Estava conversando outro dia com a Luciane Da Luz Lompa sobre o programa de integridade, quando abordando vários deles a este respeito, e um deles foi o Código de Conduta, e achei que poderíamos refletir um pouco mais sobre o tema, e detalhar um pouco mais o que deve conter um código destes?
Tenho ajudado com consultorias a outras empresas a estruturar seus códigos, onde cada uma tem o seu, que deve refletir sua cultura e maturidade, por isto não existe um modelo único a ser seguido, mas sim alguns pontos ao redor dos quais se constrói o seu próprio código.
Vejo algumas empresas errando ao simplesmente pegar um código de outra empresa, e copiar exatamente igual como se fosse sua, para digamos: "inglês ver" mas isto não funciona bem, por isto queria escrever e dar mais dicas abaixo.
Começo dizendo que um Código de Conduta é um documento essencial para estabelecer os padrões éticos, valores e comportamentos esperados dentro de uma empresa, e que por isto mesmo a sua estrutura e conteúdo precisam ser robustos e claros, de modo a orientar tanto a liderança quanto os funcionários em suas atividades diárias, promovendo um ambiente de confiança, transparência e responsabilidade.
Vou detalhar mais abaixo alguns dos principais pontos que acho que devem ser contemplados em um bom Código de Conduta:
Apoio da Alta Administração
O código de conduta poderia começar com um apoio formal da alta administração que pode vir do CEO ou outro membro da alta gestão e conselho, explicando e reforçando a importância do documento, onde pode abordar assuntos como:
- Necessidade do Código de Conduta: Por que o código é necessário e por que foi criado nesse momento específico.
- Desafios e Orientação: Descrever alguns dos principais desafios enfrentados pelos colaboradores e como o código pode ser um guia para superá-los.
- Exemplo a Seguir: Como o código serve de exemplo não apenas internamente, mas também externamente, ao mostrar os valores e princípios da empresa.
- Tendências Impactantes: Discutir as tendências e fatores externos que podem influenciar a implementação e atualização do código.
Essa introdução deve ser breve e inspiradora, comunicando a importância do código de forma clara e acessível.
Por que a empresa precisa de um Código de Conduta?: Pode estar relacionado ao crescimento da empresa, mudanças regulatórias, fortalecimento da cultura organizacional, ou novos desafios enfrentados.
Quais são os desafios atuais dos colaboradores?: Questões como a complexidade das operações, a necessidade de maior transparência, ou as pressões por conformidade com novas leis podem ser mencionadas.
Como o Código de Conduta ajuda?: Deve destacar que o código serve como um guia prático para todos os níveis da empresa, oferecendo suporte em tomadas de decisões éticas e de conformidade.
Tendências e seu impacto no Código: Mudanças no ambiente regulatório, tendências em ESG, e inovações tecnológicas podem ser discutidas como fatores que afetam a implementação do código.
Declaração de Valores Fundamentais
Depois desta introdução e apoio importante, ter esta parte para definir a essência da empresa, que deve abordar os assuntos:
- Visão: A visão deve descrever o futuro que a empresa almeja alcançar. Uma boa visão inspira e guia as estratégias de longo prazo da empresa, como por exemplo "Ser a empresa mais confiável e inovadora do mercado."
- Princípios: São os fundamentos éticos e operacionais que orientam todas as atividades da empresa. Exemplos incluem transparência, respeito às leis, e compromisso com a sustentabilidade.
- Valores: Os valores são os pilares culturais da empresa e refletem o comportamento que se espera dos colaboradores. Eles podem incluir integridade, responsabilidade, inovação, e respeito às pessoas.
- Missão: A missão deve ser uma declaração curta e objetiva que descreva o propósito central da organização, como "Oferecer soluções financeiras que empoderem pessoas e empresas com confiança e segurança."
