.

Art. 22. Os Gerentes de Projetos Estratégicos serão designados pelo Coordenador da CT-CG-AGU.

Art. 23. Os projetos estratégicos da AGU e da PGF deverão ser gerenciados por meio de sistema informatizado indicado pelo Departamento de Gestão Estratégica.

Parágrafo único. A CGPG/DGE prestará o suporte metodológico aos gerentes para inclusão das informações e acompanhamento de todas as etapas dos projetos estratégicos no sistema mencionado no caput.

Seção VI

Da Governança de Processos de Trabalho

Art. 24. Fica instituída a Governança de Processos de Trabalho da AGU, a ser implementada de acordo com a Política de Governança de Processos de Trabalho instituída no Anexo I.

Parágrafo único. Competirá ao CG-AGU aprovar a Sistemática para Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho da AGU.

Seção VII

Da Governança de Riscos

Art. 25. Fica instituída a Governança de Riscos da AGU, a ser implementada de acordo com a Política de Gestão de Riscos constante do Anexo II.

Parágrafo único. Competirá ao CG-AGU aprovar a Metodologia de Gestão de Riscos da AGU.

Seção VIII

Da Governança de Programas e Projetos

Art. 26. Fica instituída a Governança de Programas e Projetos da AGU, a ser implementada de acordo com a Política de Gestão de Programas e Projetos constante do Anexo III.

Parágrafo único. Competirá ao CG-AGU aprovar a Metodologia de Gerenciamento de Programas e Projetos da AGU.

Seção IX

Do apoio ao Sistema de Governança Corporativa

Art. 27. Caberá à CGPG/DGE prestar apoio técnico e administrativo no âmbito do SGC-AGU, competindo-lhe:

I - assessorar os coordenadores e demais membros do CG-AGU, da CT-CG AGU e dos NG durante as reuniões e no desempenho das atividades que lhes são afetas;

II - disponibilizar em ambiente eletrônico a documentação necessária à realização das reuniões do CG-AGU, da CT-CG-AGU e dos NG;

III - gerir a agenda e sistematizar os encaminhamentos da Reunião de Avaliação da Estratégia - RAE;

IV - divulgar as pautas das reuniões;

V - elaborar e disponibilizar as atas das reuniões para aprovação;

VI - consolidar as proposições e os votos dos membros do CG-AGU, da CTCG-AGU e dos NE;

VII - organizar, editar e atualizar o portfólio de programas e projetos estratégicos;

VIII - oferecer suporte metodológico aos responsáveis pelo processo de monitoramento e avaliação da estratégia;

IX - inserir os resultados da RAE em informativo e encaminhá-lo às partes interessadas; e

X - exercer outras competências que lhe forem cometidas pelo CG-AGU e pela CT-CG-AGU.

Parágrafo único. A CGPG/DGE disponibilizará, aos órgãos, no âmbito de seus setores internos responsáveis, as informações necessárias ao processo decisório e acompanhará a tramitação e execução dos programas e projetos estratégicos, apoiando os agentes responsáveis na consecução das diretrizes e metas estabelecidas pelo CG-AGU.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 28. O SGC-AGU e PGF, o CG-AGU, a sua Comissão Técnica e os NG substituem de imediato o Sistema de Gestão Estratégica da AGU e PGF, o Comitê Estratégico da AGU, a sua Comissão Técnica e os Núcleos Estratégicos de Atuação (Portaria AGU nº 673/2016, Portarias CEAGU nº 6 e 7/2017 e Resolução CEAGU nº 18/2017), respectivamente.

Art. 29. O CG-AGU e da Procuradoria- Geral Federal, a sua Comissão Técnica e o Núcleo de Governança Digital substituem o Comitê de Tecnologia da Informação da Advocacia-Geral da União - CTEC (Portaria AGU nº 586, de 2011), o Comitê Gestor do Sítio Eletrônico da AGU - CG-SITE (Portaria AGU nº 476, de 2016) e o Comitê Gestor Nacional do SAPIENS - CGNS (Portaria AGU nº 125, de 2014).

Art. 30. Ficam revogadas:

I - a Portaria AGU nº 414, de 19 de dezembro de 2017;

II - a Portaria AGU nº 164, de 6 de junho de 2018;

III - a Portaria AGU nº 319, de 25 de outubro de 2018;

IV - a Portaria AGU nº 195, de 15 de março de 2019; e

V - a Portaria AGU nº 452, de 31 de dezembro de 2020.

Art. 31. Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO I

POLÍTICA DE GOVERNANÇA DE PROCESSOS DE TRABALHO DA AGU

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Fica instituída a Política de Governança de Processos de Trabalho da AGU.

Art. 2º Para os fins desta Portaria Normativa, considera-se:

I - processo de trabalho: conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar produto, resultado ou serviço predefinido. Envolve planos, programas, projetos, processos, atividades e quaisquer iniciativas decorrentes do cumprimentodos objetivos organizacionais;

II - governança: combinação de processos organizacionais e estruturas implantadaspela alta administração da organização para informar, dirigir, administrar, avaliar e monitorar atividades organizacionais, com o intuito de alcançar os objetivos organizacionais e prestar contas dessas atividades para a sociedade;

III - objetivo organizacional: situação que se deseja alcançar de forma a se evidenciar êxito no cumprimento da missão e no atingimento da visão de futuro da organização;

IV - governança de processos de trabalho: disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. Engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, papéis, políticas, métodos e tecnologias para planejar, analisar, desenhar (modelar), implementar, gerenciar desempenho, refinar e estabelecer a governança de forma cíclica (Ciclo BPM - Business Process Management), visando a melhoria contínua dos processos de trabalho;

