A Resolução 3978 do Banco Central do Brasil (Bacen), publicada em 2011, estabeleceu uma série de importantes diretrizes e procedimentos a serem seguidos pelas instituições financeiras na prevenção e combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, sendo que um dos principais requisitos da Resolução 3978 é a exigência de que as instituições financeiras realizem uma análise e testes duas vezes ao ano da efetividade do processo de prevenção à lavagem de dinheiro (PLD) e da política de PLD adotada pela instituição. É disso que queria falar hoje, até porque estamos na época limite de sua apresentação e aprovação pelos conselhos de administração.
A análise de efetividade do processo de PLD é um processo sistemático que visa avaliar se as medidas de prevenção à lavagem de dinheiro implementadas pela instituição estão sendo eficazes na detecção e prevenção de operações suspeitas de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo. Essa análise deve ser realizada periodicamente, ao menos duas vezes por ano (semestral) e de forma independente, para garantir a imparcialidade e a confiabilidade dos resultados.
Além do processo, esta avaliação precisa também olhar a política de PLD, que deve estar alinhada com as diretrizes estabelecidas pelo Bacen na 3978.
Os testes de efetividade são realizados por meio de avaliações de risco, testes de aderência às normas e procedimentos internos, testes de eficácia dos controles internos e revisões das políticas e procedimentos. Esses testes devem ser conduzidos por equipes especializadas e independentes, para garantir a imparcialidade e a qualidade dos resultados.
Vou detalhar abaixo quais são os tópicos que deveriam constar neste relatório de avaliação de efetividade, e como e o que cada um deveria ser tratado e incluído, e para facilitar sua vida como se fosse um roteiro do passo a passo que deve seguir a cada ponto relevante.
1) Adequação dos normativos internos à Circular 3978
Primeira parte em relação a adequar os normativos internos à circular, a instituição deve seguir algumas destas subetapas abaixo:
1.A) Realizar uma análise interna da sua estrutura de PLDFT e identificar eventuais lacunas e oportunidades de melhoria;
1.B) Verificar se as políticas, procedimentos e controles internos adotados estão em conformidade com as diretrizes estabelecidas na Circular 3978;
1.C) Identificar e avaliar os riscos de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo associados aos seus clientes, produtos e serviços, canais de distribuição e jurisdições relevantes;
1.D) Desenvolver e implementar medidas de controle e monitoramento adequadas para mitigar os riscos identificados;
1.E) Estabelecer procedimentos para a identificação, análise e reporte de operações suspeitas de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo;
1.F) Treinar os funcionários da instituição sobre as políticas e procedimentos de PLDFT e os riscos associados às operações bancárias;
1.G) Realizar periodicamente uma revisão e atualização das políticas, procedimentos e controles internos de PLDFT para garantir que estejam em conformidade com a Circular 3978.
É importante ressaltar que a implementação e adequação dos normativos internos devem ser realizadas por profissionais especializados em PLDFT, que possuam conhecimentos técnicos e práticos sobre as melhores práticas e procedimentos em relação ao tema.
2) Estrutura de governança de PLD/FT
Já para atender à exigência da Resolução 3978 do Banco Central do Brasil em relação à estrutura de governança de PLD/FT no relatório de efetividade do processo de PLD, é importante detalhar os seguintes pontos como:
2.A) Estrutura Organizacional:
Descrever a estrutura organizacional da área de PLD/FT da instituição, incluindo as responsabilidades e funções dos profissionais envolvidos, as linhas de reporte e a estrutura hierárquica.
2.B) Políticas e Procedimentos:
Explique as políticas e procedimentos adotados pela instituição para prevenir a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo, incluindo a sua adequação aos requisitos da Resolução 3978.
2.C) Análise de Risco:
Descreva o processo utilizado pela instituição para identificar e avaliar os riscos associados à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo em seus negócios e clientes.
