Suporte Okai

Aplica-se a: Divulgações no Compliance Hub para comunicar normas, decisões, orientações internas, pedidos de ciência, respostas esperadas e recortes de destinatários por grupo, perfil ou pessoa.

Divulgação não é só envio

Uma divulgação na Okai serve para transformar um item de compliance em comunicação rastreável. A norma, decisão ou orientação continua vinculada à sua origem, enquanto a mensagem enviada registra quem recebeu, qual contexto foi apresentado e que tipo de ação era esperada depois da leitura.

Esse vínculo é a diferença entre comunicar dentro do fluxo e apenas encaminhar informação por fora. Quando uma nova norma exige providência, quando uma decisão precisa ser formalizada ou quando um grupo deve confirmar ciência, a divulgação mantém a linha do tempo completa: origem, mensagem, destinatários, leituras, respostas e pendências.

Use a divulgação quando a comunicação precisa ser encontrada depois no contexto do próprio item. Se o objetivo é discutir uma dúvida preliminar, alinhar texto antes da decisão ou circular uma minuta instável, resolva isso em comentários, tarefas ou no canal de trabalho da equipe antes do envio formal.

Critério simples: Divulgue quando a informação já tem contexto suficiente para ser lida, interpretada e cobrada. Se ainda falta decidir o que vale, quem deve agir ou qual é a consequência, resolva essas perguntas antes do envio.

Decida o público pelo impacto

A escolha de destinatários é a parte mais importante do envio. Divulgar para todos pode parecer mais seguro, mas normalmente cria ruído e dificulta identificar quem realmente precisava agir. Comece pelo impacto do item: quem precisa saber, aprovar, executar, acompanhar ou ficar fora do assunto.

• Use grupos quando a comunicação é de responsabilidade de uma área inteira, como jurídico, riscos, controles internos, operações ou atendimento.
• Use perfis quando o critério é função no processo, como responsáveis por controles, donos de planos, revisores, aprovadores ou administradores do workspace.
• Use pessoas específicas quando a ação é individual, a ciência precisa ficar nominal ou o assunto envolve uma decisão localizada.
• Evite misturar muitos critérios sem revisar o resultado. Grupo amplo mais pessoas avulsas pode criar duplicidade.
• Se a divulgação exige resposta formal, prefira um recorte menor e responsável. Audiência grande demais costuma transformar uma cobrança clara em leitura passiva.

Não use divulgação como atalho para falta de governança: Se não está claro quem deve receber, o problema não é de envio. Revise papéis, grupos, responsáveis ou a própria decisão antes de disparar.

A mensagem precisa dizer o que muda

Uma boa divulgação não repete apenas o título da norma ou da decisão. Ela explica por que a pessoa está recebendo aquilo, o que mudou, qual prazo ou risco está envolvido e o que deve acontecer depois.

1. Abra pelo motivo do envio: Explique se a comunicação informa uma nova norma, formaliza uma decisão, pede ciência, solicita análise, aciona execução ou registra orientação interna.
2. Resuma o contexto essencial: Indique o item de origem e destaque o ponto que importa para o público escolhido. Não copie conteúdo extenso sem curadoria.
3. Declare a ação esperada: Diga se basta ler, confirmar ciência, responder, executar uma tarefa, revisar um procedimento ou avaliar impacto.
4. Inclua prazo quando houver cobrança: Quando a comunicação depende de ciência ou resposta, informe data limite e consequência operacional.
5. Revise destinatários antes de enviar: Confira grupos, perfis e pessoas uma última vez. Verifique também se a mensagem menciona a área, o item e a ação corretos.

Um bom teste de leitura: Depois de ler a mensagem, alguém do público escolhido deve conseguir responder três perguntas: por que recebi isto, o que preciso fazer e até quando.

Envie a partir da origem correta

Sempre que possível, inicie a divulgação no item que motivou a comunicação: norma, decisão, orientação, análise ou outro registro do Compliance Hub. Esse ponto de partida preserva rastreabilidade e evita que a comunicação fique solta.

Antes de enviar, confira se a origem é a versão ou registro de referência. Se existe minuta, item duplicado, decisão pendente ou norma em revisão, divulgar a partir do registro errado pode formalizar a informação errada para o público certo.