V - o Ciclo BPM para a Governança de Processos de Trabalho compreende seis fases:

a) planejamento: promover o entendimento das estratégias e metas da organização desenhadas para assegurar uma proposição de valor atrativa para as partes interessadas, com o objetivo de garantir o alinhamento da Governança de Processos de Trabalho com a estratégia organizacional, bem como a integração de estratégia, pessoas, processos e sistemas ao longo de seus limites funcionais. Nessa fase deve-se também identificar papéis e responsabilidades organizacionais apropriadas de BPM, patrocínio executivo, metas, expectativas de medições de desempenho e métodos;

b) análise: compreende o primeiro passo para definir um novo processo ou atualizar um que já exista. Nessa fase deve-se criar um entendimento comum do estado desejado do novo processo ou o estado atual do processo que já existe e precisa ser melhorado, avaliando como esse está operando. Fatores que influenciam diretamente o processo, devem ser observados nessa fase: legislação, normativos internos, contexto organizacional do processo, obrigações contratuais, regras de negócio, integração com outros processos, conhecimentos tácitos e explícitos sobre o processo e o produto ou serviço envolvido, boas práticas, resultados medidos, entre outros;

c) desenho (modelagem): atividade de criação de uma representação (modelo) do processo de trabalho que o descreva de forma necessária e suficiente para o entendimento e realização do trabalho pretendido, incluindo, também, a representação de suas integrações com outros processos de trabalho. Tal representação deve ser criada aplicando-se o padrão de notação BPMN (Business Process Model and Notation) em sua versão mais recente, conforme Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (ePING), incluindo a documentação complementar com descrições mais detalhadas sobre as atividades, artefatos do processo de trabalho e definição das suas métricas e indicadores de desempenho a serem monitorados cobrindo, sempre que viável, as dimensões de: custo, prazo, qualidade, capacidade, produtividade e conformidade;

d) implementação: trata os esforços de transição para um novo modelo de processo de trabalho aprovado para iniciar o início de sua entrada em produção. Inclui a divulgação do novo modelo, disponibilização de tecnologia de sistematização total ou parcial do processo, se for o caso, capacitação dos profissionais envolvidos nas atividades do processo,implementação da medição dos indicadores de desempenho do processo e pode incluir, também, a implementação de políticas, normativos e contratos novos ou revisados;

e) gerenciamento do desempenho: compreende o monitoramento formal e planejado da execução do processo de trabalho visando o acompanhamento do seu desempenho, com o objetivo de apurar a sua eficiência e eficácia. A informação deve ser usada para comparar o desempenho real com as metas pré-definidas e promover decisões a respeito de melhorar ou descontinuar processos existentes ou introduzir novos processos a fim de conectar os objetivos estratégicos da organização ao foco das partes interessadas. Os resultados apresentados devem ser avaliados em relação a meta e em relação a períodos anteriores para se identificar tendências e expectativas. Os resultados devem, ainda, ter suas causas explicadas e promover o comprometimento com ações de melhoria ou de registro de boas práticas. Integrada ao conceito cíclico do Ciclo BPM, a análise crítica do desempenho deve ocorrer periodicamente, de preferência em curtos intervalos de tempo;

f) refinamento: fase destinada ao objetivo de identificar melhores maneiras de o processo realizar seu trabalho, propondo a eliminação de deficiências identificadas na fase de gerenciamento do desempenho e aprimoramento do seu potencial. Exemplos: introdução de novos comportamentos operacionais, novas tecnologias de produção, novas aplicações, novasabordagens de negócio, novos mecanismos de controle e novas capacidades. Trata-se de repensar a forma como o processo de trabalho entrega seus produtos e serviços, visando exercer a melhoria contínua focando na redução da taxa de erros, eliminação de desperdícios, readequação do processo à novas determinações, dentre outras. As propostas elaboradas na fase de refinamento serão entradas para o reinício e uma nova rodada do Ciclo BPM;

VI - cadeia de valor: conjunto de atividades desempenhadas na organização desde as relações com os fornecedores e ciclos de produção até à fase da entrega do produto ou serviço final. É constituída por conjuntos de atividades finalísticas, gerenciais e de apoio;

VII - atividade: pode ser representada por um processo, um sub processo ou uma tarefa.

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS

Art. 3º A Governança de Processos de Trabalho da AGU deverá observar os seguintes princípios:

I - ter como escopo de ação todos os processos de trabalho da organização nos seus mais diversos níveis hierárquicos, estratégicos, táticos e operacionais;

II - ser inclusiva e colaborativa no seu desenvolvimento e manutenção, distribuindo responsabilidades sobre a gestão dos mais diversos processos de trabalho da organização;

III - ser transparente, dando acessibilidade aos produtos e resultados promovidos pela sua prática;

IV - estar alinhada às melhores práticas de governança e às recomendações governamentais;

V - ser sistemática, estruturada e oportuna;

VI - atuar de forma integradora entre processos, estruturas funcionais, pessoas e tecnologia.

VII - considerar fatores humanos e culturais;

VIII - considerar a natureza transversal dos processos de trabalho;

IX - ser dinâmica, iterativa e capaz de reagir a mudanças; e

X - estar integrada às oportunidades e à inovação.

CAPÍTULO III

DOS OBJETIVOS

Art. 4º A Governança de Processos de Trabalho da AGU tem por objetivos:

I - transformar o conhecimento tácito de processos de trabalho em conhecimento explícito, contribuindo para a gestão de conhecimento da organização;

II - promover a transparência dos processos de trabalho;

III - aumentar a probabilidade de atingimento dos objetivos;

IV - facilitar o controle interno e a gestão de riscos;

V - prezar pela conformidade jurídica dos processos de trabalho;

VI - colaborar com a prestação de contas à sociedade;

VII - melhorar a governança;

VIII - estabelecer uma base confiável para a tomada de decisão e o planejamento;

IX - stabelecer uma linguagem comum de representação dos modelos de processos de trabalho;

X - fomentar uma gestão proativa;

XI - melhorar a eficácia e a eficiência operacional;

XII - reduzir a taxa de erros e eliminar desperdícios;

XIII - facilitar as mudanças e a gestão das mudanças;

XIV - facilitar a capacitação e aprendizagem organizacional;

XV - promover a melhoria contínua dos processos de trabalho;

XVI - garantir a integração entre os processos de trabalho da organização;

XVII - facilitar a automação dos processos de trabalho; e

XVIII - estabelecer a análise crítica do desempenho (ACD) dos processos de trabalho.

