Dentro das áreas de PLD e RH de uma empresa, o processo de: Conheça Seu Funcionário, que é mais conhecido pela sigla em inglês: KYE ("Know Your Employee"), é uma metodologia importante para todas as empresas, em especial para instituições reguladas, e faz parte das exigências de combate à lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo e da proliferação de armas de destruição em massa.
A efetividade destes procedimentos está diretamente ligada à habilidade de detectar e agir em resposta a determinados sinais de alerta (ou "red flags") durante o processo de due diligence de empregados.
Queria listar abaixo alguns destes sinais de alerta para que fiquem ligados em:
Residência em Região de Alto Risco
Funcionários que residem (ou já residiram) em regiões (e até países em caso de empresas globais) conhecidas por propensas a lavagem e crimes, precisam ser cuidadosamente avaliados, dada a possibilidade de intenções ilícitas em suas colaborações com entidades reguladas. Não é uma questão de ser preconceituoso com alguém que mora em uma comunidade ou perto dela, mas há um maior risco, até quem sabe por chantagem e pressão para que ajude na lavagem através de sua empresa.
Dicas que deve fazer para mitigar este risco:
- Implementação de procedimentos de due diligence aprimorados, incluindo a verificação de antecedentes mais detalhada e análises contínuas.
- Formação específica sobre os riscos associados a regiões de alto risco.
Atividades Fraudulentas e Suspeitas
A participação em atos suspeitos, como falsificação de documentos, recebimento ou oferecimento de propinas, sugere a necessidade de uma investigação minuciosa para evitar crimes financeiros.
Dicas que deve fazer para mitigar este risco:
- Estabelecimento de canais de denúncia anônimos e políticas de não retaliação para encorajar a comunicação de atividades suspeitas.
- Treinamentos regulares em ética e conformidade para destacar a importância da integridade e transparência.
Desproporção entre Patrimônio e Renda
Talvez uma das mais importantes de se observar, que são as disparidades significativas entre o patrimônio reportado e a renda de um empregado podem indicar práticas de lavagem e evasão fiscal ou outras irregularidades financeiras.
Dicas que deve fazer para mitigar este risco:
- Avaliação do patrimônio do funcionário em relação à sua renda para identificar possíveis fontes de renda não declaradas.
- Monitoramento constante de sinais externos de riqueza, como a aquisição de bens significativos, por exemplo olhando as redes sociais deles.
Histórico Profissional Inconsistente
Anomalias nos currículos ou no histórico profissional podem sinalizar problemas de integridade, exigindo verificações aprofundadas e referências de empregadores anteriores.
Dicas que deve fazer para mitigar este risco:
- Realização de verificações de referência cruzada com antigos empregadores e verificação de qualificações educacionais.
- Solicitação de explicações detalhadas para lacunas ou movimentações frequentes no histórico de emprego.
Relações Secretas e Pessoais com Clientes
Relacionamentos que ultrapassam os protocolos da empresa podem facilitar a lavagem por meio de colaboração oculta, podendo indicar corrupção ou evasão de controles de sanções.
Dicas que deve fazer para mitigar este risco:
- Aplicação de políticas de conflito de interesses e relacionamento com clientes.
- Monitoramento e revisão de comunicações com clientes para identificar comportamentos fora dos padrões.
Conexão com Crime Organizado e Financeiro
Associações com crimes organizado ou financeiros devem ser investigadas para mitigar riscos e prevenir a ocorrência de delitos financeiros.
Dicas que deve fazer para mitigar este risco:
- Implementação de um processo de due diligence contínua para funcionários, incluindo verificações de bancos de dados de mídias negativas, sanções e registros criminais.
- Educação e treinamento contínuos sobre os sinais de crimes financeiros e como reportá-los.
Identificação como PEP, Parente ou Associação com PEP
Pessoas Politicamente Expostas (PEP) carregam riscos elevados para lavagem devido à sua influência e posição. A devida diligência é necessária para avaliar esses riscos antes da contratação.
Dicas que deve fazer para mitigar este risco:
- Avaliações de risco específicas para PEPs que considerem a posição e a natureza dos relacionamentos.
- Procedimentos de due diligence reforçados e monitoramento transacional para atividades financeiras de PEPs.
Relação com Pessoas em Listas de Sanções
Indivíduos ligados a negócios ou pessoas presentes em listas de sanções devem ser escrutinados para assegurar a conformidade com exigências regulatórias.
Dicas que deve fazer para mitigar este risco:
- Verificações regulares contra listas de sanções globais e regionais, e análise de conexões pessoais e de negócios.
- Formação especializada em reconhecimento e gestão de riscos relacionados a sanções.
