Suporte Okai

Aplica-se a: Calendário regulatório do Compliance Hub para planejamento de prazos, tarefas, entregáveis recorrentes, início e fim de vigência, filtros por regulador e navegação para o registro de origem.

Calendário mostra tempo, não substitui execução

Use o calendário regulatório para enxergar quando algo exige atenção: uma tarefa pendente, um entregável de requisito, o início de uma vigência ou o fim de uma vigência. A data ajuda a priorizar, mas a decisão correta quase sempre está no item de origem.

Uma lista de normas responde o que mudou; a tarefa guarda dono, status, prazo e evidência. O calendário junta esses sinais em uma linha do tempo para que o planejamento não dependa de memória individual.

Evite usar o calendário como segunda base de controle. Se um prazo aparece ali, abra o item, confira o vínculo com norma, requisito ou plano de ação e execute no registro correto.

Pergunta certa antes de clicar: Não pergunte apenas o que vence nesta data. Pergunte de onde veio o prazo, quem responde por ele, qual ação precisa acontecer e que evidência comprova a conclusão.

O que aparece na linha do tempo

O calendário do Compliance Hub combina itens de naturezas diferentes. Tratar todos como simples lembretes costuma gerar atraso, duplicidade ou tarefa sem contexto. Leia o tipo do evento antes de decidir a próxima ação.

• Tarefa: aparece quando há uma tarefa do workspace com prazo, ainda pendente ou atrasada. Ao abrir, você vai para a tarefa ou para a ação do plano dentro do projeto quando esse for o contexto.
• Entregável: representa uma ocorrência de requisito recorrente ou de obrigação de entrega. Ele ajuda a planejar rotinas que se repetem, como reportes, revisões ou compromissos regulatórios aplicáveis.
• Vigência: marca o início de vigência de uma norma, documento ou ponto específico. Use para antecipar análise, comunicação e ajuste operacional antes que a regra passe a produzir efeito.
• Fim de vigência: marca o encerramento de uma vigência cadastrada. Use para revisar controles, retirar orientação obsoleta, atualizar materiais e confirmar se existe norma substituta.
• Regulador: quando o item tem origem regulatória identificada, o regulador aparece no evento e também pode ser usado na árvore lateral para filtrar a visão.

Itens sem regulador podem continuar visíveis: Algumas tarefas operacionais não têm regulador direto. Se aparecem mesmo com filtros laterais selecionados, abra o item e confira se a origem deveria estar vinculada a norma, ponto ou requisito.

Escolha a visão pelo tipo de planejamento

A mesma base pode ser lida de formas diferentes. A visão mensal ajuda a perceber concentração de prazos; a agenda dá foco nos próximos dias; a visão anual mostra sazonalidade, ciclos de entrega e meses mais carregados. Trocar a visão muda a pergunta, não muda os dados.

• Use Calendário mensal para organizar a rotina da equipe, distribuir esforço e localizar semanas com muitos vencimentos próximos.
• Use Agenda quando precisar trabalhar item por item, especialmente em acompanhamento diário ou revisão dos próximos sete dias.
• Use Ano para enxergar ciclos de obrigações recorrentes, janelas de vigência e períodos que podem exigir reforço de capacidade.
• Use a árvore de reguladores para reduzir ruído, mas confira a visão completa antes de concluir que não há outras dependências.

Filtro não é correção de classificação: Se um item aparece no regulador errado, não resolva escondendo esse regulador da visão. Abra o registro, confira origem, requisito, documento e metadados. Quando a raiz é vínculo ou classificação incorreta, a correção precisa acontecer no dado ou no processo que alimentou o calendário.

Do prazo visível à ação rastreável

1. Abra o calendário no contexto certo: Confirme o workspace e escolha a visão que combina com a decisão. Agenda favorece execução diária; mês e ano mostram distribuição de prazos.
2. Reduza a visão sem perder o essencial: Selecione reguladores na árvore lateral quando estiver trabalhando um recorte específico. Antes de concluir, compare com a visão completa.
3. Leia tipo, título, data e regulador: Essas informações indicam se é tarefa, entregável ou vigência, quando precisa de atenção e qual fonte regulatória explica o evento.
4. Clique no evento e trabalhe no registro de origem: O calendário direciona para tarefa, projeto, requisito ou documento. Atualize status, responsável, evidência ou análise nesse registro.
5. Crie trabalho apenas quando houver execução real: Se a data exige entrega, resposta, validação ou evidência, crie ou ajuste a tarefa no contexto correto. Para demandas avulsas, use o botão Nova tarefa; para demandas derivadas de norma ou requisito, preserve o vínculo com a origem.

