Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), os notários enfrentam o desafio significativo de adaptar suas práticas diárias para garantir a conformidade com esta nova regulamentação. A LGPD não apenas reformula a forma como os dados pessoais devem ser tratados, mas também estabelece uma estrutura rigorosa para proteger a privacidade e a integridade dos dados dos cidadãos, aspectos cruciais no exercício das atividades notariais.
Os notários, atuando como controladores de dados, têm a responsabilidade de garantir que todos os tratamentos de dados pessoais sejam justificados através de bases legais apropriadas. Estas bases variam desde o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias até o consentimento do titular dos dados, quando aplicável. No entanto, no dia a dia dos notários, muitas atividades estão intrinsecamente ligadas ao cumprimento de tarefas legais obrigatórias, como a emissão de certidões e traslados, que não exigem o consentimento do titular dos dados, proporcionando uma base legal clara para o tratamento de dados pessoais nesses contextos[1].
Por exemplo, a emissão de certidões e traslados é uma das principais funções dos notários e segue sendo uma obrigação legal. A LGPD esclarece que tais atividades podem continuar sem a necessidade de obtenção de consentimento, o que facilita a operação contínua e eficiente dos cartórios. Além disso, os dados podem ser compartilhados com autoridades como o COAF sem consentimento prévio, devido à necessidade de cumprir regulamentações específicas, incluindo aquelas destinadas à prevenção de crimes financeiros.
Outra questão prática que surge no cotidiano dos notários relaciona-se à emissão de certidões ou traslados que contêm dados de terceiros. Neste contexto, a LGPD reitera que não é necessário obter o consentimento dos terceiros cujos dados aparecem nesses documentos. Prevalece a regra da publicidade, permitindo que qualquer pessoa possa requerer uma certidão do registro sem necessidade de justificar o interesse[2]. Esta disposição facilita o acesso público a informações legalmente protegidas e reforça a função dos notários como facilitadores da transparência e do acesso à informação.
No contexto dos sistemas eletrônicos, como o e-Notariado, a implementação da LGPD exige que medidas de segurança robustas sejam adotadas para proteger os dados tratados. Estes sistemas, que permitem a execução de atos notariais de forma eletrônica, devem garantir não apenas a conformidade com as obrigações legais, mas também a segurança e a integridade dos dados pessoais. Isso inclui a adoção de práticas como a criptografia e a autenticação forte, assegurando que os dados dos cidadãos estejam protegidos contra acessos não autorizados.
Além disso, é essencial que os notários promovam a transparência e o acesso à informação, garantindo que os titulares dos dados possam entender claramente como seus dados são tratados e possam exercer seus direitos garantidos pela LGPD. Isso envolve fornecer respostas claras e acessíveis a solicitações de acesso, retificação ou exclusão de dados.
Portanto, a conformidade com a LGPD no contexto notarial não é apenas uma obrigação legal, mas uma oportunidade para reforçar a confiança pública na integridade e na confidencialidade dos serviços notariais. Ao adaptar-se a estas novas exigências, os notários não só protegem os dados dos cidadãos, mas também fortalecem a sua posição como pilares de confiança e segurança jurídica na sociedade.
[1] Lei nº 6.015/1993, Art. 16. Os oficiais e os encarregados das repartições em que se façam os registros são obrigados: 1º a lavrar certidão do que lhes for requerido; § 2º a fornecer às partes as informações solicitadas.
[2] Lei nº 6.015/1993, Art. 17, caput. Qualquer pessoa pode requerer certidão do registro sem informar ao oficial ou ao funcionário o motivo do interesse do pedido.
