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Marcos Assi

Relacionamento, atualização cadastral e guarda documental

Transcrição

Iniciamos agora o módulo seis. O que nós vamos falar no módulo seis? Você deve estar se perguntando o que vem por aí. Na realidade, no módulo seis, a gente fala sobre uma questão às vezes técnica, sobre a possibilidade de encerramento da conta, ou bloqueio, ou término de relacionamento. Em decorrência de qualquer identificação de indício de corrupção ou registro em lista de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, a cooperativa, a sua instituição, a sua organização, pode deliberar pelo bloqueio da conta do cliente ou do associado ou cooperado, ou o término do relacionamento, comunicação aos órgãos reguladores precede ao bloqueio ou o término do relacionamento. Então a gente pode encerrar a transação a qualquer momento. Sabe por quê? Não somos obrigados a manter operações com alguma instituição, alguma organização que nos possa causar algum risco para nossa imagem e reputação. Outra coisa, o bloqueio dos ativos. Caso algum cliente, pessoa física, jurídica ou beneficiário final esteja registrado em alguma lista de sanção imposta por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, deverá ser realizado de imediato o bloqueio dos ativos no termo da lei e com a realização do FATO COAF para o Banco Central, Ministério da Justiça. Gente, blindando todo o nosso processo, blindando a organização ao qual a gente trabalha. E obviamente que aí tem outra questão importante, a atualização cadastral ou recadastramento. As identificações dos clientes da instituição devem ser revisadas em períodos não superiores a 24 meses, e exceto para clientes ativos, que deverá ser em período não superior a 12 meses. Quer dizer o seguinte, a cada nova transação, operação, é interessante que valide se as informações cadastrais estão adequadas, se você não mudou e-mail, telefone, e assim por diante. Endereço, tudo isso. E óbvio que a gente tem que criar um processo interno de fazer essas questões. E toda questão sempre tem que ter um documento comprobatório. "Ah, mas e as contas digitais, Asse?". É, beleza, mas a gente vai ter um trabalho a mais em revisar toda essa questão, se aquele documento é verdadeiro ou não, se ele faz sentido ou não. E se não ocorrer essa atualização, a gente tem que olhar e de repente até bloquear. Eu lembro uma vez que eu estava num fundo de pensão e o pessoal falou assim: "Ah, mas o pessoal foi pro fundo de pensão e a gente não tem condição de fazer a atualização". Falei assim: "Cara, é só bloquear o pagamento da pensão. Se você bloquear o pagamento da pensão, vai aparecer o pensionista do nada. Eles vão brotar do chão para que essas questões sejam avaliadas". E fizeram, e deu certo. Que o cara vai aparecer, você vai falar: "Precisamos atualizar, nós não sabemos se o senhor está vivo ou não". Que é uma questão igual prova de vida que é feito. Se a pessoa não prova, ela não recebe. Então às vezes a gente tem que ser um pouco mais enérgico na nossa operação, no nosso posicionamento, para que esse processo funcione adequadamente e a gente possa ter essas questões, principalmente cadastro atualizado. O arquivamento, a documentação dos clientes cadastrados na instituição serão mantidos sob salvaguarda física ou eletrônica pelo período de cinco anos contados da data da última operação do cliente, podendo o respectivo prazo ser estendido indefinidamente, dependendo se existem processos e assim por diante. Isso já está na Lei de Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro e é o mínimo que se espera. "Ah, Uá, e essa questão da Lei Geral de Proteção de Dados?" A Lei Geral de Proteção de Dados se preocupa muito com dados sensíveis que estão lá no seu recurso humanos, ou dados sensíveis que estão lá no seu plano de saúde, dados sensíveis que estão no seu seguro de vida, onde a gente apresenta doença pré-existente ou não. No nosso caso, nós estamos tratando de dados comerciais, que são nome, RG, CPF, CNPJ, beneficiário final, sócios envolvidos, endereço. As sigilosas, que já são protegidas pela Lei Complementar 105, que são a quebra de sigilo bancário, questão de extrato bancário, de informações financeiras de aplicação. É a questão sensível que está voltada onde acabei de falar para vocês, no RH, no seu plano de saúde ou no seu seguro de saúde. No caso do plano de saúde, é por 20 anos que eu tenho que guardar o prontuário médico. No seguro de vida, a partir do momento que encerrou a operação. Você tem mais um prazo, você pode guardar por cinco anos se quiser, se caso não aconteça nada, mas aí acabou a operação, acabou e vida que segue. Então todas essas questões, os formulários cadastrais, os termos de contrato e demais documentos, tem que ter nessa questão, no momento, tem que estar digitalizado, arquivado e sempre sabendo que nós temos a questão da guarda e da proteção disso. Mesmo que o cliente venha e encerre a operação com a gente, eu ainda tenho que guardar a informação por cinco anos. Eu tiro ele da minha base do CRM, de clientes com contrato, mas eu tenho que guardar essa informação. E esse controle de acesso à pasta do servidor é administrado pela área de controles internos, pelo compliance, o seguro da informação, e revisado periodicamente, sendo que quaisquer exceções para acesso devem ser aprovadas pela diretoria. Então tudo tem que ter uma regrinha básica, tudo tem que ter um padrão para que isso funcione adequadamente. Então assim, é fazer com que o processo realmente tenha uma responsabilização e tenha um cumprimento de regras específico pro meu negócio. É essa a questão primordial desse módulo. Esse módulo fala sobre o encerramento, o bloqueio, a questão de cadastro e a questão de arquivamento da documentação, tudo isso dentro do teu processo. Por isso que é bom ter uma política de temporalidade de dados, ter todo um processo para saber por quanto tempo eu guardo cada informação. Essa é a nossa dica aqui para você, que espero que tenha sido útil pro teu processo. Então a gente se vê no próximo módulo.