Queria usar como exemplo prático o recente caso das fraudes contábeis que aconteceram nas Americanas para destacar um dos (vários) locais que acho que houve erro, como por exemplo da área e processos de controles internos.
Para começar, acho que infelizmente ainda falta um entendimento do que é, e o que faz, a tal da área de controles internos em uma empresa, que resumidamente é a responsável por garantir que os processos e procedimentos internos estejam funcionando de maneira efetiva e eficiente, e cujo objetivo principal é proteger a empresa contra riscos operacionais, financeiros e de conformidade, e no caso das Americanas também contra fraude (interna).
Como segunda linha de defesa, a área de controles internos trabalha em conjunto com a primeira linha (os departamentos operacionais, e neste caso que estamos abordando com a contabilidade) para garantir que os riscos sejam gerenciados adequadamente e que os controles estejam em vigor para mitigar esses riscos. A área de controles internos deve atuar sempre como um órgão independente e imparcial, fornecendo orientação, supervisão e monitoramento para garantir que os riscos sejam gerenciados de maneira efetiva.
Vou então listar abaixo as principais responsabilidades da área de controles internos:
1) Identificação e avaliação de riscos:
A área de controles internos é responsável por identificar e avaliar os riscos operacionais, financeiros e de conformidade das demais áreas da empresa.
2) Desenvolvimento e implementação de controles:
Com base na avaliação de riscos acima, a área de controles internos deve desenvolver e implementar os chamados processos de controles internos efetivos para gerenciar esses riscos.
3) Monitoramento e avaliação de controles:
Depois disto, e tão importante como o anterior, a área de controles internos monitora e avalia os controles internos para garantir que eles estejam funcionando de maneira efetiva e eficiente.
4) Reporte de resultados:
A área de controles internos é responsável por reportar regularmente os resultados de suas atividades à alta administração, em especial com as áreas de riscos e com a auditoria interna, que são parceiros e devem estar alinhados, com boa comunicação e sinergia, para garantir que os riscos sejam gerenciados adequadamente e que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações e políticas internas.
Abaixo algumas possibilidade (de várias existentes) de algumas maneiras pelas quais os controles internos podem ajudar a evitar problemas de fraudes contábeis e escândalos corporativos como os que vimos nas Americanas:
1) Separar funções e responsabilidades:
Uma das principais formas de evitar fraudes contábeis é garantir que as funções e responsabilidades estejam claramente separadas. Por exemplo, a pessoa que é responsável por lidar com dinheiro não deve ser a mesma pessoa que faz a reconciliação bancária.
2) Implementar procedimentos de aprovação:
Ao implementar procedimentos de aprovação, as transações financeiras devem ser aprovadas por várias pessoas antes de serem concluídas. Isso ajuda a prevenir a atividade fraudulenta, pois é menos provável que uma única pessoa manipule as transações.
3) Realizar testes de efetividade nos controles:
Estes testes de efetividade ajudam a garantir que os controles internos estejam funcionando corretamente e que não haja atividades fraudulentas. Elas podem ser realizadas regularmente para avaliar a eficácia dos controles internos.
4) Monitorar transações suspeitas:
Os controles internos devem monitorar transações suspeitas, como aquelas que parecem incomuns ou fora do padrão. Isso pode ajudar a identificar possíveis atividades fraudulentas.
5) Fornecer treinamento e educação:
Os funcionários devem receber treinamento e educação sobre as políticas e procedimentos de controles internos. Isso ajuda a garantir que eles compreendam a importância dos controles internos e como eles podem ajudar a evitar atividades fraudulentas.
Queria agora comentar sobre algumas das muitas possibilidades de problemas e riscos que a área de controles internos pode detectar na área de contabilidade:
1) Erros de contabilização:
Erros de contabilização podem surgir de várias formas, como por exemplo, quando a empresa não segue as normas contábeis adequadas, ou quando não há uma revisão adequada das contas antes da geração dos demonstrativos financeiros.
Por exemplo, suponha que uma empresa de varejo venda produtos em uma determinada data, mas o registro do recebimento da receita é feito apenas em uma data posterior, após a data de encerramento do período contábil. Isso pode causar distorções nos demonstrativos financeiros, como por exemplo, aumento de receita no período subsequente.
A área de controles internos é então a responsável por identificar esses tipos de erros e assegurar que os lançamentos contábeis sejam feitos corretamente e em tempo hábil.
2) Fraude:
A fraude é um risco significativo que pode afetar os resultados financeiros da empresa. Os exemplos de fraude podem incluir atividades fraudulentas dos funcionários, tais como registro falso de vendas ou desvios de recursos financeiros.
Um exemplo prático seria um funcionário que recebe pagamentos de clientes, mas registra apenas uma parte dos pagamentos e desvia o restante para sua conta bancária pessoal.
