Documentos e evidências conectados ao compliance
Crie documentos inteligentes, arquivos Word, planilhas e apresentações diretamente na Okai. Mantenha conteúdos, acessos, versões e evidências organizados no contexto da operação.
Empresas que confiam na Okai
Criação integrada
Crie e edite documentos diretamente na plataforma
Documento inteligente
- Revise e aprimore o conteúdo com apoio da IA.
- Encontre informações relevantes com mais agilidade.
- Mantenha o texto fácil de consultar e atualizar na Okai.
Word
- Produza documentos com formatação mais completa no editor integrado.
- Trabalhe com políticas, procedimentos e modelos que precisam permanecer em DOCX.
- Edite o conteúdo em conjunto com outros usuários autorizados.
Planilha
- Estruture matrizes, controles e bases operacionais em linhas e colunas.
- Trabalhe com células, fórmulas e informações tabulares editáveis.
- Atualize acompanhamentos e registros quantitativos dentro da plataforma.
Apresentação
- Crie materiais para comitês, reportes e reuniões executivas.
- Organize informações em slides editáveis dentro da Okai.
- Atualize apresentações recorrentes sem precisar recriar o material.
- Preserve o layout original de documentos finais.
- Utilize o formato para leitura, consulta, anexos e evidências.
- Mantenha o arquivo disponível no contexto da operação.
Transforme documentos em contexto operacional
Mais do que armazenar documentos, a Okai os transforma em contexto operacional, reunindo pontos, avaliações de conformidade, riscos, controles, requisitos, achados, vínculos e acompanhamentos no mesmo fluxo.
- Registre pontos e desdobramentos diretamente a partir do documento.
- Organize avaliações de aplicabilidade, aderência e impacto no mesmo contexto.
- Relacione requisitos, controles, riscos e achados sem perder o vínculo com a origem.
- Mantenha autores, acessos, informações e histórico conectados à rotina de compliance.
Comprovação em contexto
Mantenha as evidências ligadas à execução
Organize arquivos e comprovações no contexto em que foram produzidos.
Anexe arquivos às tarefas, colete evidências em formulários e fluxos e registre, nos controles, o que deve ser comprovado. Assim, cada material permanece associado à atividade correspondente e mais fácil de consultar.
- Anexe arquivos e materiais de apoio às tarefas.
- Colete evidências em respostas e etapas de fluxos.
- Defina a evidência esperada nos controles.
- Preserve o contexto para acompanhamento e auditoria.
Aplicações na rotina
Do conteúdo interno à comprovação operacional
Use diferentes formatos para produzir, organizar e preservar materiais importantes para a rotina de compliance.
Políticas e procedimentos
Crie e atualize orientações internas, manuais e documentos que apoiam a execução da equipe.
Matrizes e controles
Estruture planilhas, bases tabulares e materiais usados para acompanhar controles e responsabilidades.
Pareceres e memorandos
Registre análises, posicionamentos e decisões com autores, data e contexto de utilização.
Apresentações executivas
Prepare conteúdos para comitês, reuniões, reportes e acompanhamento da liderança.
Evidências de tarefas e fluxos
Mantenha arquivos comprobatórios associados às atividades e etapas em que foram produzidos.
Materiais para auditoria
Preserve documentos, versões e histórico para apoiar verificações, prestação de contas e auditorias.
Histórico de conteúdos e evidências
Consulte versões anteriores e preserve o contexto das movimentações realizadas ao longo da operação.
Consulte versões anteriores dos documentos e acompanhe, na timeline, o histórico de tarefas e fluxos, incluindo etapas, respostas, arquivos anexados e outras movimentações.
- Identifique datas, responsáveis e informações de cada atualização.
- Acompanhe evidências anexadas durante tarefas e formulários.
- Preserve o histórico de etapas, respostas e movimentações.
- Mantenha uma base mais clara para governança, verificações e auditorias.
Perguntas e respostas
Posso criar documentos diretamente dentro da Okai?
Sim. A Okai permite iniciar documentos diretamente no Compliance Hub. É possível trabalhar com Documento inteligente, Word, planilha e apresentação, além de incluir PDFs quando for necessário preservar o formato original de um arquivo.
O que é o Documento inteligente?
É um formato de conteúdo interno voltado a políticas, procedimentos e normas. Ele mantém o texto preparado para busca, versões e revisão assistida por IA dentro da experiência da Okai.
A plataforma permite editar Word, planilhas e apresentações?
Sim. Documentos Word, planilhas e apresentações podem ser criados e editados por meio do editor integrado da plataforma, mantendo esses conteúdos no ambiente do Compliance Hub.
Posso incluir arquivos que já existem?
Sim. Arquivos compatíveis podem ser enviados para iniciar ou substituir conteúdos. PDFs também podem ser incluídos para leitura, preservação do layout e utilização como documento final ou evidência.
Como os documentos se conectam à rotina de compliance?
Na Okai, o documento pode funcionar como base para desdobramentos da operação. A partir dele, a equipe registra pontos, avaliações de conformidade, riscos, controles, requisitos, achados, vínculos e acompanhamentos no mesmo contexto.
Como funcionam as evidências em tarefas e fluxos?
Arquivos podem ser anexados às tarefas e coletados durante formulários ou etapas de fluxos. Assim, a comprovação permanece associada à atividade em que foi solicitada ou produzida.
O que é a evidência esperada de um controle?
É a descrição do material ou registro que deve comprovar a execução do controle. Esse campo ajuda a orientar as pessoas responsáveis e reduz ambiguidades na hora de acompanhar ou verificar o cumprimento.
A Okai mantém versões dos documentos?
Sim. A plataforma preserva versões dos conteúdos documentais, permitindo consultar etapas anteriores da evolução do material quando necessário.
É possível controlar quem acessa um documento?
Sim. Durante a criação do documento, é possível definir grupos e usuários com acesso, além de registrar autores e outras informações importantes do conteúdo.
Como esses recursos ajudam em auditorias?
Documentos, versões, evidências e movimentações permanecem organizados nos registros correspondentes. Isso ajuda a localizar informações, compreender o contexto do que foi realizado e apoiar verificações e processos de auditoria.
A inteligência artificial pode ajudar na produção dos documentos?
O Documento inteligente foi pensado para manter conteúdos preparados para busca, versões e revisão assistida por IA. A validação técnica e a responsabilidade pelo conteúdo continuam sendo da equipe.
Para quais equipes essa funcionalidade é indicada?
Ela é indicada para equipes de compliance, jurídico, riscos, controles internos, governança, auditoria e outras áreas que precisam produzir documentos e manter comprovações ligadas à execução.
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