Aprova a forma de organização e funcionamentoda Subcomissão de Coordenaçãodo Sistema de Gestão de Documentos deArquivo - SIGA, no âmbito do Ministérioda Previdência Social e de suas entidadesvinculadas.
O MINISTRO DE ESTADO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL,no uso de suas atribuições previstas nos incisos I e II do parágrafoúnico do art. 87 da Constituição Federal e considerando o dispostonos Decretos no 7.078, de 26 de janeiro de 2010, no 4.915, de 12 dedezembro de 2003, no 6.944, de 21 de agosto de 2009, no 7.724, de 16de maio de 2012 e a Portaria no 412, de 5 de setembro de 2012,resolve
Art. 1o Fica aprovada a forma de organização e funcionamentoda Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão deDocumentos de Arquivo - SIGA, no âmbito do Ministério da PrevidênciaSocial e de suas entidades vinculadas, conforme Anexo destaPortaria.
Art. 2o O Ministério da Previdência Social e suas entidadesvinculadas devem adotar em seu âmbito de atuação os normativospertinentes a gestão da informação e documentação propostos pelaSubcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentosde Arquivo - SIGA, publicados por este Ministério ou pela própriaSubcomissão, ficando revogada quaisquer disposições em contrário.
Art. 3o Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
ANEXO
ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DA SUBCOMISSÃODO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVODA PREVIDÊNCIA SOCIAL
CAPÍTULO I
NATUREZA E FINALIDADE
Art. 1o A Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestãode Documentos de Arquivo - SIGA da Previdência Social, órgãosetorial, instituída pela Portaria no 219, de 18 de agosto de 2009, naforma do art. 5o do Decreto no 4.915, de 12 de dezembro de 2003,tem por finalidades, no âmbito de atuação do Ministério e de suasentidades vinculadas:
I - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão dainformação e documentação, a serem implantadas em conformidadecom as normas vigentes no âmbito da administração pública;
II - implantar, integrar, coordenar e controlar as atividades degestão da informação e documentação, em conformidade com asnormas aprovadas pelo Órgão Central do SIGA;
III - implementar, acompanhar e orientar rotinas de trabalhodesenvolvidas, visando à padronização dos procedimentos técnicosrelativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação,distribuição, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição,avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação dedocumentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;
IV- promover a preservação da memória institucional;
V - promover o inter-relacionamento das unidades organizacionaisde gestão da informação e documentação, com vistas aointercâmbio e à integração sistêmica dessas atividades;
VI - coordenar a elaboração do Código de Classificação e daTabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, com base nasfunções e atividades-fim desempenhadas pelo órgão ou entidadesvinculadas, com o apoio da Comissão Permanente de Avaliação deDocumentos, e submeter à aprovação do Órgão Central do SIGA;
VII - orientar e supervisionar a aplicação dos Códigos deClassificação e das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentosde Arquivo, por intermédio da Comissão Permanente deAvaliação de Documentos, de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073,de 3 de janeiro de 2002, relativos às atividades-meio, instituído paraa administração pública federal, e relativos às atividades-fim, aprovadospelo Arquivo Nacional, bem como sugerir o seu aperfeiçoamento;
VIII - coordenar a implementação e proposição de sistemainformatizado de gestão da informação e documentação, atendendoaos requisitos e metadados, e em conformidade com as normas aprovadaspelo Órgão Central do SIGA;
IX - garantir ao cidadão, aos órgãos e às entidades da AdministraçãoPública, de forma ágil e segura, o acesso aos documentosde arquivo e às informações neles contidas, resguardado os aspectosde sigilo e as restrições administrativas ou legais;
X - disseminar normas relativas à gestão da informação edocumentação;
XI - avaliar os resultados da aplicação das normas e proporos ajustes que se fizerem necessários, visando à modernização e aoaprimoramento da Subcomissão SIGA;
XII - proporcionar aos servidores e empregados que atuamna área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento,o treinamento e a reciclagem, garantindo constante atualização;
XIII- promover e manter intercâmbio de cooperação técnicacom instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;
XIV - propor ao Ministro de Estado da Previdência Social aalteração desta Portaria quanto à forma de organização e funcionamento;e
XV - criar e extinguir Grupos Técnicos de Trabalho - GTT,bem como definir suas competências e seu prazo de duração.