Parágrafo único. Os resultados disponibilizados pela Governança de Processos de Trabalho devem ser a fonte fundamental para identificação de forças e fraquezas organizacionais que subsidiam a elaboração do planejamento estratégico.

CAPÍTULO IV

DOS INSTRUMENTOS

Art. 5º São instrumentos da Política de Governança de Processos de Trabalho da Advocacia- Geral da União:

I - as Instâncias de Supervisão: CG-AGU, CT-CG-AGU, o Escritório de Governança de Processos de Trabalho (EGOP) e Gestores de processos de trabalho organizacionais;

II - o processo: o Processo de Governança de Processos de Trabalho (PGOP) deve orientar, baseado no ciclo BPM, o trabalho de governança de processos a partir do planejamento do processo de trabalho e passando pela sua análise, modelagem, implementação, gerenciamento do desempenho e refinamento. O PGOP deve orientar, ainda, sobre o uso de artefatos e ações e procedimentos dos participantes na governança e suas respectivas interações desde a elaboração e validação dos modelos de processos de trabalho até o seu refinamento e reinício do ciclo BPM;

III - a sistemática: a sistemática para modelagem de processos deve estabelecer o padrão de notação para modelagem de processos em consonância com os padrões de interoperabilidade do governo eletrônico (ePING) e com as devidas adaptações ao contexto e necessidades da AGU.

IV - a capacitação continuada: a Grade Permanente da Escola da Advocacia-Geral da União deverá contemplar, em um de seus eixos temáticos, competências relacionadas à capacitação sobre temas afetos à governança de processos de trabalho (BPM);

V - as normas, manuais e procedimentos: o arcabouço normativo formalmente definido pelas Instâncias de Supervisão deve ser considerado como instrumento que suporta a Governança de Processos de Trabalho; e

VI - soluções tecnológicas: o processo de Governança de Processos deve poder contar com soluções tecnológicas que apoiem as atividades do ciclo BPM, sendo imprescindível: ferramenta que dê suporte à modelagem de processos no padrão de notação determinado; e ferramenta com a função de Portfólio de Processos de Trabalho, para fins de comunicação e publicação dos processos, seus indicadores de desempenho e registro das respectivas análises críticas.

Parágrafo único. A sistemática para modelagem de processos de trabalho bem como as tecnologias e manuais e outros documentos citados nessa política compreendem artefatos do PGOP, logo, parte integrante do referido processo.

CAPÍTULO V

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 6º Compete ao CG-AGU:

I - definir e atualizar as estratégias de implementação da Governança de Processos de Trabalho, considerando os contextos externo e interno;

II - aprovar o Processo de Governança de Processos (PGOP) com seus respectivos artefatos, e suas revisões;

III - aprovar os requisitos funcionais necessários as ferramentas de tecnologia de suporte ao PGOP;

IV - avaliar o desempenho da arquitetura de Governança de Processos de Trabalho e fortalecer a aderência dos processos organizacionais à conformidade normativa;

V - garantir o apoio institucional para promover a Governança de Processos de Trabalho, em especial os seus recursos, o relacionamento entre as partes interessadas e o desenvolvimento contínuo dos membros e servidores da AGU;

VI - garantir o alinhamento da Governança de Processos de Trabalho aos padrões de ética e de conduta, em conformidade com o Programa de Integridade da AGU;

VII - supervisionar a atuação das demais instâncias da Governança de Processos de Trabalho; e

VIII - apoiar a identificação e promover a designação dos gestores de processos corporativos de trabalho.

Art. 7º Compete à CT-CG-AGU:

I - auxiliar o CG-AGU na definição e nas atualizações da estratégia de implementação da Governança de Processos de Trabalho, considerando os contextos externo e interno;

II - auxiliar na definição dos gestores dos processos corporativos de trabalho;

III - auxiliar na definição da periodicidade mínima do ciclo realizações da análises críticas do desempenho para cada um dos processos corporativos de trabalho;

IV - avaliar a proposta de PGOP e suas revisões;

V - avaliar os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte ao PGOP; e

VI - apoiar na identificação dos gestores de processos corporativos de trabalho.

Art. 8º Compete ao Escritório de Governança de Processos - EGOP auxiliar o CG- AGU e a sua Comissão Técnica em suas atividades, em especial para:

I - propor o PGOP e suas revisões;

II - definir os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte ao PGOP;

III - monitorar a evolução dos indicadores de desempenho dos processos de trabalho organizacionais priorizados pelo CG-AGU e a efetividade das ações de melhoria determinadas;

IV - dar suporte à identificação, análise e avaliação dos riscos dos processos organizacionais priorizados pelo CG-AGU e selecionados para a implementação da Gestão de Riscos;

V - consolidar os resultados de desempenho dos diversos processos em relatórios gerenciais e disponibilizá-los à CT-CG-AGU e ao CG-AGU em painel de indicadores de desempenho definido;

VI - oferecer capacitação continuada em Governança de Processos de Trabalho (BPM) para os membros e servidores da AGU;

VII - elaborar a proposta de Plano de Comunicação de Governança de Processos de Trabalho;

VIII - apoiar os Gestores de Processos na medição e análise crítica do desempenho dos processos de trabalho objetivando a sua melhoria contínua;

IX - propor à CT-CG-AGU e ao CG-AGU os indicadores de desempenho para a Governança de Processos de Trabalho, alinhados com os objetivos de desempenho da AGU;

X - requisitar aos Gestores dos Processos de Trabalho as informações necessárias para a consolidação dos dados e a elaboração dos relatórios gerenciais;

XI - elaborar, implementar e manter o PGOP;

XII - validar os modelos de processos conforme padrões definidos;

XIII - gerir o Portfólio de Processos de Trabalho e demais ferramentas de apoio ao PGOP;

XIV - intermediar a integração entre processos de trabalho junto aos respectivos gestores de processos envolvidos; e

XV - monitorar a o tratamento, pelos gestores de processos, de propostas de melhoria de processos de trabalho sugeridas pelas partes interessadas da AGU.

