Circular Nº 1.456

Deve-se dispensar a comparação com períodos anteriores, incluir notas explicativas sobre as razões, englobar transações a partir da data-base nas Demonstrações de Resultado, Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL) e Origens e Aplicações de Recursos (DOAR), e mencionar a incorporação, fusão ou cisão ocorrida no período, entre outros.

Se a data-base coincidir com o encerramento do mês ou semestre, devem ser observados os procedimentos normais de publicação e remessa das demonstrações financeiras ao Banco Central. As instituições envolvidas devem manter a remessa e publicação das demonstrações financeiras até a data da Assembleia Geral Extraordinária (AGE) que aprovar o processo. Após a AGE, as instituições resultantes ou remanescentes devem cumprir essas exigências.

Na data-base, as sociedades envolvidas devem elaborar um balancete patrimonial transcrito no Livro Diário ou Balancetes Diários e Balanços, acompanhado de parecer da auditoria externa. Devem realizar inventário e conciliação geral dos elementos do ativo e passivo, ajustar operações ativas e passivas, provisionar desvalorizações de ativos, corrigir monetariamente elementos do Ativo Permanente e do Patrimônio Líquido, contabilizar depreciação e amortização, e fazer equivalência patrimonial de investimentos relevantes, entre outros.

Os ajustes decorrentes de erros, omissões ou inobservância de critérios na avaliação de ativos devem compor o documento final da data-base a ser submetido à AGE. Se o valor de mercado for superior ao contábil, a contabilização das diferenças é opcional, mas obrigatória em caso de perda.

As variações patrimoniais devem integrar o movimento contábil das empresas, valorizadas às respectivas datas de ocorrência, através das adequadas contas de incorporação, fusão ou cisão, admitindo-se lançamentos por totalizadores até o último dia do mês da AGE.

A Circular n. 001456 determina que, além das exigências legais, as sociedades envolvidas em processos de incorporação, fusão ou cisão devem elaborar um balancete patrimonial na data-base, acompanhado de parecer da auditoria externa, e seguir uma série de procedimentos contábeis específicos.

A documentação deve ser mantida à disposição do Banco Central por um prazo mínimo de 5 anos, podendo ser microfilmada conforme a legislação e regulamentação em vigor.

A data-base é a data escolhida para levantamento e avaliação da situação patrimonial das sociedades envolvidas, sendo comum a todas elas. Serve para estabelecer a relação de substituição das ações ou quotas e definir o aumento de capital e sua forma de integralização, se necessário.