Parágrafo único. Os desdobramentos das diretrizes quanto àelaboração dos atos normativos ou ordinatórios que tratam da gestãoda informação e documentação são de competência privativa da Secretaria-Executivado Ministério da Previdência Social, por meio daSubcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentosde Arquivo - SIGA da Previdência Social, que serão instrumentos deexecução no âmbito do Ministério e de suas entidades vinculadas, afim de assegurar o efetivo cumprimento das atribuições a seu cargo.
CAPÍTULOII
ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Seção I
Da Composição
Art. 2o São membros regulares da Subcomissão de Coordenaçãodo SIGA da Previdência Social:
I - o Chefe de Assessoria de Gestão Estratégica e InovaçãoInstitucional - AGEIN, do Ministério, que a coordenará;
II - dois representantes do Sistema de Organização e InovaçãoInstitucional - SIORG, setorial do Ministério;
III - dois representantes do Gabinete do Ministro - GM;
IV - um representante da Consultoria Jurídica - CONJUR;
V - dois representantes da Secretaria de Políticas de PrevidênciaSocial - SPPS;
VI - dois representantes da Secretaria de Políticas de PrevidênciaComplementar - SPPC;
VII - um representante do Conselho de Recursos da PrevidênciaSocial - CRPS;
VIII - quatro representantes do Instituto Nacional do SeguroSocial - INSS;
IX - quatro representantes da Superintendência Nacional dePrevidência Complementar - PREVIC; e
X - quatro representantes da Empresa de Tecnologia e Informaçõesda Previdência Social - DATAPREV.
Parágrafo único. Para cada membro titular da Subcomissãode Coordenação do SIGA da Previdência Social será designado umsuplente.
Art. 3o O Coordenador da Subcomissão de Coordenação doSIGA da Previdência Social será substituído, em seus impedimentoseventuais e regulamentares, pelo seu suplente indicado, ou ainda, emcaso de impossibilidade deste, pelo segundo suplente.
Seção II
Funcionamento e Deliberação
Art. 4o A Subcomissão de Coordenação do SIGA obedeceráàs seguintes regras:
I - deliberará, por maioria simples de votos, dos titulares, ouem seu impedimento, pelos seus respectivos suplentes, com a presençamínima de um membro regular, de cada órgão da PrevidênciaSocial, representados na Subcomissão;
§ 1o Nas deliberações da Subcomissão, em caso de empate,caberá ao Coordenador do SIGA ou ao seu Suplente, o voto dequalidade.
§ 2o Não é permitido aos membros absterem-se na votaçãode qualquer assunto.
II - é obrigação do membro titular, se impossibilitado decomparecer à reunião da Subcomissão de Coordenação do SIGA,providenciar o comparecimento de seu respectivo suplente;
III - na ausência do membro titular e do respectivo suplentepor mais de duas reuniões no período de um ano, será enviadocomunicado à autoridade responsável pela designação; e
IV - as reuniões da Subcomissão de Coordenação do SIGAserão realizadas, preferencialmente, em Brasília.
Art. 5o Os atos normativos, ordinatórios e de correspondênciaproduzidos pela Subcomissão SIGA no exercício de suas atividades,serão geridos pela Coordenação da Subcomissão SIGA daPrevidência Social.
Art. 6o O Portal da Intraprev e o Correio Eletrônico Institucional- [email protected] - serão os instrumentos de disseminaçãodos atos administrativos e de comunicação, bem comoambientes virtuais de discussão sobre assuntos característicos dasatividades da Subcomissão.
Seção III
Das Reuniões da Subcomissão
Art. 7o As reuniões ordinárias e extraordinárias da Subcomissãoserão preferencialmente presenciais neste Ministério ou com oauxílio de recursos de tecnologia de transmissão audiovisual simultânea.
Parágrafo único. As reuniões da Subcomissão poderão serconvocadas para local fora do Ministério, sempre que razão superiorindicar a conveniência de adoção dessa medida.
Art. 8o A Subcomissão se reunirá bimestralmente, em caráterordinário e extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação doseu Coordenador ou por solicitação de, no mínimo, um terço mais umde seus membros.