Art. 9º Compete aos Gestores de Processos de Trabalho da organização:

I - elaborar modelo do processo de trabalho sob sua gestão, em conformidade ao que define esta Política de Gestão de Riscos e o PGOP, bem como a Sistemática para Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho;

II - submeter o modelo de processo de trabalho a validação do EGOP para consecutiva publicação do modelo no Portfólio de Processos de Trabalho;

III - gerenciar o desempenho do processo de trabalho sob sua gestão em conformidade com o PGOP, registrando pareceres de análise crítica do desempenho e comprometendo-se em implementar melhorias corretivas quanto aos resultados negativos;

IV - informar o Núcleo de Governança de Integridade da AGU sobre mudanças significativas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;

V - responder às solicitações do Núcleo de Governança de Integridade da AGU;

VI - promover a implementação do processo de trabalho novo ou sua revisão;

VII - promover o refinamento do processo para corrigir possíveis deficiências identificadas nas análises críticas do desempenho, melhores práticas ou necessidades de mudança; e

VIII - responder e tratar as propostas de melhoria do processo de trabalho sob sua responsabilidade, recebidas das partes interessadas.

Parágrafo único. Os responsáveis pela gestão de processos de trabalho organizacionais devem ter alçada suficiente para ser representante de todo o processo de forma transversal, ponta a ponta, cruzando toda a estrutura funcional da AGU.

Art. 10. Compete a todos os membros e servidores da AGU o conhecimento da publicação dos processos de trabalho organizacionais e seus níveis de desempenho, sempre que estiverem envolvidos ou quando informados.

Parágrafo único. No monitoramento de que trata ocaputdeste artigo, caso sejam identificadas mudanças ou fragilidades nos processos organizacionais, o membro ou o servidor deverá reportar imediatamente o fato ao responsável pela gestão do processo de trabalho em questão.

Art. 11. O CG-AGU, a sua Comissão Técnica, o Escritório de Processos da AGU e os Gestores dos processos de trabalho organizacionais deverão manter fluxo regular e constante de informações entre si.

Art. 12. Caberá à CGPG/DGE desempenhar as funções de Escritório de Processos de Trabalho (EGOP).

Art. 13. As iniciativas relacionadas à Governança de Processos de Trabalho existentes na AGU antes da publicação desta Portaria Normativa deverão ser gradualmente alinhadas ao PGOP, aprovado pelo CG-AGU.

§ 1º O PGOP da AGU deverá ser aprovado em até 12 (doze) meses após a publicação desta Política de Governança de Processos de Trabalho.

§ 2º O alinhamento de que trata ocaputdeste artigo deve ser feito no prazo máximo de 12 (doze) meses após a aprovação do PGOP da AGU.

Art. 14. Os processos de trabalho de todas as áreas da AGU devem aderir ao PGOP no prazo de até de até 60 (sessenta) meses a partir da vigência desta Portaria Normativa.

Parágrafo único. Na implementação desta política, serão priorizados os processos de trabalho organizacionais que impactam diretamente no atingimento dos objetivos estratégicos definidos no Planejamento Estratégico da AGU.

ANEXO II

POLÍTICA DE GESTÃO DE RISCOS DA AGU

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Fica instituída a Política de Gestão de Riscos da Advocacia-Geral da União - AGU.

Art. 2º Para os fins desta Portaria Normativa, considera-se:

I - processo organizacional: conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar produto, resultado ou serviço predefinido. Envolve planos, programas, projetos, processos, atividades e quaisquer iniciativas decorrentes do cumprimentodos objetivos organizacionais;

II - governança: combinação de processos organizacionais e estruturas implantadaspela alta administração da organização, para informar, dirigir, administrar, avaliar e monitorar atividades organizacionais, com o intuito de alcançar os objetivos e prestar contas dessas atividades para a sociedade;

III - objetivo organizacional: situação que se deseja alcançar de forma a se evidenciar êxito no cumprimento da missão e no atingimento da visão de futuro da organização;

IV - risco: possibilidade de ocorrência de um evento que tenha impacto no atingimento dos objetivos da organização;

V - gestão de riscos: arquitetura (princípios, objetivos, estrutura, competências e processo organizacional) necessária para se gerenciar riscos eficazmente;

VI - gerenciamento de risco: processo organizacional para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações e fornecer segurança razoável no alcance dos objetivos organizacionais;

VII - controle interno da gestão: processo organizacional que engloba o conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável de que os objetivos organizacionais serão alcançados;

VIII - medida de controle: medida aplicada pela organização para tratar os riscos, aumentando a probabilidade de que os objetivos e as metas organizacionais estabelecidos sejam alcançados; e apetite a risco: nível de risco que uma organização está disposta a aceitar.

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS

Art. 3º A Gestão de Riscos da AGU deverá observar os seguintes princípios:

I - agregar valor e prover segurança no ambiente interno da AGU;

II - integrar os processos organizacionais;

III - subsidiar a tomada de decisões;

IV - abordar explicitamente a incerteza;

V - ser sistemática, estruturada e oportuna;

VI - atuar amparada nas informações disponíveis;

VII - considerar fatores humanos e culturais;

VIII - ser transparente e inclusiva;

IX - ser dinâmica, iterativa e capaz de reagir amudanças; e

X - estar integrada às oportunidades e à inovação.