2.D) Conheça Seu Cliente (KYC):
Descreva as políticas e procedimentos adotados pela instituição para realizar a due diligence de seus clientes, incluindo a identificação e verificação de informações pessoais, comerciais e financeiras.
2.E) Monitoramento de Transações:
Explique as políticas e procedimentos adotados pela instituição para monitorar as transações de seus clientes em busca de atividades suspeitas de lavagem de dinheiro ou financiamento do terrorismo.
2.F) Gestão de Riscos:
Descreva o processo utilizado pela instituição para gerir os riscos identificados, incluindo a implementação de controles internos para mitigar tais riscos.
2.G) Treinamento e Capacitação:
Explique as medidas adotadas pela instituição para capacitar e treinar seus funcionários em relação aos riscos de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo, incluindo a frequência e o conteúdo dos treinamentos.
2.H) Relatórios de Atividades Suspeitas e Comunicação ao COAF:
Descreva as políticas e procedimentos adotados pela instituição para reportar atividades suspeitas de lavagem de dinheiro.
3) Desenvolvimento de cultura de PLD/FT
Agora em relação a detalhar a efetividade do processo de PLD no desenvolvimento de cultura de PLD/FT, você pode seguir os seguintes passos:
3.A) Descreva as medidas de conscientização e treinamento realizadas:
Liste as ações realizadas para desenvolver uma cultura de PLD/FT na empresa, como campanhas de conscientização, treinamentos, palestras, manuais, entre outros. Detalhe o público-alvo dessas ações, sua frequência e os resultados alcançados.
3.B) Avalie a aderência da equipe às políticas de PLD/FT:
Analise se a equipe está de fato seguindo as políticas e procedimentos de PLD/FT estabelecidos pela empresa. Descreva como é feito o monitoramento do cumprimento dessas políticas e procedimentos e se há alguma medida de incentivo ou penalidade para garantir a aderência.
3.C) Liste os controles implementados para detectar e prevenir operações suspeitas:
Descreva os controles implementados para detectar e prevenir operações suspeitas de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo. Liste os procedimentos de identificação e verificação de clientes, análise de perfil de risco, monitoramento de transações, entre outros. Avalie a efetividade desses controles e sua capacidade de detectar e prevenir operações suspeitas.
3.D) Apresente os resultados alcançados:
Descreva os resultados alcançados pelo processo de PLD em relação ao desenvolvimento de cultura de PLD/FT na empresa. Liste os indicadores de desempenho utilizados, como o número de treinamentos realizados, o nível de aderência às políticas de PLD/FT, o número de operações suspeitas detectadas e reportadas, entre outros. Analise os resultados em relação aos objetivos estabelecidos pela empresa e identifique oportunidades de melhoria.
3.E) Faça recomendações de melhoria:
Com base nos resultados alcançados, faça recomendações de melhoria para o processo de PLD em relação ao desenvolvimento de cultura de PLD/FT. Identifique pontos fortes e pontos fracos do processo e sugira ações para corrigir as falhas e aprimorar o processo como um todo.
4) Programa de capacitação para funcionários
Agora deve detalhar no relatório de efetividade do processo de PLD detalhes do seu Programa de Capacitação para Funcionários, aonde pode incluir os seguintes pontos:
4.A) Descreva o programa de capacitação:
Inicie descrevendo o programa de capacitação de PLD implementado na empresa, incluindo os objetivos, o público-alvo e o formato (por exemplo, treinamentos presenciais ou online, palestras, workshops, etc.). Também pode ser importante incluir informações sobre a frequência e a duração dos treinamentos.
4.B) Avalie a efetividade do programa:
Avalie a efetividade do programa de capacitação, analisando se o programa atendeu aos seus objetivos, se o público-alvo foi bem atingido, se houve boa adesão e se houve melhorias na compreensão dos funcionários sobre as políticas de PLD e suas responsabilidades em relação a ela. É importante avaliar a efetividade do programa para identificar áreas que precisam de melhoria e para entender se o programa está contribuindo para a prevenção da lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo.