A área de controles internos é então a responsável por identificar e implementar controles internos para mitigar o risco de fraude, tais como segregação de funções, monitoramento de transações suspeitas e realização de auditorias regulares.
3) Conformidade:
As leis e regulamentos são cada vez mais rigorosos em relação às questões contábeis e financeiras. A área de controles internos deve garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas regulatórias e legais aplicáveis.
Um exemplo prático seria a não conformidade com as políticas contábeis em relação a reconhecimento de receitas, o que pode levar a consequências financeiras significativas, como multas e penalidades.
A área de controles internos é a responsável por garantir que a empresa esteja em conformidade com as políticas contábeis e regulatórias relevantes.
4) Controles internos inadequados:
A falta de controles internos adequados pode levar a problemas contábeis e financeiros.
Por exemplo, se a empresa não tiver um sistema de controle de estoque adequado, pode haver riscos de distorções nas demonstrações financeiras.
A área de controles internos é a responsável por identificar e implementar controles internos adequados para garantir que os riscos sejam gerenciados de forma eficaz.
A área de controles internos enfrenta vários desafios em sua atuação, e queria aproveitar o tema para comentar alguns deles como:
1) Falta de recursos:
Uma das principais dificuldades enfrentadas pela área de controles internos é a falta de recursos, incluindo recursos financeiros, tecnológicos e de pessoal. A falta de recursos pode dificultar a implementação de controles internos adequados e a realização de auditorias regulares, o que pode aumentar o risco de fraudes e erros contábeis. Nem sempre a alta gestão entende o valor e prioriza o tema, mas depois vão pagar um preço muitas vezes maior por isto.
2) Falta de cooperação de outras áreas da empresa:
A área de controles internos precisa de cooperação de outras áreas da empresa para implementar controles internos efetivos. A falta de cooperação de outras áreas pode dificultar a implementação de controles internos adequados e aumentar o risco de fraudes e erros contábeis. Nem sempre as demais áreas entendem a importância deste papel, e acham que estão lá para fiscalizar e denunciar, que vão acabar com demissões, sem perceber que estão ali para ajudar e estão na verdade não contra, mas sim do lado deles.
3) Complexidade dos processos de negócios:
À medida que as empresas crescem e seus processos de negócios se tornam mais complexos, a área de controles internos precisa se adaptar para gerenciar esses riscos. A complexidade dos processos pode tornar mais difícil identificar e mitigar os riscos. Chamo isto da dor do crescimento. Importante que cresça certa com os controles adequados desde o início. Vai ganhar muito lá na frente.
4) Evolução tecnológica:
A evolução tecnológica tem mudado a forma como as empresas gerenciam seus riscos. A área de controles internos precisa se adaptar e se manter atualizada em relação às tecnologias emergentes para gerenciar os riscos relacionados a essas tecnologias, e a palavra aqui é saber trabalhar bem os dados, por isto importante ter no time especialistas em tecnologia e dados, que saibam extrair as informações relevantes que precisa.
5) Conflito de interesses:
A área de controles internos pode enfrentar conflitos de interesses em relação a outras áreas da empresa, como a área de finanças. A área de controles internos precisa se manter independente para garantir que possa identificar e relatar problemas de forma imparcial.
Por fim para quem se interessou no tema e quer ir mais a fundo, algumas dicas de livros sobre o tema de controles internos no Brasil e linhas de defesa:
1) "Controles internos: Uma visão para o mercado brasileiro" de Eloi Lotério Jr.
Este livro é uma referência em controles internos no mercado brasileiro. Ele oferece uma visão geral dos controles internos, desde a conceituação até a sua implementação, e explora as melhores práticas no contexto brasileiro.
2) "Auditoria Interna: Da teoria à prática no Brasil" de Cláudio Silva da Cruz
Este livro é uma ótima referência para quem deseja entender a auditoria interna no contexto brasileiro. Ele explora as principais técnicas e metodologias da auditoria interna e fornece dicas práticas para implementá-las.
3) "Governança, riscos e compliance" de Mário Sérgio Sallorenzo e Paulo Sérgio Santos Vaz
Este livro explora a governança corporativa, os riscos empresariais e o compliance no contexto brasileiro. Ele apresenta a estrutura de três linhas de defesa e as melhores práticas para cada linha de defesa.
4) "Gestão de riscos e controles internos" de André Luiz Sartori de Almeida e Paulo Roberto Marques
Este livro oferece uma visão geral dos riscos empresariais e dos controles internos, com exemplos práticos e uma abordagem voltada para a implementação de controles internos efetivos.
5) "Controles internos: Como aumentar a eficiência das empresas" de Flávio Santos de Oliveira
Este livro aborda os controles internos como ferramenta para aumentar a eficiência das empresas. Ele explora as melhores práticas em controles internos e oferece dicas práticas para a implementação de controles internos efetivos.
Referência documental disponibilizada pela Okai.