CAPÍTULO III

DOS OBJETIVOS

Art. 4º A Gestão de Riscos tem por objetivos:

I - aumentar a probabilidade de atingimento dos objetivos da AGU;

II - fomentar uma gestão proativa;

III - identificar e tratar riscos em toda a AGU;

IV - facilitar a identificação de oportunidades e ameaças;

V - prezar pela conformidade jurídica dos processos organizacionais;

VI - colaborar com a prestação de contas à sociedade;

VII - melhorar a governança;

VIII - estabelecer uma base confiável para a tomada de decisão e o planejamento;

IX - melhorar o controle interno da gestão;

X - alocar e utilizar de forma eficaz os recursos para o tratamento de riscos;

XI - melhorar a eficácia e a eficiência operacional;

XII - melhorar a prevenção de perdas e a gestão de incidentes;

XIII - minimizar perdas;

XIV - melhorar a aprendizagem organizacional; e

XV - aumentar a capacidade da organização de se adaptar a mudanças.

Parágrafo único. A Gestão de Riscos deverá estar integrada aos processos de planejamento estratégico, tático e operacional, à gestão e à cultura organizacional da AGU.

CAPÍTULO IV

DOS INSTRUMENTOS

Art. 5º São instrumentos da Política de Gestão de Riscos da Advocacia-Geral da União:

I - as Instâncias de Supervisão: CG-AGU, CT-CG-AGU, Núcleo Estratégico de Integridade da AGU e responsáveis pelo gerenciamento de risco dos processos organizacionais;

II - a metodologia: a Metodologia de Gestão de Riscos da AGU deve ser estruturada com os seguintes componentes: ambiente interno, fixação de objetivos, identificação de eventos, avaliação de riscos, resposta a riscos, atividades de controles internos, informação, comunicação, monitoramento e de boas práticas;

III - a capacitação continuada: a Grade Permanente da Escola da Advocacia-Geral da União deverá contemplar, em um de seus eixos temáticos, competências relacionadas à capacitação sobre temas afetos à gestão de riscos;

IV - as normas, manuais e procedimentos: o arcabouço normativo formalmente definido pelas Instâncias de Supervisão deve ser considerado como instrumento que suporta agestão de riscos; e

V - a solução tecnológica: o processo de gestão de riscos deve ser apoiado por adequado suporte de tecnologia da informação.

CAPÍTULO V

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 6º Compete ao CG-AGU:

I - definir e atualizar as estratégias de implementação da Gestão de Riscos, considerando os contextos externo e interno;

II - definir os níveis de apetite a risco;

III - aprovar as respostas e as respectivas medidas de controle a serem implementadas nos processos organizacionais priorizados pelo CG-AGU;

IV - aprovar a Metodologia de Gestão de Riscos da AGU e suas revisões;

V - aprovar os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte ao processo de gerenciamento de riscos;

VI - monitorar a evolução de níveis dos riscos dos processos organizacionais priorizados pelo CG-AGU e a efetividade das medidas de controle implementadas;

VII - avaliar o desempenho da arquitetura de Gestão de Riscos e fortalecer a aderência dos processos organizacionais à conformidade normativa;

VIII - aprovar os indicadores de desempenho para a Gestão de Riscos, alinhados com os indicadores de desempenho da AGU;

IX - garantir o apoio institucional para promover a Gestão de Riscos, em especial os seus recursos, o relacionamento entre as partes interessadas e o desenvolvimento contínuo dos membros e servidores da AGU;

X - garantir o alinhamento da gestão de riscos aos padrões de ética e de conduta, em conformidade com o Programa de Integridade da AGU; e

XI - supervisionar a atuação das demais instâncias da Gestão de Riscos.

Art. 7º Compete à CT-CG-AGU:

I - auxiliar o CG-AGU na definição e nas atualizações da estratégia de implementação da Gestão de Riscos, considerando os contextos externo e interno;

II - auxiliar na definição dos níveis de apetite a risco dos processos organizacionais;

III - auxiliar na definição dos responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais;

IV - auxiliar na definição da periodicidade máxima do ciclo do processo de gerenciamento de riscos para cada um dos processos organizacionais;

V - auxiliar na aprovação das respostas e das respectivas medidas de controle a serem implementadas nos processos organizacionais;

VI - avaliar a proposta de Metodologia de Gestão de Riscos e suas revisões;

VII - avaliar os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte ao processo de gerenciamento de riscos;

VIII - monitorar a evolução dos níveis de riscos e a efetividade das medidas de controle implementadas;

IX - auxiliar na avaliação do desempenho e da conformidade jurídica da Gestão de Riscos; e

X - auxiliar na definição dos indicadores de desempenho para a Gestão de Riscos, alinhados com os indicadores de desempenho da AGU.

Art. 8º Compete ao Núcleo Estratégico de Integridade da AGU auxiliar o CG-AGU e a sua Comissão Técnica em suas atividades, em especial para:

I - propor a Metodologia de Gestão de Riscos e suas revisões;

II - definir os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte ao processo de gerenciamento de riscos;

III - monitorar a evolução dos níveis de riscos dos processos organizacionais priorizados pelo CG-AGU e a efetividade das medidas de controle implementadas;

IV - dar suporte à identificação, análise e avaliação dos riscos dos processos organizacionais priorizados pelo CG-AGU e selecionados para a implementação da Gestão de Riscos;

V - consolidar os resultados das diversas áreas em relatórios gerenciais e encaminhá-los à CT-CG-AGU e ao CG-AGU;

VI - oferecer capacitação continuada em Gestão de Riscos para os membros e servidores da AGU;

VII - elaborar a proposta de Plano de Comunicação de Gestão de Riscos;

VIII - medir o desempenho da Gestão de Riscos objetivando a sua melhoria contínua;

IX - construir e propor à Comissão Técnica e ao CG-AGU os indicadores de desempenho para a Gestão de Riscos, alinhados com os indicadores de desempenho da AGU; e

X - requisitar aos responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais as informações necessárias para a consolidação dos dados e a elaboração dos relatórios gerenciais.