§ 1o As reuniões ordinárias terão seu calendário anual definidopelos membros da Subcomissão na última reunião de cadaano.
§ 2o A convocação para as reuniões ordinárias da Subcomissãoserá encaminhada aos seus membros acompanhada da pautados assuntos a serem tratados, com no mínimo, cinco dias de antecedênciada data de sua realização.
§ 3o A pauta das reuniões ordinárias ou extraordinárias deveráser acompanhada pela documentação necessária para subsidiar asdeliberações desse colegiado.
§ 4o As reuniões ordinárias e extraordinárias da Subcomissãoserão instaladas com a presença de, no mínimo, um membro de cadaórgão da Previdência Social, e do Coordenador ou seu Suplente.
§ 5o Qualquer assunto urgente ou de alta relevância poderá,a critério do Coordenador, ser colocado em discussão ainda que nãoconste da pauta de convocação;
§ 6o Durante as reuniões a Subcomissão deliberará, pormaioria simples, com a presença mínima de um membro de cadaórgão da Previdência Social, a inclusão e exclusão de matérias, medianteproposição de um de seus membros.
Art. 9o As reuniões extraordinárias da Subcomissão serãoconvocadas pelo Coordenador da Subcomissão, por iniciativa própriaou por solicitação de qualquer um dos membros efetivos.
§ 1o O membro proponente deverá apresentar ao Coordenador,para conhecimento e aprovação, os assuntos de pauta propostos.
§2o O Coordenador deverá, dentro do prazo estipulado noart. 8o § 2o , encaminhar a proposta de reunião extraordinária e a pautaaos demais membros para conhecimento.
§ 3o Os membros deverão confirmar presença nas reuniões,podendo sugerir a inclusão de outros assuntos na pauta.
Art. 10. A ausência injustificada de qualquer membro daSubcomissão, por três reuniões sucessivas, no período de doze meses,ensejará a sua substituição.
Art. 11. Poderão ser convidados a participar das reuniões daSubcomissão, como membros ad hoc, sem direito a voto, a juízo doseu Coordenador ou mediante solicitação de um de seus membros,para subsidiar suas deliberações:
I - representantes de órgãos ou entidades públicas e privadas;e
II - especialistas e consultores técnicos, inclusive servidorespúblicos com conhecimento sobre o tema.
Parágrafo único. A permanência dos convidados, na formado caput deste artigo, ficará restrita ao tempo necessário aos esclarecimentos.
Art.12. As deliberações da Subcomissão serão expedidas pormeio de atos formais, para as providências cabíveis.
Art. 13. Lavrar-se-ão registros das reuniões da Subcomissão,os quais serão aprovados pelos membros presentes, que deverá conterna pauta, entre outros, os seguintes itens:
I - abertura da sessão;
II - leitura e aprovação do registro da reunião anterior;
III - leitura do expediente e das comunicações da ordem dodia; e
IV - votação e deliberação de matérias.
Art. 14. Estando presente à reunião, o Ministro de Estado ouSecretário-Executivo este a presidirá.
Seção IV
Dos Grupos Técnicos de Trabalho - GTT
Art. 15. Poderão ser constituídos grupos de trabalho temporários,de caráter propositivo, para tratar temas específicos.
Parágrafo único. Os grupos de trabalho temporários serãoregidos pelas mesmas regras dessa Portaria.
Art. 16. A Subcomissão constituirá Grupos Técnicos de Trabalho- GTT, de caráter temporário, visando elaborar estudos e normasnecessárias à implementação do SIGA.
Art. 17. Os GTT serão supervisionados por um de seusmembros, eleito em reunião de trabalho por maioria simples dosvotos de seus integrantes.
Art. 18. Os GTT apresentarão relatórios de suas atividades àSubcomissão de Coordenação do SIGA para exame e deliberação.
Art. 19. Os GTT reunir-se-ão por convocação dos respectivossupervisores, seguindo o cronograma estabelecido por seusmembros.
Art. 20. Lavrar-se-ão registros das reuniões dos GTT, osquais serão aprovados pelos membros presentes e posteriormente arquivadosdo Subcomissão de Coordenação do SIGA.
Art. 21. Os supervisores dos GTT poderão, caso julguemnecessário, convidar profissionais para tratar de assuntos específicosnas reuniões, com direito a voz, mas sem direito a voto.
