Enviar conteúdos pelo Explorador
Aplica-se a: envio de normas, documentos internos e outros conteúdos selecionados no Explorador para pessoas ou grupos da organização.
Use o envio para compartilhar conteúdos
O Explorador permite selecionar um ou vários conteúdos e enviá-los em uma única comunicação. Use essa opção quando os itens fazem parte do mesmo contexto e devem chegar ao mesmo público.
Antes de enviar, confirme o workspace, os conteúdos selecionados e quem precisa recebê-los. Se públicos ou orientações forem diferentes, faça envios separados.
Selecionar os conteúdos
- Abra o Explorador e localize os conteúdos desejados.
- Selecione um ou vários itens compatíveis.
- Revise os títulos antes de continuar.
- Abra a opção de envio disponível para a seleção.
Uma mesma comunicação pode reunir normas, orientações e documentos internos relacionados. Não selecione itens apenas por estarem próximos na lista; confirme se todos ajudam o destinatário a entender a mesma mensagem.
Escolher pessoas ou grupos
Adicione pessoas ou grupos da organização como destinatários. Use a verificação de acesso apresentada durante o envio para identificar quem pode abrir os conteúdos selecionados.
- Use grupos quando toda uma equipe precisa receber a mesma informação.
- Use pessoas específicas quando a comunicação se destina a responsáveis determinados.
- Revise possíveis destinatários repetidos antes de enviar.
- Remova quem não precisa consultar ou agir sobre os conteúdos.
O envio não concede acesso: receber a notificação ou o e-mail não altera as permissões da pessoa. Se alguém não puder abrir um item, revise o workspace e o acesso concedido ao conteúdo.
Escrever uma mensagem opcional
Você pode acrescentar uma mensagem para explicar o motivo do envio. Seja breve e informe a ação esperada, como ler, analisar, responder por outro canal ou usar o conteúdo em uma atividade.
- Explique por que a pessoa recebeu os itens.
- Destaque prazo ou prioridade quando houver.
- Evite repetir os títulos que já acompanham a comunicação.
- Não inclua senhas, códigos de autenticação ou dados confidenciais desnecessários.
O que o destinatário recebe
O destinatário recebe uma notificação e um e-mail com os conteúdos enviados. Cada título funciona como acesso direto ao respectivo item. Para abrir o conteúdo, a pessoa deve entrar na Okai com a conta correta e possuir acesso ao workspace e ao item.
Quando a comunicação reunir vários conteúdos, cada título leva ao item correspondente. Isso permite que a pessoa consulte somente o documento necessário sem procurar novamente no Explorador.
Quando alguém não consegue abrir um item
- Confirme se a pessoa entrou com o endereço usado pela organização.
- Verifique o workspace ativo.
- Confira se o título selecionado corresponde ao item esperado.
- Revise o acesso da pessoa ao conteúdo.
- Se o problema continuar, use Contato e informe o título, o workspace, o horário e a mensagem exibida.