Art. 9º Compete aos responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais:

I - identificar, analisar e avaliar os riscos dos processos organizacionais sob sua responsabilidade, em conformidade ao que define esta Política de Gestão de Riscos;

II - propor respostas e respectivas medidas de controle a serem implementadas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;

III - monitorar a evolução dos níveis de riscos e a efetividade das medidas de controle implementadas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;

IV - informar o Núcleo Estratégico de Integridade da AGU sobre mudanças significativas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;

V - responder às solicitações do Núcleo de Governança de Integridade da AGU; e

VI - disponibilizar as informações adequadas quanto à gestão dos riscos dos processos sob sua responsabilidade a todos os níveis da AGU e demais partes interessadas.

Parágrafo único. Os responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais devem ter alçada suficiente para orientar e acompanhar as etapas de identificação, análise, avaliação e implementação das respostas aos riscos.

Art. 10. Compete a todos os membros e servidores da AGU o monitoramento da evolução dos níveis de riscos e da efetividade das medidas de controles implementadas nos processos organizacionais em que estiverem envolvidos ou que tiverem conhecimento.

Parágrafo único. No monitoramento de que trata ocaputdeste artigo, caso sejam identificadas mudanças ou fragilidades nos processos organizacionais, o membro ou o servidor deverá reportar imediatamente o fato ao responsável pelo gerenciamento de riscos do processo em questão.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 11. O CG-AGU, a sua Comissão Técnica, o Núcleo Estratégico de Integridade da AGU e os responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais deverão manter fluxo regular e constante de informações entre si.

Art. 12. Caberá à CGPG/DGE desempenhar as funções de apoio metodológico e administrativo ao Núcleo de Governança de Integridade da AGU até que seja estruturado um setor próprio que absorva as atividades relacionadas à Gestão de Riscos da AGU.

Art. 13. As iniciativas relacionadas à Gestão de Riscos existentes na AGU antes da publicação desta Portaria Normativa deverão ser gradualmente alinhadas à Metodologia de Gestão de Riscos aprovada pelo CG-AGU.

§ 1º A Metodologia de Gestão de Riscos da AGU deverá ser aprovada em até 12 (doze) meses após a publicação desta Política de Gestão de Riscos.

§ 2º O alinhamento de que trata ocaputdeste artigo deve ser feito no prazo máximo de 12 (doze) meses após a aprovação da Metodologia de Gestão de Riscos da AGU.

Art. 14. A Política de Gestão de Risco da AGU deve ser implementada de forma gradual em todas as áreas da AGU, com prazo de conclusão de até 60 (sessenta) meses a partirda vigência desta Portaria Normativa.

Parágrafo único. Na implementação desta política, serão priorizados os processos organizacionais que impactam diretamente no atingimento dos objetivos estratégicos definidos no Planejamento Estratégico da AGU.

ANEXO III

POLÍTICA DE GOVERNANÇA DE PROGRAMAS E PROJETOS DA AGU

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Fica instituída a Política de Governança de Programas e Projetos da AGU.

Parágrafo único. A Política de Governança de Programas e Projetos da Advocacia-Geral da União tem por finalidade estabelecer as diretrizes para o gerenciamento dos processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento dos programas e projetos no âmbito da AGU.

Art. 2º Para os fins desta Portaria Normativa, considera-se:

I - projeto: esforço temporário, empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo;

II - programa: grupo de projetos relacionados, que são gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefício e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente;

III - programa ou projeto estratégico - programa ou projeto selecionado pela alta direção e alinhado à missão da Advocacia-Geral da União, que contribui diretamente para o alcance dos objetivos estratégicos;

IV - programa ou projeto setorial - programa ou projeto executado no âmbito de uma unidade organizacional;

V - portfólio de programas e projetos estratégicos - documento que representa a consolidação dos programas e projetos estratégicos da AGU, tendo por objetivo dar suporte à alta administração na implementação das estratégias organizacionais, incentivar e acompanhar o desenvolvimento de sistemas de gestão, com vistas a apoiar a decisão gerencial, a disseminação de informações, a mensuração dos resultados e o cumprimento das Diretrizes Estratégicas da AGU;

VI - artefato: o produto de uma ou mais atividades dentro do contexto do gerenciamento de programas e projetos;

VII - aceitação ou homologação: declaração formal do demandante de que as entregas atendem aos requisitos estabelecidos no escopo do programa ou projeto;

VIII - demandante: qualquer instância, órgão ou unidade administrativa que solicite o desenvolvimento de um programa ou projeto;

IX - entrega: qualquer produto, resultado ou serviço único e verificável, que deve ser produzido para concluir uma etapa de um programa ou projeto;

X - escopo: representa a soma dos produtos, resultados e serviços propostos pelo programa ou projeto. Delineia a abrangência de todo o trabalho a ser realizado pela equipe do programa ou projeto, mas somente o trabalho necessário. O escopo do programa ou projeto pode incluir uma ou mais entregas;

XI - gerente do programa ou projeto: pessoa formalmente designada para conduzir o programa ou projeto, seu planejamento e coordenar a equipe de execução, a fim de atingir os objetivos do programa ou projeto;

XII - equipe do programa ou projeto - grupo de pessoas designadas para elaborar e executar o Plano do Programa ou Projeto, a fim de obter os resultados, serviços e produtos esperados;

XIII - supervisor do programa ou projeto - integrante do Departamento de Gestão Estratégica designado para supervisionar o planejamento, impulsionar a execução e monitorar o cumprimento do Plano do Programa ou Projeto;

XIV - metodologia de gerenciamento de programas e projetos: sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras utilizadas pelas pessoas envolvidas na governança de programas e projetos;

XV - partes interessadas no programa ou projeto - pessoas, unidades ou entidades cujos interesses podem ser afetados com o resultado da execução ou do término do programa ou projeto. Estas partes interessadas também podem influenciar (positiva e/ou negativamente) os objetivos e resultados do programa ou projeto;

XVI - premissas - fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos, sem prova ou demonstração. As premissas afetam todos os aspectos do planejamento do programa ou projeto e fazem parte da sua elaboração progressiva;

XVII - restrições - limitações aplicáveis, internas ou externas, que afetarão o desempenho do programa ou projeto. Enquanto as premissas possuem um certo grau de flexibilidade, as restrições são sempre imutáveis; e

XVIII - plano do programa ou projeto - documento que detalha o objetivo, a justificativa e o escopo do programa ou projeto. Define quais são as unidades, pessoas e/ou clientes participantes, produtos a serem gerados, prazos e custos, além de evidenciar restriçõese riscos existentes. O plano do programa ou projeto contém todas as informações relativas ao planejamento e deve ser utilizado até o seu encerramento como guia fundamental para a orientação das atividades do programa ou projeto.