Construir Confiança e Credibilidade
Sabemos bem e vivo repetindo que a credibilidade é a base para o sucesso de qualquer empresa, por isto importante destacar que a confiança e a credibilidade são construídas com base na honestidade, no cumprimento de compromissos e na integridade, para assegurar que as decisões e ações sejam tomadas com transparência e ética.
Por isto bom que os funcionários reflitam sobre questões como: "Essa ação irá construir confiança e credibilidade?" ou "Estou cumprindo os compromissos que assumi?"
Essa abordagem ajuda a criar um ambiente de trabalho em que a confiança é maximizada a longo prazo.
Para construir essa confiança, o código deve destacar:
- Cumprimento de Compromissos: A credibilidade da empresa está atrelada à sua capacidade de cumprir o que promete a seus clientes, colaboradores e acionistas. Isso significa entregar resultados de maneira honesta e ética.
- Ações que Constroem Credibilidade: Cada decisão deve ser avaliada com base no impacto que terá sobre a confiança no longo prazo, tanto internamente quanto externamente. Colaboradores devem ser encorajados a se perguntar: “Essa ação aumentará a confiança na empresa?”
Respeito ao Indivíduo
A promoção de um ambiente de trabalho onde todos sejam tratados com dignidade e respeito é essencial para extrair o máximo potencial dos colaboradores, por isto a empresa deve se comprometer com a igualdade de oportunidades e com um ambiente livre de discriminação, assédio ou comportamentos abusivos.
Nesta parte assuntos que devem ser abordados:
- Política de Inclusão e Diversidade: A empresa deve reforçar seu compromisso com a diversidade e inclusão, destacando que não há tolerância para discriminação ou assédio de qualquer tipo. Deve-se garantir igualdade de oportunidades para todos os colaboradores, independentemente de raça, gênero, idade, orientação sexual ou outras características.
- Combate ao Assédio: Colaboradores precisam saber que podem denunciar comportamentos inapropriados sem medo de retaliação. A criação de canais de comunicação, como o RH ou uma ouvidoria, é essencial para garantir a segurança e o bem-estar de todos.
Criação de uma Cultura de Comunicação Aberta e Honesta
Esta parte do código deve enfatizar a importância de uma cultura onde os colaboradores sintam-se confortáveis para levantar preocupações éticas, assim como sobre a comunicação aberta, que é fundamental para evitar erros e comportamentos inadequados, e isso deve ser incentivado em todos os níveis hierárquicos.
Nesta parte a empresa deve se comprometer a:
- Ambiente Aberto para Discussão de Questões Éticas: Todos os colaboradores devem sentir-se à vontade para levantar preocupações sobre condutas que considerem inadequadas ou eticamente questionáveis. Um ambiente de confiança ajuda a prevenir erros antes que eles aconteçam.
- Política de Proteção ao Denunciante: O código deve garantir que denúncias de má conduta serão investigadas e que os denunciantes serão protegidos de qualquer forma de retaliação. Uma política clara de denúncia é essencial para uma cultura ética forte.
Definição do "Tom desde o Topo"
A liderança tem a responsabilidade de demonstrar os valores do código de conduta por meio de ações, e não apenas palavras, ou seja, os gestores devem ser modelos de comportamento ético e encorajar a discussão de questões éticas no ambiente de trabalho.
O código deve ressaltar que:
- Exemplo de Liderança: Os líderes devem não apenas comunicar expectativas éticas, mas também viver de acordo com elas em suas próprias ações. Eles devem demonstrar de forma tangível os comportamentos que esperam dos seus subordinados.
- Resolução de Questões Éticas: Quando surgem questões éticas, os gestores precisam abordá-las imediatamente e de forma construtiva, sem ver essas questões como ameaças, mas sim como oportunidades para fortalecer a cultura da empresa. Líderes são responsáveis por abordar prontamente questões éticas e devem ver as preocupações levantadas como uma oportunidade para fortalecer a empresa.
- Diálogo Ético: A ética deve ser um tema natural nas conversas diárias, e os gestores precisam promover esse ambiente.
