Sempre acreditei que a auditoria interna é uma função relevante dentro das empresas, desempenhando um papel vital na identificação de riscos, promoção da governança corporativa e melhoria contínua dos processos internos, e neste sentido queria dar algumas dicas e aprendizados práticos de algumas décadas lidando com o tema e vendo os erros e acertos meus e dos demais sobre o tema, e que acho que possa ser útil para você e sua equipe.
1) Seja um Parceiro de Negócios e Conselheiro de Confiança, não a Polícia:
Historicamente a função de auditoria interna era vista como a "polícia" dentro das empresas, sendo temida pelos colaboradores. Aliás, a área de risco infelizmente também.
Mas acredito que essa abordagem já não é mais certa, pois a auditoria interna deve ser vista como parte integrante da empresa, trabalhando em direção aos mesmos objetivos. Estamos todos no mesmo barco...
Por isso entendo que a colaboração é fundamental para a eficácia da auditoria, assim como que quando há confiança e respeito mútuo, a equipe de negócios estará mais disposta a compartilhar conhecimentos e problemas sem medo de repercussões, assim a auditoria interna deve aspirar a ser uma função confiável e parceira de negócios, que não apenas identifica problemas, mas também oferece soluções. No dia que percebem e começam a fazer isto, garanto que a mudança será radical para melhor.
2) Permaneça Relevante Agregando Valor Mensurável e Focando Comercialmente:
No ambiente competitivo dos negócios, não há espaço para centros de custo que não contribuem, por isso a auditoria interna tem um posicionamento privilegiado para agregar valor mensurável, através de trazer um conhecimento abrangente do negócio, a auditoria pode focar na melhoria contínua, transformando-se de um centro de custo para um centro de lucro.
Sendo assim, um dos principais desafios é agregar valor mensurável que supere os custos da função de auditoria. Desafie-se a fazer mais e a transformar a auditoria interna em uma função que contribua efetivamente para os resultados financeiros da organização.
3) A Comunicação Eficaz é a Habilidade Mais Importante:
As habilidades técnicas são fundamentais para realizar o trabalho de auditoria, mas são as habilidades interpessoais que determinam o sucesso na execução das tarefas.
Por isso a comunicação eficaz, pensamento crítico, inteligência emocional, diplomacia e tomada de decisão são essenciais.
A capacidade de adaptar o estilo de comunicação às circunstâncias específicas é crucial, especialmente em auditoria, onde a natureza do trabalho envolve intrusão e crítica. Portanto, é responsabilidade do auditor abordar qualquer nervosismo com firmeza, mas também com cortesia, reconhecendo a importância da comunicação eficaz como uma habilidade crítica.
4) Puxe (mas não Quebre) a Independência ao Limite para Maximizar o Impacto da Auditoria Interna:
Não custa lembrar sempre que a independência é fundamental para a auditoria interna fornecer garantia objetiva. Contudo, essa independência não deve ser usada como desculpa para limitar a eficácia da função de auditoria.
Um dos principais desafios enfrentados é a desconexão entre identificar problemas e apoiar na solução dos mesmos.
Eu pessoalmente acredito, ainda que saiba que é um tema polêmico, que nem todos concordam, que a auditoria deve atuar como consultora, respeitando a independência, mas ajudando na resolução dos problemas. A prioridade é apoiar a empresa para melhorar continuamente.
5) Observações de Auditoria de Alta Qualidade Devem Ter Recomendações Práticas para Resolvê-las:
As recomendações de auditoria devem estar o mais próximo possível de uma solução prática.
Nunca se esqueçam de que o verdadeiro valor da auditoria reside em ajudar as equipes de negócios a resolver problemas. Observações que não oferecem recomendações práticas são apenas riscos identificados. Trabalhar junto com a equipe de negócios para determinar soluções práticas é essencial para ganhar confiança e apreciação.
6) Auditoria Não é Investigação:
É essencial esclarecer desde o início que a auditoria interna não é uma investigação.
A natureza intrusiva da auditoria pode causar desconforto, mas a função deve ser vista como uma parceira que oferece soluções. A auditoria funciona melhor quando há compartilhamento de conhecimento entre as equipes de negócios e de auditoria.
Assim, a transparência e a confiança são cruciais para que as informações sejam compartilhadas sem a sensação de estarem sendo investigadas. Embora investigações sejam necessárias em alguns casos, a auditoria deve ser vista mais como uma consultoria do que como uma investigação.
7) Solicitações Ad Hoc da Empresa são um Sinal de Confiança na Auditoria:
A flexibilidade é uma característica fundamental para uma auditoria eficaz. Solicitações ad hoc da empresa são um indicador de que a função de auditoria conquistou a confiança como consultora e parceira de negócios.
Por isso um plano de auditoria deve ser ágil, permitindo a adaptação às mudanças de circunstâncias e demandas emergentes. Planejar com flexibilidade e manter capacidade para projetos ad hoc é essencial para responder às necessidades do negócio de maneira eficaz.
8) O Relatório de Auditoria Deve Representar a Equipe de Negócios e Dê Voz e Crédito:
O relatório de auditoria é a ferramenta mais valiosa para a comunicação do trabalho realizado, e por isso a forma como é redigido importa muito. Neste sentido o "tom" deve ser neutro, sem sensacionalismo, focando nos fatos e nas recomendações práticas.
É importante que o relatório reflita a colaboração com a equipe de negócios e represente suas perspectivas. Consultar a equipe de negócios no desenvolvimento das recomendações e registrar um plano de ação acordado é importante, assim como dar crédito onde é devido, reconhecendo as contribuições da equipe de negócios.
9) As Classificações de Relatórios Podem ser uma Grande Distração do que Realmente Importa:
As classificações de relatórios de auditoria podem desviar o foco das observações e ações necessárias, tornando-se um ponto de negociação e distração. O objetivo da auditoria é identificar e resolver riscos, e qualquer coisa que desvie esse foco é um desperdício de tempo e esforço.
As classificações de relatórios são uma distração desnecessária e devem ser evitadas. O foco deve estar na resolução das observações de auditoria e na priorização das ações acordadas.
10) Aprenda a Explicar Tudo em 30 Segundos e da Forma Mais Simples Possível:
A capacidade de explicar conceitos complexos de maneira simples é um sinal de verdadeiro domínio do assunto. Vejo muitos casos de pessoas que complicam as explicações com jargões e podem não entender completamente o tema.
Em auditoria, é fundamental ser capaz de resumir informações de forma clara e concisa. Adote a prática de explicar tudo em 30 segundos, de forma que até uma criança de cinco anos possa entender. Resumir e simplificar são habilidades essenciais para comunicar eficazmente com executivos e stakeholders.
Como podem ver, todas estas lições aprendidas ao longo da carreira mostram que a função de auditoria deve evoluir constantemente para agregar valor mensurável, construir confiança e ser um parceiro estratégico para a empresa. Através de uma comunicação eficaz, flexibilidade, colaboração e foco em soluções práticas são fundamentais para o sucesso da auditoria interna. A independência deve ser respeitada, mas não utilizada como desculpa para evitar a resolução de problemas. A capacidade de simplificar e comunicar de maneira clara e concisa é essencial para transmitir o valor da auditoria aos stakeholders. Ao adotar essas lições, a auditoria interna pode se posicionar como uma função indispensável e valorizada dentro das empresas. Ficam estas dicas e espero que sejam úteis.
Pesquisa regulatória realizada em okai.com.br.