CAPÍTULO III
ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS DA SUBCOMISSÃO
Seção I
Do Coordenador da Subcomissão
Art. 22. Ao Coordenador da Subcomissão do SIGA competedirigir, coordenar e supervisionar as suas atividades e, especificamente:
I- representar a Subcomissão junto à Comissão de Coordenaçãodo SIGA, Órgão Central;
II - convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordináriasda Subcomissão;
III - consolidar a pauta das reuniões ordinárias e extraordináriasda Subcomissão;
IV - representar a Subcomissão nos atos em que se fizernecessário;
V - propor recursos orçamentários necessários às ações doSIGA;
VI - submeter à votação as matérias a serem decididas,intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os sempre quenecessário;
VII - indicar, dentre os membros da Subcomissão, os relatoresdas matérias;
VIII - indicar membros da Subcomissão para realização deestudos, levantamentos e emissão de pareceres necessários à consecuçãodas finalidades do SIGA;
IX - convidar, a seu critério ou por indicação dos membrosda Subcomissão, autoridades ou colaboradores, para participarem dasreuniões, sem direito a voto nas deliberações;
X - proferir voto de qualidade nas matérias submetidas àSubcomissão;
XI - criar, em caso de urgência, Grupos Técnicos de Trabalho- GTT ad referendum da Subcomissão;
XII - encaminhar ao Ministro de Estado da Previdência Socialou a Secretaria-Executiva as proposições e informações sobrematérias deliberadas pela Subcomissão;
XIII - cumprir e fazer cumprir as deliberações da Subcomissão;
XIV- expedir atos administrativos, normativos, ordinatóriose de correspondência de acordo com as deliberações da Subcomissão;
XV- levantar junto às unidades de gestão de pessoas açõesde capacitação para os membros da Subcomissão;
XVI - apresentar projetos de capacitação e aperfeiçoamento;e
XVII - elaborar e divulgar, anualmente, relatório das atividadese das ações originadas de decisões da Subcomissão.
Seção II
Dos Membros da Subcomissão
Art. 23. Aos Membros da Subcomissão incumbe:
I - participar das reuniões da Subcomissão, discutir e deliberarsobre quaisquer assuntos constantes da pauta;
II - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da Subcomissão;
III- participar das atividades da Subcomissão, mantendo oCoordenador informado sobre assuntos que possam potencializar seusresultados;
IV - zelar pela implantação e divulgação das deliberações daSubcomissão;
V - realizar estudos, apresentar proposições, apreciar e relataras matérias que lhes forem distribuídas;
VI - ser o elo da Subcomissão com o Ministério e as entidadesvinculadas que representam, disseminando informações e diretrizes;
VII- deliberar sobre as justificativas de ausência de seusmembros e sobre participações de convidados nas reuniões; e
VIII - propor e aprovar a criação de Grupos de Trabalho.
CAPÍTULO IV
DO APOIO ADMINISTRATIVO
Art. 24. O apoio administrativo e os meios necessários àexecução dos trabalhos da Subcomissão SIGA serão prestados pelaAssessoria de Gestão Estratégica e Inovação Institucional - AGEINdo MPS, a quem compete.
I - secretariar as atividades das reuniões ordinárias e extraordinárias,bem como elaborar e publicar a pauta e a memória dasreuniões;
II - viabilizar o apoio logístico para realização das reuniõesordinárias e extraordinárias; e
III - organizar e manter atualizados os documentos arquivísticosproduzidos e recebidos pela Subcomissão SIGA.
Parágrafo único. O representante de apoio administrativo seráindicado pela Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação Institucional- AGEIN e designado pelo Coordenador da SubcomissãoSIGA.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 25. A Subcomissão SIGA deve propor e aprovar o Planode Ações Anual.
Parágrafo único. As ações do plano serão desenvolvidas pelosintegrantes da Subcomissão, conforme cronograma previamenteestabelecido.
Art. 26. O exercício das atividades como membro da Subcomissãode Coordenação do SIGA da Previdência Social é de naturezarelevante e não está sujeito à remuneração.
Art. 27. Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicaçãoda forma de organização e funcionamento serão dirimidos pela Subcomissãode Coordenação do SIGA.