Cumprimento da Lei:
Cumprir as leis, regulamentos e políticas internas é a base de um comportamento ético, onde cada colaborador deve ter conhecimento das leis e políticas que regem suas funções e deve ser encorajado a buscar orientação quando não tiver certeza sobre a conformidade de suas ações. Além disso, algumas áreas, como a concorrência e o uso de informações proprietárias, exigem atenção especial.
O código deve cobrir:
- Competição Ética: A empresa deve competir de forma justa, vendendo produtos e serviços com base em mérito e evitando práticas que possam ser vistas como anticompetitivas.
- Informações Proprietárias: Os colaboradores devem respeitar os direitos de propriedade intelectual e evitar a aquisição inadequada de segredos comerciais ou informações confidenciais de concorrentes.
- Conhecimento das Leis e Políticas: Cada colaborador deve estar ciente das leis que regem suas atividades, especialmente em setores altamente regulados como o financeiro.
- Conformidade com Regulamentações Específicas: O código deve destacar áreas sensíveis, como concorrência leal, privacidade de dados e prevenção à lavagem de dinheiro, assegurando que as práticas da empresa estejam sempre em conformidade.
Evitar Conflitos de Interesses:
Um bom código de conduta deve abordar as situações que podem gerar conflitos de interesse, onde os interesses pessoais podem interferir nas decisões da empresa, que deve abordar os seguintes pontos comuns:
- Relações Familiares: Evitar supervisão ou contratação de familiares.
- Participação em Conselhos Externos: Evitar participar em conselhos de empresas concorrentes.
- Recebimento de Presentes: Definir limites claros para o recebimento de presentes ou favores que possam ser vistos como tentativas de influenciar decisões.
Os colaboradores devem ser orientados a buscar orientação da gestão ou do RH em caso de dúvidas sobre potenciais conflitos.
Presentes, Gratificações e Cortesias:
Este ponto é essencial para garantir que os colaboradores saibam como agir em relação ao recebimento ou oferta de presentes e favores.
O código deve definir claramente:
- Aceitação de Presentes: Estabelecer um limite de valor nominal para presentes que podem ser aceitos, como brindes promocionais ou cestas comemorativas.
- Oferta de Cortesias: As cortesias oferecidas a parceiros comerciais devem ser moderadas e nunca podem ser usadas para obter uma vantagem indevida.
Definição de Métricas e Relatórios Precisos:
A precisão das divulgações públicas e relatórios financeiros é crítica, por isso o código de conduta deve deixar claro que todas as declarações financeiras devem ser completas, justas e oportunas, e que qualquer tentativa de manipular dados ou registros será tratada como uma violação grave.
Promoção da Substância sobre a Forma:
Tomar decisões baseadas na ética, mesmo que isso signifique ir além do exigido pela lei, é o que distingue uma empresa comprometida com a integridade, por isso mesmo o código deve incentivar os colaboradores a tomarem decisões difíceis, mas corretas, mesmo que isso signifique enfrentar desafios.
Lealdade e Uso Adequado de Recursos:
Os colaboradores devem ser orientados a utilizar os recursos da empresa de forma responsável e somente para fins comerciais, como o uso de equipamentos ou informações da empresa para fins pessoais ou externos deve ser restrito e monitorado.
Fazer a Coisa Certa:
Por fim, o código deve incluir perguntas orientadoras para ajudar os colaboradores a identificar possíveis dilemas éticos. Perguntas como "Isso é leal com a empresa e comigo?" e "Estou confortável em divulgar essa decisão publicamente?" podem ajudar os funcionários a tomarem decisões mais conscientes e alinhadas com os valores da empresa.
Esse nível de detalhe e clareza em um Código de Conduta garante que todos na empresa estejam cientes dos comportamentos esperados e saibam como agir em situações de dilema ético, promovendo um ambiente de trabalho íntegro e transparente.
Conteúdo recuperado pela Okai.