4.C) Liste as metodologias e ferramentas utilizadas:
Liste as metodologias e ferramentas utilizadas para avaliar a efetividade do programa de capacitação, como questionários, testes, avaliações de desempenho, entre outras. Descreva como essas ferramentas foram usadas para avaliar a efetividade do programa.
4.D) Descreva os resultados alcançados:
Descreva os resultados alcançados pelo programa de capacitação em termos de melhoria na compreensão dos funcionários sobre as políticas de PLD e a identificação de possíveis operações suspeitas. Liste os indicadores de desempenho utilizados, como o número de funcionários que concluíram o treinamento, o percentual de acertos nos testes, a redução no número de operações suspeitas, entre outros. Analise os resultados em relação aos objetivos estabelecidos pela empresa.
4.E) Faça recomendações de melhoria:
Com base nos resultados alcançados, faça recomendações de melhoria para o programa de capacitação de PLD, identificando pontos fortes e pontos fracos do programa. Sugira ações para corrigir as falhas e aprimorar o programa como um todo, como a inclusão de mais exemplos práticos, a criação de exercícios interativos e a realização de avaliações de desempenho mais frequentes.
5) Programa de capacitação para parceiros
Vai precisar detalhar também o Programa de Capacitação para Parceiros, que vai ver total similaridade com o item acima, aonde também deve falar novamente sobre:
5.A) Descreva o programa de capacitação:
Inicie descrevendo o programa de capacitação de PLD implementado para os parceiros da empresa, incluindo os objetivos, o público-alvo e o formato (por exemplo, treinamentos presenciais ou online, palestras, workshops, etc.). Também pode ser importante incluir informações sobre a frequência e a duração dos treinamentos.
5.B) Avalie a efetividade do programa:
Avalie a efetividade do programa de capacitação, analisando se o programa atendeu aos seus objetivos, se o público-alvo foi bem atingido, se houve boa adesão e se houve melhorias na compreensão dos parceiros sobre as políticas de PLD e suas responsabilidades em relação a ela. É importante avaliar a efetividade do programa para entender se o programa está contribuindo para a prevenção da lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo por parte dos parceiros da empresa.
5.C) Liste as metodologias e ferramentas utilizadas:
Liste as metodologias e ferramentas utilizadas para avaliar a efetividade do programa de capacitação, como questionários, testes, avaliações de desempenho, entre outras. Descreva como essas ferramentas foram usadas para avaliar a efetividade do programa.
5.D) Descreva os resultados alcançados:
Descreva os resultados alcançados pelo programa de capacitação em termos de melhoria na compreensão dos parceiros sobre as políticas de PLD e a identificação de possíveis operações suspeitas. Liste os indicadores de desempenho utilizados, como o número de parceiros que concluíram o treinamento, o percentual de acertos nos testes, a redução no número de operações suspeitas realizadas pelos parceiros, entre outros. Analise os resultados em relação aos objetivos estabelecidos pela empresa.
5.E) Faça recomendações de melhoria:
Com base nos resultados alcançados, faça recomendações de melhoria para o programa de capacitação de PLD para parceiros, identificando pontos fortes e pontos fracos do programa. Sugira ações para corrigir as falhas e aprimorar o programa como um todo, como a inclusão de mais exemplos práticos, a criação de exercícios interativos e a realização de avaliações de desempenho mais frequentes.
6) Avaliação Interna de Risco
Outro tema bem importante que precisa fazer parte deste relatório Avaliação Interna de Risco (AIR), e vai precisar passar pelas seguintes etapas:
6.A) Descreva o processo de AIR:
Comece descrevendo o processo de AIR implementado pela empresa para avaliar os riscos de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo associados às suas atividades. Explique como a AIR é conduzida, quem são os responsáveis por ela e com que frequência é realizada. Além disso, descreva os métodos e critérios utilizados para identificar e avaliar os riscos internos.
