O envio pelo Siscoaf se soma às regras comuns às comunicações dos arts. 48 e 49 da Circular nº 3.978, documentadas nas compilações e mantidas como contexto do ato-base, com a qualificação histórica apresentada na abertura. Pelo art. 50, as instituições autorizadas pelo BCB devem comunicar sem dar ciência aos envolvidos ou a terceiros. Pelo art. 51, alterações ou cancelamentos efetuados após o quinto dia útil seguinte ao da realização da comunicação devem ser acompanhados de justificativa da ocorrência.
O art. 52 permite centralizar as comunicações por meio de instituição do conglomerado prudencial ou do sistema cooperativo de crédito, em nome da instituição na qual ocorreu a operação ou situação. A opção deve ser formalizada em reunião do conselho de administração ou, se inexistente, da diretoria. Essa faculdade conserva a responsabilidade em cada instituição: o art. 9º exige a indicação formal ao BCB de diretor responsável pelas obrigações da Circular mesmo quando adotada a centralização. O diretor pode desempenhar outras funções desde que não haja conflito de interesses.
Quanto ao conteúdo, o art. 53 exige especificar, quando for o caso, se a pessoa objeto da comunicação:
- É pessoa exposta politicamente ou representante, familiar ou estreito colaborador dessa pessoa.
- É pessoa que, reconhecidamente, praticou ou tenha intentado praticar atos terroristas, deles participado ou facilitado seu cometimento.
- Possui ou controla, direta ou indiretamente, recursos na instituição, no caso da pessoa relacionada aos atos terroristas descritos na hipótese anterior.
Para as instituições que não tenham efetuado comunicações ao Coaf no ano civil, o art. 54 prevê declaração até dez dias úteis após o encerramento desse ano, atestando a não ocorrência de operações ou situações passíveis de comunicação. O conteúdo exigido é a ausência de operações ou situações comunicáveis; a mera informação de que não houve envios não reproduz essa declaração.
Os registros dão suporte documental às informações das operações. Os arts. 28 e 29 exigem registros de todas as operações realizadas e dos produtos e serviços contratados, inclusive quando a operação ocorrer na mesma instituição. O conteúdo mínimo compreende tipo, valor quando aplicável, data de realização, canal e nome e CPF ou CNPJ do titular e do beneficiário, no caso de pessoa residente ou sediada no País. Para pessoa natural residente no exterior desobrigada de CPF, na forma definida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, devem constar nome, tipo e número do documento de viagem e país emissor, além do organismo internacional representado para o exercício de funções específicas no País, quando for o caso. Para pessoa jurídica com domicílio ou sede no exterior desobrigada de CNPJ, na forma definida pela mesma Secretaria, devem constar nome e número de identificação ou registro no país de origem. No câmbio, o art. 28, § 4º, acrescenta o registro e a guarda dos documentos comprobatórios exigidos para realizar essas operações, conforme critérios alinhados à avaliação interna de risco.
Para pagamentos, recebimentos e transferências, o art. 30 exige informações necessárias à identificação da origem e do destino dos recursos, abrangendo as instituições e pessoas envolvidas e o instrumento utilizado. Quando couber, devem constar nomes e CPF ou CNPJ do remetente ou sacado e do recebedor ou beneficiário, códigos das instituições no sistema de liquidação, dependências e contas. Na transferência por cheque, acrescenta-se seu número. Quando a transferência ocorre por compensação interbancária de cheque, o art. 32 determina que a instituição sacada informe à depositária o CPF ou CNPJ do titular da conta sacada e que a depositária informe à sacada o CPF ou CNPJ do titular da conta depositária.
O acesso à identificação dos destinatários finais também integra esse contexto. Pelo art. 31, quando a instituição estabelece relação de negócio com terceiro não sujeito à autorização do BCB, participante de arranjo de pagamento do qual ela também participe, esse acesso deve ser estipulado em contrato para fins de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. A disposição alcança inclusive a relação que envolva interoperabilidade com arranjo não sujeito à autorização do BCB do qual a instituição não participe. O contrato referido no art. 31 deve permanecer à disposição do BCB por, no mínimo, cinco anos após o encerramento da relação contratual, conforme o art. 66, § 1º.
As regras de registro em espécie mantêm condições próprias. O art. 33 acrescenta aos dados dos arts. 28 e 30 a identificação do portador por nome e CPF nas operações com recursos em espécie de valor individual superior a R$2.000,00. Quando essas operações são realizadas por empresa de transporte de valores devidamente autorizada e registrada na autoridade competente, nos termos da legislação em vigor, a empresa é considerada portadora e identificada por CNPJ e firma ou denominação social. Para depósito ou aporte em espécie de valor individual igual ou superior a R$50.000,00, o art. 34 acrescenta nome e CPF ou CNPJ do proprietário, conforme o caso, nome e CPF do portador e origem dos recursos. A recusa do cliente ou do portador em informar a origem deve ser registrada e utilizada no monitoramento, seleção e análise. Os registros do saque e da solicitação de provisionamento conservam as informações e condições dos arts. 35 e 36 explicadas anteriormente.
O art. 37 exige ainda registro específico dos recebimentos de boletos pagos com recursos em espécie. Se o boleto recebido não for de emissão da instituição recebedora, ela deve remeter à emissora a informação de que o pagamento ocorreu em espécie.
Para as informações e os registros dos arts. 28 a 37, o art. 67, inciso III, estabelece conservação por pelo menos dez anos e disponibilidade ao BCB, contando o prazo do primeiro dia do ano seguinte ao da realização da operação. Essa regra conserva seu objeto e seu marco: não há prazo próprio demonstrado para a guarda das comunicações nem marco específico demonstrado para contar a conservação de uma solicitação de provisionamento não seguida de saque.