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS

Art. 3º A Governança de Programas e Projetos da AGU deverá observar os seguintes princípios:

I - ter como escopo de ação todos os programas e projetos da Instituição, nos níveis estratégico, tático e operacional;

II - ser aderente aos objetivos estratégicos constantes do Mapa Estratégico da AGU;

III - ser transparente, dando acessibilidade aos artefatos, produtos, serviços e resultados dos programas e projetos institucionais;

IV - estar alinhada às melhores práticas de governança e às recomendações governamentais;

V - utilizar informações relevantes e de qualidade para apoiar o funcionamento dos programas e projetos;

VI - integrar programas, projetos, processos, estruturas funcionais, pessoas e tecnologia, com compartilhamento sinérgico de competências, responsabilidades, informaçõese instâncias decisórias;

VII - considerar fatores humanos, sociais, culturais e econômicos;

VIII - ser dinâmica, interativa, flexível e capaz de reagir a mudanças; e

IX - valorizar a cultura do empreendedorismo e da inovação.

CAPÍTULO III

DOS OBJETIVOS

Art. 4º A Governança de Programas e Projetos da AGU tem por objetivos:

I - promover o aumento da eficiência e da eficácia dos programas e projetos, por meio da descrição, normatização e padronização dos processos de gerenciamento de programas e projetos da AGU;

II - assegurar o alinhamento dos programas e projetos estratégicos aos objetivos estratégicos estabelecidos no Mapa Estratégico da AGU;

III - estabelecer uma sistemática comum de gerenciamento de programas e projetos;

IV - promover a transparência dos programas e projetos;

V - aumentar a probabilidade de atingimento dos objetivos dos programas e projetos;

VI - garantir que os resultados gerados estejam em conformidade com o escopo, prazo e com os recursos definidos para cada programa ou projeto estratégico;

VII - facilitar o controle interno e a gestão de riscos;

VIII - estabelecer uma base confiável para a tomada de decisão superior;

IX - fomentar uma gestão proativa e empreendedora;

X - facilitar as mudanças e a gestão das mudanças; e

XI - melhorar a integração entre os órgãos da AGU.

CAPÍTULO IV

DOS INSTRUMENTOS

Art. 5º São instrumentos da Política de Governança de Programas e Projetos da Advocacia- Geral da União:

I - as Instâncias de Supervisão: o CG-AGU, a CT-CG-AGU, a CGPG/DGE, os Gerentes e os Supervisores de Programas e Projetos Estratégicos da AGU;

II - as melhores práticas em governança de programas e projetos: a Política de Governança de Programas e Projetos da AGU, baseada no Guia PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), deve orientar o trabalho de gerenciamento dos programas e projetos, em todas as suas fases, que incluem os processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento;

III - a Metodologia de Gerenciamento de Programas e Projetos da AGU - MGP-AGU: a metodologia para gerenciamento de programas e projetos deve estabelecer o padrão para elaboração e gerenciamento de programas e projetos no âmbito da Advocacia-Geral da União,em consonância com o Guia PMBOK e as orientações normativas vigentes; consideradas as especificidades da AGU;

IV - a capacitação continuada: a Grade Permanente da Escola da Advocacia-Geral da União deverá contemplar, em um de seus eixos temáticos, competências relacionadas à capacitação sobre temas afetos à governança de programas e projetos;

V - as normas, manuais e procedimentos: o arcabouço normativo formalmente definido pelas Instâncias de Supervisão deve ser considerado como instrumento que suporta a Governança de Programas e Projetos da AGU; e

VI - soluções tecnológicas: o processo de governança de programas e projetos deverá contar com soluções tecnológicas que apoiem as atividades do ciclo de vida de um programa ou projeto, sendo recomendável a disponibilização de ferramenta que dê suporte ao gerenciamento dos programas e projetos, bem como à elaboração e manutenção do respectivo portfólio;

CAPÍTULO V

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 6º Compete ao CG-AGU:

I - definir e atualizar as estratégias de implementação da Governança de Programas e Projetos da AGU, considerando os contextos externo e interno;

II - aprovar a MGP- AGU, com seus respectivos artefatos e suas revisões;

III - aprovar os requisitos funcionais necessários às ferramentas de tecnologia de suporte à MGP-AGU;

IV - avaliar o desempenho da arquitetura de Governança de Programas e Projetos da AGU e a sua conformidade normativa;

V - promover o apoio institucional à Governança de Programas e Projetos da AGU, em especial no que respeita aos seus recursos, ao relacionamento entre as partes interessadas e ao desenvolvimento contínuo dos membros e servidores da AGU;

VI - garantir o alinhamento da Governança de Programas e Projetos da AGU aos padrões de ética e de conduta, em conformidade com o Programa de Integridade da AGU; e

VII - supervisionar a atuação das demais instâncias da Governança de Programas e Projetos da AGU.

Art. 7º Compete à CT-CG-AGU:

I - auxiliar o CG-AGU na definição e nas atualizações da estratégia de implementação da Governança de Programas e Projetos da AGU, considerando os contextos externo e interno;

II - auxiliar na identificação e definição dos gerentes dos programas e projetos estratégicos;

III - auxiliar na definição da periodicidade mínima do ciclo realizações das análises críticas do desempenho para cada um dos programas e projetos estratégicos;

IV - avaliar a proposta de MGP-AGU e suas revisões; e

V - avaliar os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte ao processo de gerenciamento de programas e projetos da AGU.

