Suporte Okai

Aplica-se a: Criação e manutenção de formulários e modelos de resposta no workspace, incluindo perguntas, campos obrigatórios, rascunhos, envio, validação, versões e vínculo com tarefas, fluxos ou entregáveis.

Formulário é contrato de resposta

Use formulários quando uma tarefa, etapa de fluxo ou entregável precisa receber respostas comparáveis, completas e ligadas ao registro certo. Um bom formulário não é só uma lista de perguntas: ele define o que precisa ser respondido, em que formato, por quem, em qual momento e com qual consequência depois do envio.

Na prática, o modelo de resposta cria um contrato entre quem desenha o processo e quem executa a atividade. Se a conclusão depende de uma data, de uma justificativa, de uma evidência, de uma seleção entre alternativas ou de um aceite formal, o formulário tira essa decisão do texto livre e leva para campos que podem ser revisados com consistência.

A pergunta central: Se a resposta for necessária para aprovar, reprovar, concluir, medir ou auditar uma atividade, use formulário. Se for apenas uma conversa exploratória, uma orientação curta ou uma exceção isolada, comentário ou anexo pode ser suficiente.

Quando vale criar um modelo

Crie um modelo quando a mesma estrutura será reutilizada por várias áreas, ciclos, tarefas ou pessoas. O ganho aparece quando respostas diferentes precisam ser comparadas sem retrabalho: mesma pergunta, mesma escala, mesmo campo obrigatório e mesmo ponto de validação.

• Use formulário para checklists de conclusão, aceite de entregáveis, avaliações periódicas, coleta de evidências, classificação de achados e revisões que exigem campos mínimos.
• Use modelo de resposta quando a pergunta precisa se repetir em vários fluxos, mas ainda deve manter histórico de versão e leitura uniforme.
• Prefira campo estruturado quando a resposta precisa ser filtrada, revisada, medida ou comparada depois.
• Evite transformar cada detalhe em pergunta obrigatória. Um formulário longo demais faz a operação responder mecanicamente e piora a qualidade do dado.

Modelo não substitui regra de negócio: Se a conclusão da tarefa depende de uma aprovação, de um responsável ou de uma transição de status, o formulário deve apoiar essa regra, não fingir que ela existe. Registre campos e validações no modelo, mas preserve a decisão no fluxo correto.

Desenhe a resposta antes da pergunta

Comece pelo uso que será feito com a resposta. Pergunte o que precisa estar disponível quando alguém revisar a tarefa daqui a uma semana ou quando uma auditoria pedir evidência daqui a alguns meses. Esse caminho evita perguntas bonitas, mas inúteis para decisão.

1. Defina a decisão que a resposta sustenta: Escreva a decisão em linguagem simples: concluir tarefa, aprovar evidência, justificar atraso, registrar exceção, confirmar aderência ou coletar dados para indicador. Cada pergunta deve servir a essa decisão.
2. Separe dado obrigatório de detalhe complementar: Campo obrigatório deve impedir envio incompleto quando a ausência torna a resposta inválida. Quando o detalhe ajuda, mas não bloqueia revisão, deixe opcional ou use orientação no próprio campo.
3. Escolha o formato que reduz ambiguidade: Use seleção, data, número, sim ou não e campos curtos quando houver respostas esperadas. Use texto longo quando a justificativa precisa preservar contexto ou exceção.
4. Inclua evidência onde ela participa da conclusão: Se a resposta afirma que algo foi executado, aprovado ou revisado, deixe claro se é preciso anexar evidência. Sem essa regra, a revisão fica dependente de mensagens soltas ou arquivos fora do registro.
5. Teste com uma resposta real: Antes de liberar o modelo, preencha um caso comum e um caso de exceção. Se a pessoa precisa explicar fora do formulário o que cada campo significa, a pergunta ainda está imprecisa.

Rascunho, envio e validação

O ciclo de resposta tem dois momentos diferentes. O rascunho serve para trabalhar sem perder informação enquanto a atividade ainda está incompleta. O envio confirma que aquela versão da resposta está pronta para validação, revisão ou continuidade do fluxo.

• Rascunho permite preencher aos poucos sem declarar a resposta como final.
• Envio deve representar intenção clara de concluir ou encaminhar a resposta para a próxima etapa.
• Validação deve bloquear ausência de campos essenciais, formatos inválidos e respostas incompatíveis com a regra definida no modelo.
• Campos condicionais devem reduzir ruído. Se a condição esconde informação necessária para revisão, simplifique a estrutura.
• Mensagens de validação precisam indicar qual campo exige correção e por quê, para evitar tentativas repetidas sem diagnóstico.

