PORTARIA MTE Nº 3, DE 2 DE JANEIRO DE 2024

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD do Ministério do Trabalho e Emprego.

O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, a Lei nº 14.600, de 19 de junho de 2023, e o parágrafo único do art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e tendo em vista o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, bem como no Processo nº 19958.100927/2023-62, resolve:

Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério do Trabalho e Emprego - CPAD, com a finalidade de orientar e coordenar o processo de análise, de avaliação e de seleção dos conjuntos documentais arquivísticos, no âmbito do Ministério do Trabalho e Emprego, nos termos do disposto nos art. 9º a 14 do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.

Art. 2º Compete à CPAD, no âmbito do Ministério do Trabalho e Emprego, consoante o disposto no art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2019:

I - divulgar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e da tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio aprovados pelo Arquivo Nacional;

II - elaborar e divulgar o código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim, bem como atualizá-los, quando necessário, com vistas a rever descritores, prazos de guarda e destinação final, encaminhando-os para aprovação do Arquivo Nacional;

III - elaborar, excepcionalmente, plano de destinação de documentos, quando:

a) os conjuntos documentais não constarem no código de classificação de documentos e na tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio; e

b) da inexistência de código de classificação de documentos e de tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional;

IV - aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo, conforme legislação e normas em vigor;

V - analisar e encaminhar para a autoridade competente as listagens de eliminação de documentos produzidos, nos termos do inciso V do art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2019;

VI - analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação de documentos e os termos de eliminação de documentos;

VII - providenciar as datas de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União, do conjunto documental, se necessário;

VIII - orientar a formação de Subcomissões de Avaliação de Documentos ou de Grupos de Trabalho nas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, em conformidade com os instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional;

IX - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência em articulação com a Coordenação de Documentação e Informação;

X - articular-se com as demais unidades organizacionais do Ministério do Trabalho e Emprego; e

XI - emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.

Art. 3º A CPAD será composta por um representante titular e um suplente das seguintes unidades:

I - Gabinete do Ministro;

II - Secretaria-Executiva;

III - Secretaria de Inspeção do Trabalho;

IV - Secretaria de Proteção ao Trabalhador;

V - Secretaria de Relações do Trabalho;

VI - Secretaria de Qualificação, Emprego e Renda; e

VII - Secretaria Nacional de Economia Popular e Solidária.

§ 1º Cada membro da CPAD terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 2º Os membros titulares e suplentes da CPAD serão indicados pela autoridade máxima das unidades arroladas no caput, no âmbito de suas atuações, e designados em ato do Secretário Executivo.

§ 3º Nas hipóteses de saída de membro ou de ausência de membro a três reuniões, por impedimento ou falta injustificada, a respectiva unidade indicará novo membro no prazo de trinta dias.

§ 4º Os representantes, titular e suplente, da Secretaria-Executiva serão servidores em exercício no Departamento de Administração, Finanças e Contabilidade, conforme disposto no art. 11 do Decreto nº 10.148, de 2019.

§ 5º O exercício dos membros da CPAD será de dois anos, permitida a recondução por igual período.

§ 6º A CPAD será presidida pelo representante da Secretaria-Executiva.

§ 7º O Presidente da CPAD poderá solicitar a participação, em caráter eventual, gratuito e sem direito a voto, de representantes de outras unidades do Ministério do Trabalho e Emprego ou de técnicos oriundos de outros órgãos do serviço público federal.

§ 8º Quando as reuniões da CPAD envolverem as Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, a CPAD poderá convocar representantes das respectivas unidades descentralizadas e representante da Coordenação-Geral de Unidades Descentralizadas.

§ 9º A Secretaria Executiva do CPAD será exercida pelo Departamento de Administração, Finanças e Contabilidade.

§ 10. A Diretoria de Tecnologia da Informação acompanhará os trabalhos da CPAD com vistas a propor soluções de tecnologia da informação para o exercício das atribuições da comissão.

Art. 4º Poderão ser instituídas Subcomissões de Avaliação de Documentos ou Grupos de Trabalhos para auxiliar os trabalhos da CPAD.

§ 1º As Subcomissões de Avaliação de Documentos ou os Grupos de Trabalhos serão responsáveis pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados pelas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego.

§ 2º As Subcomissões de Avaliação de Documentos e os Grupos de Trabalhos serão subordinados tecnicamente à CPAD e serão instituídas por ato do Secretário Executivo ou, quando for necessária a instituição nas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, por ato das autoridades máximas das respectivas unidades descentralizadas.

§ 3º A Coordenação-Geral de Unidades Descentralizadas acompanhará os trabalhos das Subcomissões de Avaliação de Documentos ou Grupos de Trabalhos instituídos no âmbito das Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, com vistas a relatar à CPAD informações dos trabalhos.

Art. 5º A CPAD se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente, conforme cronograma de funcionamento, e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º As reuniões ordinárias serão convocadas pelo Presidente da CPAD, por meio eletrônico institucional, com antecedência mínima de cinco dias úteis da data de reunião.

§ 2º A pauta da reunião será encaminhada previamente aos membros da CPAD no momento da convocação.

§ 3º Os membros que se encontrarem em entes federativos diversos daquele onde ocorrer a reunião participarão da reunião por videoconferência.

§ 4º As reuniões deverão ser registradas em ata.

Art. 6º O quórum da reunião da CPAD é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

Parágrafo único. Além do voto ordinário, o Presidente da CPAD terá o voto de qualidade em caso de empate.

Art. 7º A participação na CPAD será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 8º A CPAD apresentará relatórios periódicos de suas atividades, trimestralmente, além do relatório anual.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.