Art. 8º Compete à CGPG/DGE auxiliar o CG-AGU e a CT-CG-AGU em suas atividades, em especial para:

I - propor a MGP-AGU e suas revisões;

II - definir os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte à MGP-AGU e suas atualizações;

III - monitorar a evolução dos indicadores de desempenho dos programas e projetos estratégicos priorizados pelo CG-AGU e a efetividade das ações de melhoria determinadas;

IV - dar suporte à identificação, análise e avaliação dos riscos dos programas e projetos estratégicos priorizados pelo CG-AGU e selecionados para a implementação da Gestão de Riscos;

V - consolidar os resultados de desempenho dos diversos programas e projetos estratégicos, por meio de relatórios gerenciais, e disponibilizá-los ao CG-AGU e à CT-CGAGU em painel de indicadores de desempenho estruturado;

VI - oferecer capacitação continuada em governança de programas e projetos para os membros e servidores da AGU, em parceria com a Escola da AGU;

VII - promover a divulgação institucional do andamento e dos resultados dos programas e projetos estratégicos priorizados pelo CG-AGU;

VIII - apoiar os gerentes na medição e análise crítica do desempenho dos programas e projetos, objetivando a sua melhoria contínua;

IX - propor à CT-CG-AGU os indicadores de desempenho para a Governança de Programas e Projetos, alinhados com os objetivos de estratégicos da AGU;

X - requisitar aos gerentes de programas e projetos as informações necessárias à consolidação dos dados para elaboração de relatórios gerenciais;

XI - validar os artefatos dos programas e projetos estratégicos, conforme padrões definidos;

XII - gerir o Portfólio de Programas e Projetos Estratégicos e demais ferramentas de apoio à governança de programas e projetos da AGU;

XIII - avaliar e monitorar as de propostas de mudanças nos programas e projetos estratégicos.

Art. 9º Compete aos Gerentes Programas e Projetos da AGU:

I - planejar, executar, monitorar e encerrar os programas e projetos, inclusive na ferramenta corporativa de gerenciamento;

II - gerenciar os recursos dos programas e projetos;

III - distribuir as atividades e orientar as equipes dos programas e projetos;

IV - controlar o cronograma geral e os recursos orçamentários, garantindo que as atividades previstas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento;

V - gerir proativamente o escopo, assegurando que as entregas estejam em conformidade com o que foi planejado;

VI - divulgar as informações sobre o programa ou projeto às partes interessadas;

VII - gerenciar os riscos do programa ou projeto;

VIII - adotar ferramentas e métricas apropriadas para ter uma visão correta do progresso do programa ou projeto e da qualidade dos entregáveis produzidos;

IX - propor mudanças ou avaliar o impacto de mudanças solicitadas;

X - manter a documentação dos programas e projetos sob sua responsabilidade completa e atualizada;

XI - prestar, regularmente, informações aos supervisores dos programas ou projetos sob sua responsabilidade;

XII - gerenciar o desempenho do programa ou projeto sob sua condução em conformidade com a MGP-AGU, registrando pareceres de análise crítica do desempenho e comprometendo-se em implementar melhorias corretivas quanto aos resultados negativos;

XIII - responder às solicitações dos Núcleos Estratégicos afetos ao programa ou projeto sob sua gerência; e

XIV - responder às solicitações do CG-AGU e da CT-CG-AGU.

Parágrafo único. Os gerentes devem ter alçada suficiente para responder pelos programas e projetos estratégicos sob sua condução perante todas as instâncias de supervisão elencadas no inciso I do art. 5º desta Portaria Normativa.

Art. 10. Compete aos integrantes das Equipes de Programas e Projetos da AGU:

I - executar as atividades dos programas e projetos atribuídas pelos gerentes;

II - apoiar os gerentes na prestação de informações sobre o andamento dos programas e projetos nos quais estejam envolvidos; e

III - consultar e manter atualizadas suas tarefas na ferramenta corporativa de gerenciamento de programas e projetos.

Art. 11. Compete aos Supervisores de Programas e Projetos Estratégicos da AGU:

I - articular, impulsionar e acompanhar o desenvolvimento dos programas e projetos estratégicos sob sua supervisão;

II - interagir com os gerentes dos programas e projetos, de modo a identificar situações críticas e possibilidades de mudanças;

III - prover suporte metodológico às equipes dos programas e projetos;

IV - realizar a homologação prévia do encerramento dos programas e projetos sob sua supervisão;

V - organizar reuniões periódicas com os gerentes, a fim de monitorar e controlar a execução dos planos dos programas e projetos; e

VI - exercer a interlocução da CGPG com as unidades envolvidas nos programas e projetos.

Art. 12. Compete a todos os membros e servidores da AGU o conhecimento da publicação dos programas e projetos estratégicos e seus níveis de desempenho, sempre que estiverem envolvidos ou quando informados.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 13. O CG-AGU, a sua Comissão Técnica, a Coordenação-Geral de Planejamento Estratégico, os Gerentes e os Supervisores dos Programas e Projetos Estratégicos deverão manter fluxo regular e constante de informações entre si.

Art. 14. As iniciativas relacionadas à Governança de Programas e Projetos Estratégicos existentes na AGU antes da publicação desta Portaria Normativa deverão ser gradualmente alinhadas à Política de Governança de Programas e Projetos da Advocacia-Geral da União.

§ 1º A MGP-AGU deverá ser aprovada em até 180 (cento e oitenta dias) após a publicação desta Portaria Normativa.

§ 2º O alinhamento de que trata ocaputdeste artigo deverá ser efetivado no prazo máximo de 12 (doze) meses após a aprovação da Política de Governança de Programas e Projetos da Advocacia- Geral da União.

Art. 15. Esta Política será implementada, de imediato, nos programas e projetos estratégicos priorizados pelo CG-AGU.