6.B) Avalie a efetividade da AIR:
Avalie a efetividade da AIR, analisando se o processo é eficaz em identificar e avaliar os riscos internos de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo. Avalie também se o processo de AIR é atualizado com frequência adequada e se os resultados da AIR são utilizados para melhorar o programa de PLD da empresa.
6.C) Liste as metodologias e ferramentas utilizadas:
Liste as ferramentas utilizadas para avaliar a efetividade da AIR, como questionários, entrevistas, análise de documentos, entre outras. Descreva como essas ferramentas foram utilizadas para avaliar a efetividade da AIR.
6.D) Descreva os resultados alcançados:
Descreva os resultados alcançados pela AIR em termos de identificação e avaliação de riscos internos de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo. Liste os indicadores de desempenho utilizados, como o número de riscos identificados, a gravidade dos riscos identificados, a efetividade das medidas de mitigação de riscos, entre outros. Analise os resultados em relação aos objetivos estabelecidos pela empresa.
6.E) Faça recomendações de melhoria:
Com base nos resultados alcançados, faça recomendações de melhoria para o processo de AIR, identificando pontos fortes e pontos fracos do processo. Sugira ações para corrigir as falhas e aprimorar o processo como um todo, como a inclusão de novos métodos de avaliação de riscos, a revisão de critérios de avaliação de riscos, a melhoria na comunicação dos resultados da AIR para a alta administração da empresa.
Para detalhar o relatório de efetividade do processo de PLD exigido pela resolução da 3978 em relação aos Mecanismos de Acompanhamento e Controle da Política de PLD/FT, você pode seguir as seguintes etapas:
1) Descreva os mecanismos de acompanhamento e controle:
Comece descrevendo os mecanismos de acompanhamento e controle implementados pela empresa para monitorar a efetividade de sua política de PLD/FT. Explique como esses mecanismos foram estabelecidos, quem são os responsáveis por sua implementação e com que frequência são realizados.
2) Avalie a efetividade dos mecanismos de acompanhamento e controle:
Avalie a efetividade dos mecanismos de acompanhamento e controle da empresa em garantir que sua política de PLD/FT esteja sendo implementada adequadamente. Analise se esses mecanismos são capazes de identificar e corrigir eventuais deficiências na implementação da política de PLD/FT.
4) Liste as ferramentas utilizadas:
Liste as ferramentas utilizadas pela empresa para acompanhar e controlar a implementação de sua política de PLD/FT, como relatórios de monitoramento, auditorias internas e externas, investigações de transações suspeitas, entre outras. Descreva como essas ferramentas foram utilizadas para avaliar a efetividade dos mecanismos de acompanhamento e controle da empresa.
5) Descreva os resultados alcançados:
Descreva os resultados alcançados pelos mecanismos de acompanhamento e controle em relação à implementação da política de PLD/FT. Liste os indicadores de desempenho utilizados, como o número de transações suspeitas identificadas e reportadas, o número de treinamentos realizados, a qualidade dos relatórios de monitoramento, entre outros. Analise os resultados em relação aos objetivos estabelecidos pela empresa.
6) Faça recomendações de melhoria:
Com base nos resultados alcançados, faça recomendações de melhoria para os mecanismos de acompanhamento e controle, identificando pontos fortes e pontos fracos dos mecanismos. Sugira ações para corrigir as falhas e aprimorar o processo como um todo, como a inclusão de novas ferramentas de monitoramento e controle, a revisão de procedimentos existentes, a melhoria na comunicação dos resultados do monitoramento para a alta administração da empresa.
Ao seguir essas etapas, você terá um relatório detalhado e completo sobre a efetividade dos mecanismos de acompanhamento e controle da política de PLD/FT da empresa, que atende às exigências da resolução da 3978.
