Com o aumento dos crimes financeiros, o processo de Conheça o Seu Cliente (KYC) tornou-se uma parte central da estratégia de combate à lavagem de dinheiro (PLD) para as empresas reguladas, incluindo instituições financeiras, e outros segmentos como cartórios, advogados e contadores, além da parte dos bens de alto luxo como lojas de joias, carros, etc., cujas normas locais exigem que empresas reguladas tenham processos robustos de PLD, incluindo a due diligence do cliente e monitoramento das operações, para assim conseguir identificar clientes e operações suspeitas, e reportar ao COAF.
O processo normal de KYC envolve desde a identificação do cliente, dos proprietários beneficiários e dos beneficiários, até a verificação de suas identidades antes de estabelecer uma relação comercial, e devem decidir se vão trabalhar com eles ou não, protegendo o negócio dos criminosos e dos efeitos nocivos da lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo para a sociedade.
Mas este processo de KYC não é tão simples quanto pode parecer para um leigo. O KYC deve ser realizado com total atenção para evitar erros comuns, por isto queria dar abaixo algumas dicas de os erros comuns a serem evitados para fortalecer o seu processo de KYC e implementá-los:
- Considerar o KYC Uma Tarefa Administrativa e Não Um Exercício de Adição de Valor: O KYC é fundamental para a conformidade de PLD com 3978, que exige claramente de que a empresa deve identificar e verificar seus clientes para determinar seus perfis de risco. No entanto, muitas vezes é infelizmente percebido meramente como uma tarefa administrativa, e até um "fardo regulatório". Ao invés disso, o KYC deveria ser visto como uma iniciativa estratégica, adicionando valor ao negócio e permitindo filtrar clientes desonestos e ilegais, que não agregam valor e trazem riscos adicionais.
- Perder de Vista as Mudanças nas Regulamentações de PLD: Com a evolução constante das regulamentações, as empresas reguladas devem acompanhar essas mudanças para evitar procedimentos incompletos ou ineficazes de KYC e monitoramento.
- Ausência de um Planejamento Adequado para Conduzir o Processo de PLD: O processo de PLD é um trabalhoso mas essencial para a conformidade. Ter um processo detalhado para o KYC e monitoramento eficiente, e tudo começa com um bom planejamento e plano.
- Escassez de Orçamento para o PLD: Infelizmente não tem mistério ou almoço grátis, o processo de PLD requer investimentos contínuos em tecnologia, recursos humanos qualificados e horas de trabalho, por isto importante que tenha um orçamento adequado, proporcional ao seu tamanho, complexidade e riscos que corre. Cuidado pois o barato pode lhe custar bem caro depois. Não veja como um simples custo, mas como um investimento com retorno positivo.
- Dados Insuficientes, Desatualizados ou Incompletos sobre os Clientes: A qualidade dos dados é fundamental para uma avaliação de risco detalhada e eficiente do cliente. Dados incompletos ou desatualizados podem comprometer os esforços de conformidade da entidade. Por isto tenha uma boa área de cadastro, e invista em um bom processo de onboarding, assim como na atualização periódica desta base de seus clientes. Diria que este é infelizmente um erro bem comum de se ver na maioria das empresas, que não dão o devido valor a isto como deveriam.
- Não Utilizar Tecnologia no Processo de PLD: A automação tecnológica do processo de PLD certamente aumenta a eficiência, economiza tempo e reduz erros, além de lidar melhor com a coleta, organização e análise de dados dos clientes. Não dá para não ter sistemas e processos automatizados, e digo mais, daqui para frente não dá para viver sem IA no processo de monitoramento em especial.
- Envolver Funcionários Não Qualificados e Sem Treinamento no Processo de PLD: Nestes processos é importante ter pessoas experientes, qualificadas e bem treinadas realizem o processo de forma eficiente, entendendo os diferentes sinais de alerta que podem ser observados durante a identificação e verificação do cliente e no monitoramento das operações. Não dá para colocar uma freira para verificar o andamento de uma casa de entretenimento....
- Não Usar Múltiplas Fontes de Dados de Qualidade e Confiança: As empresas devem verificar as identidades dos clientes com base em múltiplas fontes confiáveis e de qualidade para aumentar a confiança de que estão lidando com os clientes certos.
- Falta de Comunicação e Coordenação Entre Departamentos e Equipes que Lidam com o PLD: Uma comunicação eficaz e compartilhamento de dados entre as equipes são importantes para construir um perfil de risco do cliente preciso. A área comercial, de cadastro e onboarding, de KYC e monitoramento precisam estar alinhados e conversando sempre.
- Pedir Informações Excessivas ou Insuficientes: Os formulários de KYC devem ser otimizados para coletar as informações realmente necessárias sem sobrecarregar ou, por outro lado, não fornecer dados insuficientes para a avaliação de risco de PLD.
- Ignorar a Experiência do Cliente para o PLD: Melhorar a experiência do cliente, possivelmente através da digitalização, é importante até para não perder clientes potenciais ou atuais devido a processos de KYC cansativos. Buscar aqui o equilíbrio é o desafio. Nem muito e nem pouco, mas o justo e ideal.
- Desconsiderar a Importância do Monitoramento Contínuo: O monitoramento contínuo das informações dos clientes é fundamental para acompanhar as mudanças em seus detalhes e níveis de risco. O KYC não é uma atividade única, que acontece apenas na entrada do cliente, mas inclui também a atualização e uma revisão contínua das informações do cliente.
Espero que estas dicas de erros comuns acima possam ajudá-los a estruturar melhor seus processos, e não cometer os mesmos erros, pois como sempre digo, importante que os erros lhe ensinem lições aprendidas, para que não cometa os mesmos outra vez. Melhor ainda aprender com os erros dos outros, para não cometê-los também.