• Para norma nova ou alterada, confirme órgão, data, tema e item que deve ser comunicado.
• Para decisão interna, confirme se a decisão já foi registrada e se o texto representa a deliberação aprovada.
• Para orientação operacional, confirme se a instrução está completa o suficiente para orientar execução.
• Para ciência de grupo, confirme se a divulgação deve pedir apenas leitura ou algum tipo de retorno.
• Para urgência, confirme se o recorte cobre as áreas que podem agir dentro do prazo.

Quando houver mais de uma origem: Se a mensagem depende de vários itens, escolha a origem principal e mencione os demais no texto. Evite envios separados quando público, ação esperada e prazo são os mesmos.

Acompanhe ciência como parte do processo

O envio não termina no clique de disparo. Depois da divulgação, acompanhe leituras, respostas e pendências com o mesmo critério usado para escolher o público. O objetivo é confirmar se a comunicação cumpriu sua função: informar, registrar ciência ou provocar uma ação.

• Se a comunicação era informativa, verifique se o público essencial recebeu e se não houve erro evidente de destinatário.
• Se havia pedido de ciência, acompanhe quem ainda está pendente e avalie se o prazo continua adequado.
• Se havia resposta esperada, separe falta de leitura de leitura sem retorno. São problemas diferentes e pedem encaminhamentos diferentes.
• Se a baixa leitura se concentra em um grupo, revise se o grupo está correto e ainda participa do processo.
• Se alguém questiona a mensagem, responda preservando o vínculo com a origem para que a decisão não se perca em conversas paralelas.

Pendência não é sempre atraso: Antes de cobrar, confira se a pessoa ou grupo deveria estar no envio, se a mensagem tinha ação clara e se o prazo era compatível.

Reenvio, correção e cancelamento de ruído

Quando algo sai errado, resista ao impulso de reenviar imediatamente para todos. Primeiro identifique a causa: público incorreto, texto ambíguo, origem errada, destinatário ausente, prazo inadequado ou atualização real. Reenvio sem diagnóstico cria histórico duplicado.

• Mensagem correta, mas público incompleto: envie complemento apenas para quem ficou de fora e registre o motivo.
• Mensagem ambígua: faça uma nova comunicação esclarecendo a ação esperada e referencie a divulgação anterior.
• Origem errada: não tente corrigir só no texto. Avalie se a divulgação deve ser refeita a partir do item correto.
• Prazo errado: comunique a alteração de prazo explicitamente, principalmente se já havia ciência ou resposta em andamento.
• Envio duplicado: identifique qual divulgação será considerada referência e evite cobrar leitura nas duas.

Não mascare erro de classificação: Se a divulgação mostra tipo, título, origem ou público incompatível com o que deveria ser comunicado, investigue o registro e o fluxo que alimentou o envio. Corrigir apenas a frase da mensagem pode esconder o problema e deixar rastros inconsistentes.

Diagnóstico quando a divulgação não funcionou

Quando alguém diz que não recebeu, não entendeu ou não consegue confirmar ciência, trate como investigação de comunicação e não apenas como falha de tela. O problema pode estar na seleção do público, nas permissões, no vínculo com a origem, no texto ou na expectativa do processo.

1. Confirme o item de origem: Verifique se a divulgação foi criada a partir do registro certo e se ele ainda representa a norma, decisão ou orientação comunicada.
2. Revise a lista de destinatários: Compare quem deveria receber com grupos, perfis e pessoas selecionadas. Se alguém ficou fora por critério de grupo, corrija a base antes de novo envio amplo.
3. Leia a mensagem como destinatário: Procure ambiguidade sobre ação, prazo e motivo do envio. Se a mensagem não orienta o próximo passo, a baixa resposta pode ser consequência do texto.
4. Separe não recebimento de não leitura: Não recebimento sugere problema de destinatário, permissão, canal ou seleção. Não leitura sugere prioridade, prazo, clareza da chamada ou rotina de acompanhamento.
5. Registre a correção no histórico: Quando precisar complementar, esclarecer ou substituir uma divulgação, escreva o motivo no novo envio. O histórico deve explicar as comunicações relacionadas.

Sinal de sucesso: A divulgação funcionou quando é possível abrir o item de origem, entender a mensagem enviada, ver quem recebeu, identificar pendências e reconstruir a decisão de comunicação sem depender de memória ou conversas externas.