Evite validação tardia demais: Se a inconsistência só aparece na revisão final, o formulário deixou a pessoa avançar com dado ruim. Ajuste obrigatoriedade, formato ou instrução do campo para capturar o problema antes do envio.

Versionar sem quebrar histórico

Versionamento evita confusão em formulários usados por várias equipes. Quando um modelo já recebeu respostas, mudar perguntas, alternativas ou obrigatoriedade pode alterar o significado do histórico. A versão preserva o que foi respondido sob a regra antiga e permite evoluir o modelo para novas respostas.

• Crie nova versão ao adicionar pergunta obrigatória, remover campo, trocar alternativas, mudar escala de avaliação ou alterar regra de validação.
• Edite a versão atual apenas para ajustes que não mudam significado, como correção de texto, clareza de instrução ou ordenação sem efeito na interpretação.
• Antes de publicar uma nova versão, confira quais tarefas, fluxos e entregáveis ainda usam a versão anterior.
• Mantenha versões antigas auditáveis quando já houver respostas associadas. O histórico precisa mostrar o que foi perguntado na época da resposta.

Não altere em uso sem plano: Se várias tarefas abertas dependem do modelo, mudar a estrutura sem versionar pode deixar respostas antigas e novas com sentidos diferentes. Quando houver dúvida, publique nova versão e deixe a anterior concluir o ciclo em andamento.

Ligar o modelo ao item certo

A associação do formulário define onde a resposta nasce e onde será encontrada depois. Um mesmo modelo pode servir a contextos diferentes, mas cada resposta precisa ficar ligada ao item que está sendo executado, revisado ou entregue.

1. Escolha o ponto de captura: Associe o formulário à tarefa, etapa de fluxo ou entregável que realmente exige resposta. Evite anexar ao projeto pai quando a decisão pertence a uma tarefa específica.
2. Confirme quem deve responder: Verifique papel, responsável e área antes de publicar. Se a pessoa certa não enxerga a tarefa ou não tem permissão para responder, o problema não está no texto do formulário.
3. Defina quem revisa: A resposta enviada precisa ter destino claro: revisão técnica, aprovação, validação de evidência, acompanhamento de prazo ou simples registro histórico.
4. Teste a jornada inteira: Abra a tarefa como quem vai responder, salve rascunho, envie, confira validações e abra o item como quem revisa. O teste confirma vínculo, permissões e leitura da resposta.

Resposta no item errado é perda de contexto: Copiar o mesmo texto para o local correto pode resolver a operação imediata, mas não explica por que a resposta nasceu fora do registro. Investigue associação do modelo, origem da tarefa, permissões e instrução do fluxo antes de considerar o problema encerrado.

Revisão e diagnóstico

Depois que as respostas chegam, revise conteúdo, completude e contexto. Uma resposta completa no formato pode ainda estar errada se não corresponde à tarefa, se usa evidência de outro período ou se responde a uma versão diferente do modelo esperado.

• Formulário não aparece na tarefa: confirme se o modelo foi associado ao tipo de tarefa ou etapa correta, se está publicado e se a tarefa foi criada depois da associação esperada.
• Pergunta nova não aparece para algumas respostas: confira se essas respostas continuam usando versão antiga do modelo.
• Não é possível enviar: veja qual campo a validação aponta, se há campo obrigatório vazio, formato inválido, anexo faltante ou resposta condicional incompleta.
• Rascunho parece perdido: confirme workspace, tarefa, pessoa responsável e se a resposta foi salva como rascunho ou apenas preenchida em uma tela fechada sem salvar.
• Resposta foi enviada no item errado: investigue origem da tarefa, link acessado, duplicidade de itens parecidos e associação do formulário ao fluxo.
• Revisão pede informação que o formulário não coleta: ajuste o modelo e publique nova versão para próximos casos, preservando o histórico já enviado.

Informações úteis para suporte: Ao pedir ajuda, informe workspace, nome do modelo, versão, tarefa ou fluxo vinculado, pessoa responsável pela resposta, etapa em que parou, mensagem de validação, exemplo afetado e o que deveria acontecer após o envio.