O mais importante de tudo é entender que a empresa necessita entender as suas regras, e as necessidades que o negócio apresenta são enormes, a empresa precisa avaliar e conhecer seus limites, para que possa prosperar, crescer e ser principalmente sustentável.
O que atrapalha muito é a questão de cultura de gestão e de análise do negócio, não basta ser bom tecnicamente, necessitamos entender e avaliar os processos de negócio, mas como fazer isso sem uma base mínima?
Seja em uma empresa pequena, média, grande ou gigantesca, todas necessitam implementar normas de negócio, procedimentos operacionais, regras internas e externas, capacitar as equipes e gestores para as atividades exercidas.
Portanto, devemos avaliar melhor os nossos processos de gestão de riscos e controles internos, avaliar se os profissionais indicados estão devidamente preparados para o gerenciamento de suas atividades, avaliar se existem desvios de conduta, se os normativos estão em conformidade com as atividades exercidas.
Onde não existem regras, as pessoas agem por conta própria e não podemos recriminá-los, pois estão fazendo o que podem conforme seu conhecimento, por esse motivo a implementação de controles internos e compliance, digo, procedimentos de negócios e as normas que estejam em conformidade com a legislação e com a estratégia da empresa.
Se a empresa estiver engajada em implementar uma gestão profissional, voltada a atender as necessidades atuais, a informação e comunicação será o ponto alto dos controles internos, operacionais e contábeis dentro da organização, e sempre que possível devemos avaliar de que forma a informação transita e como tomamos decisões.
A alta administração tem grau de importância imensa na implementação de controles internos e compliance, contudo necessitam dar o exemplo para que sejam seguidos pelos colaboradores internos.
Lembramos que engajamento, comprometimento e competência não se compram no mercado, pelo contrário, se conquista e podemos determinar o grau de confiabilidade de nossa empresa através do perfil do profissional, na busca pela excelência, pelo respeito às regras e normas e o comprometimento com a empresa.
Primeiro passo é justamente entender que regras e legislação devem fazer parte dos processos da organização, portanto aqui a etapa compliance ou conformidade deve ser avaliada, e os processos de negócios alinhados aos seus executantes, é o que chamamos de controles internos.
Como não existe um modelo padronizado, entendemos que cada organização deve identificar, organizar e implementar a melhor gestão de compliance e de controles internos de suas informações, sistemas e gerenciamento do negócio, segundo as suas necessidades, tamanho e complexidade e não podemos esquecer do apetite por riscos, pois aqui determina como serão seus controles e como a estratégia será alcançada.
Importante salientar que, quando realizamos os mapeamentos de processos, portanto quando escrevemos de forma simples e objetiva como são feitas as atividades, poderão facilitar o aprendizado e a padronização dos processos corporativos e operacionais.
E se as legislações existentes, que premeiam nosso processo de negócio, tais como contabilidade, gestão tributária, tecnologia da informação, legislações trabalhistas, normas ISO, entre outras, não estiverem contempladas nos processos, procedimentos ou instruções de trabalho, as possibilidades de ocorrerem os riscos de falhas e perdas são grandes.
Quando fazemos referência a regras de conduta pressupõem um processo político ou restritivo, mas lembramos que as questões de negociações, barganhas, permutas, força – independentemente de como seja descrito, trata-se de um jogo de poder que pode levar a empresa à sua extinção.
Muitas empresas procuram elaborar regras somente quando é impossível evitá-las, e procuram elaborá-las de maneira a criar um equilíbrio de poder, esse equilíbrio de forças pode levar a regras que favorecem apenas um grupo de interesse, causando sérios problemas de não conformidade.
Em outras palavras, podemos dizer que controle interno tem como propósito representar em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas de trabalhos, que tem como objetivo proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.
Podemos citar aqui alguns exemplos de controles contábeis que podem auxiliar no monitoramento do negócio, tais como sistemas de conferência, aprovação e autorização; segregação de funções; controles físicos sobre ativos; e processos de auditoria interna.
Outra forma de melhorar os processos é a implementação de indicadores de resultados, tais como análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos; análise de controle de qualidade; capacitação profissional por meio de treinamento de pessoal; análise de variações entre valores orçados e os incorridos; avaliação de recebimentos; análise de inadimplência; entre outros.
Mesmo sendo tão evidente, sabe-se que muitos gestores ainda não entendem que compliance e controles internos são partes integrantes do gerenciamento de riscos corporativos e asseguram os processos definidos pela alta administração. A estrutura do gerenciamento de riscos corporativos necessita abranger o controle interno, originando, dessa forma, uma ferramenta de gestão mais eficiente.
Importante ressaltar que conhecer o negócio, o mercado, os clientes, os fornecedores e os colaboradores é muito mais que uma obrigação, é uma questão de necessidade e segurança organizacional, afinal, os procedimentos internos e a gestão de riscos dependem do conhecimento dos itens acima citados.
Por esse motivo evidenciamos a cada dia a importância dos controles internos na organização, pois a cada dia a necessidade aumenta, mas as falhas e riscos operacionais também, e em certos casos, mais rápidos que os controles.
* Marcos Assi é professor e consultor da MASSI Consultoria e Treinamento, professor de MBA na FECAP, FIA, Exame/Saint Paul Escola de Negócios, Fundação Dom Cabral, PUC-PR, entre outras, autor dos livros “Controles Internos e Cultura Organizacional”, “Gestão de Riscos com Controles Internos” e “Gestão de Compliance e seus desafios” pela Saint Paul Editora e Compliance – como implementar pela Trevisan Editora.
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