A manutenção de registros de identidade de clientes e de suas transações é uma das muitas exigências regulatórias em relação à prevenção à lavagem de dinheiro (PLD). Esta prática é mandatória para empresas submetidas a tais regras, servindo não apenas como ferramenta de dissuasão a atividades de lavagem de dinheiro, mas também como evidência vital em investigações de aplicação da lei.
A manutenção de registros envolve a documentação meticulosa da identidade dos clientes e das transações realizadas, sendo preciso não apenas manter registros atualizados, mas também comunicar-se regularmente com seus clientes para assegurar que as informações estejam corretas e atualizadas.
Os registros necessários incluem detalhes do processo de verificação da identidade dos clientes, da verificação em listas restritivas, além de verificações de sanções e de Pessoas Politicamente Expostas (PEP).
Algumas informações e registros importantes de se pedir e ter aguardado são:
- Informações do cliente, incluindo o processo de Due Diligence do Cliente (CDD), cópias de identidades e referências.
- Detalhes das transações.
- Relatórios PLD com as suspeitas internas e externas;
- Registros de investigações;
- Informações não processadas;
- Ações tomadas após solicitações de agências reguladoras;
- Registros de treinamento.
É fundamental que os registros sejam armazenados de forma acessível e organizada. Não há uma regra específica quanto à localização dos registros, desde que possam ser facilmente recuperados quando necessário, e que o regulador tenha acesso direto se ele pedir.
Manter registros detalhados permite às empresas criar um perfil financeiro detalhado de clientes suspeitos, o que é essencial para a detecção precoce de fraudes e prevenção à lavagem de dinheiro. Em casos onde reivindicações são feitas sobre um ativo e existem por mais de cinco anos, esse período pode ser estendido.
No Brasil as normas relativas à Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD) e à manutenção de registros de identificação de clientes e transações financeiras estão regulamentadas principalmente pela Lei nº 9.613 de 1998, que dispõe sobre os crimes de "lavagem" ou ocultação de bens, direitos e valores; a prevenção da utilização do sistema financeiro para os ilícitos previstos nesta Lei, e é inclusive aonde se cria o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), entre outras medidas importantes sobre este assunto.
Especificamente sobre a manutenção de registros, o Artigo 10 da Lei nº 9.613/1998 estabelece que as empresas obrigadas devem primeiro identificar seus clientes e depois manter os registros de todas as transações em moeda nacional ou estrangeira, títulos e valores mobiliários, metais, ou qualquer outro ativo que possa ser convertido em dinheiro, por um período de 5 anos.
Além disso, o Banco Central do Brasil (BACEN) também emite circulares e resoluções detalhando e complementando a legislação. Um exemplo é a Circular nº 3978 de 2020, que detalha os procedimentos a serem adotados pelas instituições financeiras no que tange à política de PLD/FT, que fala no Art. 14 de que as informações obtidas e utilizadas nos procedimentos de conheça seu cliente (KYC) precisam ser guardadas adequadamente em sistemas informatizados, e no Art. 28, fala que se deve manter registros de todas as operações realizadas, produtos e serviços contratados, inclusive saques, depósitos, aportes, pagamentos, recebimentos e transferências de recursos, contendo no mínimo as seguintes informações sobre cada operação: tipo, valor, data de realização; nome e número de inscrição no CPF ou no CNPJ do titular e do beneficiário da operação.
Essas normas são dinâmicas e sofrem atualizações periódicas para se adequar às novas realidades e práticas do mercado financeiro, bem como para atender a padrões internacionais de combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. Portanto, é importante consultar regularmente o site do Banco Central do Brasil ou outras fontes oficiais para obter informações atualizadas sobre a regulamentação vigente.
A manutenção de registros é uma parte do processo de PLD, garantindo não apenas a conformidade com as leis, mas também fornecendo um mecanismo de defesa contra o envolvimento, intencional ou não, em atividades ilícitas.