Emprego Alternativo ou Interesses Comerciais
Vínculos com múltiplos empregos ou interesses comerciais podem representar conflitos de interesse não divulgados e ser utilizados para mascarar origens ilícitas de recursos financeiros.
Dicas que deve fazer para mitigar este risco:
- Políticas rigorosas de divulgação de conflitos de interesses e avaliações de potenciais riscos desses conflitos.
- Auditorias internas e verificações de conformidade para garantir a aderência às políticas da empresa.
Cada um desses elementos de mitigação deve ser incorporado nas políticas internas, nos manuais de procedimentos e controles, incluindo no de PLD, ética e conduta reguladas. Assim como é importante sempre manter uma abordagem proativa, com revisões periódicas deste processo, para garantir sua eficácia e atualização conforme evoluem as ameaças e regulamentações. A cooperação entre os departamentos de recursos humanos e PLD é importante para o sucesso dessas medidas de mitigação.
Por isto que ao detectar um dos sinais de alerta acima em relação a um funcionário, as áreas de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD) e de Recursos Humanos (RH) devem agir de forma coordenada para assegurar que as medidas cabíveis sejam tomadas.
Abaixo estão os procedimentos que deveriam ser seguidos por estas áreas:
Procedimentos da Área de PLD
Comunicação Imediata: Informar imediatamente a área de RH sobre o sinal de alerta detectado.
Investigação Interna: Iniciar uma investigação interna para compreender a natureza e a gravidade do sinal de alerta.
Revisão do Histórico Transacional: Analisar o histórico de transações conduzidas pelo funcionário para detectar qualquer atividade suspeita.
Documentação Rigorosa: Manter um registro detalhado de todas as descobertas e ações tomadas.
Comunicação com Órgãos Reguladores: Se a investigação revelar indícios de atividades ilícitas, comunicar às autoridades competentes (COAF) conforme exigido pela legislação vigente.
Treinamento e Conscientização: Garantir que o treinamento sobre PLD esteja atualizado e que os funcionários estejam cientes das políticas e procedimentos a serem seguidos.
Procedimentos da Área de RH:
Análise Detalhada: Colaborar com a área de PLD revisando o histórico do funcionário, entrevistas de emprego, referências e qualificações.
Entrevista com o Funcionário: Conduzir uma entrevista com o funcionário em questão para discutir os sinais de alerta encontrados.
Decisão de Continuidade: Avaliar se o funcionário pode continuar em sua posição atual durante a investigação.
Medidas Disciplinares: Se a investigação confirmar má conduta, tomar as medidas disciplinares adequadas, que podem incluir desde uma advertência até a rescisão do contrato de trabalho.
Procedimentos de Saída: Se for decidida a rescisão, seguir os procedimentos de saída, incluindo a revogação de acessos e a recuperação de propriedades da empresa.
Atualização de Políticas: Revisar e, se necessário, atualizar as políticas de RH para prevenir futuros incidentes.
Registro e Monitoramento: Manter registros detalhados de todas as etapas tomadas e monitorar continuamente o cumprimento das políticas de RH.
Além disso, uma série de ações conjuntas entre as áreas de PLD e RH precisam ser tomadas, começando pela Coordenação de Esforços, ao trabalhar em conjunto para garantir que as investigações sejam realizadas de maneira eficiente e objetiva. Assim como o Compartilhamento de Informações, para assegurar um fluxo de informações transparente e contínuo entre as duas áreas, e desenvolver um plano para casos futuros, incluindo a preparação para possíveis indagações legais. A Revisão dos Processos deve acontecer após a resolução do caso, ao revisar os processos internos e implementar mudanças para melhorar o sistema de prevenção à lavagem de dinheiro e o recrutamento de funcionários.
É fundamental que as ações sejam tomadas de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis, garantindo a proteção dos direitos do funcionário e da empresa, e que haja uma documentação adequada para suportar as decisões tomadas.
Mas como sempre (e neste caso também) a agilidade e a precisão são essenciais para mitigar os riscos e proteger a integridade da instituição.
Como podemos ver acima, a adoção de um processo robusto de KYE permite às empresas fortalecer suas estruturas de gerenciamento de riscos internos, onde, com um KYE eficaz, as entidades podem não apenas prevenir a contratação de indivíduos com potencial envolvimento em atividades ilícitas, mas também promover uma cultura de integridade e responsabilidade.
Identificar e endereçar proativamente os sinais de alerta no processo de due diligence é, portanto, fundamental para mitigar riscos potenciais e assegurar a integridade tanto das entidades reguladas quanto de seu quadro de funcionários. Esta prática está alinhada com as expectativas de órgãos reguladores e contribui para o reforço das defesas do sistema financeiro contra o crime financeiro em suas diversas manifestações.