Planejamento semanal e mensal

Para planejamento semanal, separe o que exige execução, decisão e acompanhamento. Uma tarefa atrasada pede remoção de bloqueio; uma vigência próxima pode pedir leitura e comunicação; um entregável recorrente pede evidência e conferência do ciclo.

Para planejamento mensal, procure concentrações. Várias entregas no mesmo período podem exigir redistribuição de responsáveis, antecipação de evidências ou alinhamento com áreas impactadas.

• Quando muitos itens caem no mesmo dia, abra os registros principais e confirme se as datas são prazos reais ou marcos informativos.
• Quando uma pessoa ou equipe concentra várias tarefas, redistribua no projeto ou na tarefa, mantendo histórico da decisão.
• Quando há vigência sem tarefa associada e a mudança exige preparação, crie uma ação com responsável e evidência esperada.
• Quando o calendário parece vazio demais, confira filtros, workspace e período antes de assumir que não há obrigações.

A data sozinha não prova cumprimento: Cumprimento regulatório depende de ação executada, evidência guardada e decisão rastreável. O calendário ajuda a chegar antes do vencimento; a comprovação fica no item operacional.

Recorrências e entregáveis sem piloto automático cego

Entregáveis recorrentes existem para obrigações que voltam em ciclos previsíveis. Mesmo assim, recorrência não significa esquecer o assunto até a data. Use o calendário para conferir se a ocorrência futura, o responsável e a evidência esperada continuam fazendo sentido.

• Confira algumas ocorrências futuras quando a obrigação tiver periodicidade crítica. Isso revela erro de regra antes do vencimento real.
• Compare data base, prazo e observações quando houver dúvida sobre o ciclo.
• Revise recorrências após mudança de norma, produto, área responsável ou regulador. O calendário mostra a data, mas não garante que o desenho da obrigação continue adequado.
• Não duplique uma tarefa recorrente sem entender por que a ocorrência esperada não apareceu. Primeiro investigue configuração, aplicabilidade e status.
• Quando a recorrência gera trabalho operacional, acompanhe a execução na tarefa ou no requisito relacionado.

Cuidado com calendário paralelo: Planilha, agenda externa e calendário Okai com a mesma obrigação aumentam a chance de datas divergentes. Se outra agenda for necessária para comunicação, trate a Okai como fonte de rastreabilidade.

Quando algo não aparecer ou parecer errado

Problemas no calendário devem ser investigados por camadas: período, filtro, workspace, status, data, vínculo de origem e classificação regulatória. Trocar título, criar lembrete manual ou esconder regulador pode aliviar a tela, mas mantém a causa aberta.

1. Prazo esperado não aparece: Confira período, filtro por regulador e workspace. Depois abra a origem e confirme se há prazo ou vigência cadastrados.
2. Tarefa aparece sem responsável claro: Abra a tarefa ou o projeto relacionado e complete a atribuição. A cobrança operacional precisa estar no item que guarda status e evidência.
3. Evento caiu em data inesperada: Compare a data no calendário com o prazo do registro. Valide regra de dia útil, data base ou fim de vigência antes de editar.
4. Item aparece sob regulador incoerente: Abra norma, ponto ou requisito relacionado e confira a fonte regulatória. Se o vínculo estiver errado, trate origem ou classificação.
5. A agenda parece vazia: Remova filtros laterais, confira workspace e navegue para mês ou ano. Depois verifique tarefas pendentes, entregáveis ativos e vigências no período.

A tela é orientada a dias úteis: Se você esperava ver algo em sábado ou domingo, confirme a regra do prazo na origem. A causa da ausência pode estar na regra de data, não na tela.

Sinais de que o calendário está confiável

Um calendário regulatório confiável reduz surpresa e melhora decisão. Ele não precisa mostrar tudo para todas as pessoas o tempo inteiro, mas precisa permitir que a equipe explique cada data importante sem procurar em controles soltos.

• Os prazos críticos aparecem no período esperado e levam ao registro certo quando abertos.
• Tarefas têm responsável, status e prioridade coerentes com o risco do prazo.
• Entregáveis recorrentes exibem ciclos futuros compatíveis com a obrigação acompanhada.
• Início e fim de vigência têm vínculo claro com norma, documento ou ponto regulatório.
• Filtros por regulador ajudam a focar sem esconder itens que precisam de decisão conjunta.
• Divergências são corrigidas na origem: tarefa, requisito, norma, vigência, aplicabilidade ou classificação.
• A equipe consegue sair da visão mensal para uma lista de ações concretas, com evidência esperada e dono definido.