Suporte Okai

Aplica-se a: Notas fiscais, recibos de pagamento, dados fiscais, cobranças de assinatura, histórico financeiro e revisão de documentos emitidos pela Okai.

Nota fiscal e recibo respondem perguntas diferentes

A área de cobrança da Okai reúne documentos que comprovam duas coisas diferentes: a emissão fiscal da venda ou serviço e a confirmação de um pagamento. Antes de baixar qualquer arquivo, vale separar qual pergunta você precisa responder. A nota fiscal costuma atender contabilidade, fiscal e auditoria. O recibo ajuda a comprovar que uma cobrança específica foi paga.

Essa diferença evita retrabalho. Se a área financeira pediu o documento para conciliação de pagamento, o recibo pode ser suficiente. Se o pedido envolve escrituração, tomada de crédito, cadastro de fornecedor, fechamento fiscal ou conferência de razão social e CNPJ, procure a nota fiscal. Em alguns casos os dois documentos estarão associados ao mesmo período; em outros, um deles pode estar disponível antes do outro, conforme a confirmação do pagamento e o fluxo de emissão.

Use o documento certo: Baixe a nota fiscal quando precisar do documento fiscal emitido com dados legais. Baixe o recibo quando precisar demonstrar pagamento, valor cobrado, período ou identificação da transação.

Onde consultar os documentos

Os documentos ficam na área de conta e cobrança vinculada à assinatura. Se você participa de mais de uma organização ou workspace, comece confirmando se está no ambiente correto. Uma nota emitida para outra organização não aparece na conta atual só porque o mesmo e-mail tem acesso aos dois ambientes.

1. Abra a conta correta: Entre na Okai com o e-mail que tem acesso financeiro ou administrativo à organização da compra. Confirme o nome da organização e o workspace ativo antes de procurar documentos.
2. Acesse a área de cobrança: No menu de conta, abra a área relacionada a assinatura, cobrança, notas fiscais ou recibos. O nome pode variar conforme permissões e configuração da conta, mas os documentos ficam no histórico financeiro da assinatura.
3. Filtre pelo período: Use o período da competência, da cobrança ou do pagamento. Se a lista estiver longa, revise o intervalo aplicado antes de concluir que a nota não existe.
4. Abra ou baixe o arquivo: Selecione o documento desejado e confirme se ele abre corretamente. Para enviar à contabilidade, prefira baixar o arquivo completo em vez de encaminhar apenas uma captura de tela.
5. Registre a referência: Ao compartilhar internamente, informe data, valor, organização, número do documento quando disponível e período cobrado. Isso reduz confusão entre cobranças parecidas.

Permissão pode limitar a visualização: Se a opção de cobrança não aparece, pode faltar permissão administrativa ou financeira na organização. Nesse caso, peça a alguém com papel de administração da conta para baixar o documento ou ajustar seu acesso, em vez de procurar em outro workspace.

O que conferir antes de usar a nota

Antes de encaminhar a nota fiscal para fechamento ou auditoria, confira os dados principais. Uma divergência percebida cedo é mais simples de tratar do que um documento já lançado no processo interno errado.

• Razão social, nome empresarial ou identificação da entidade contratante.
• CNPJ, CPF ou outro documento fiscal informado no cadastro de cobrança.
• Endereço fiscal, quando ele compõe a emissão ou o cadastro financeiro.
• Valor total, tributos destacados, moeda e referência da cobrança.
• Data de emissão, competência ou período contratado.
• Número da nota, chave, código de verificação ou identificador fiscal quando disponível.
• Produto, plano, licença, assinatura, renovação ou serviço descrito no documento.

Dados fiscais alterados depois podem não mudar documentos já emitidos: Se razão social, CNPJ ou endereço foram corrigidos somente depois da emissão, a nota anterior pode continuar com os dados antigos. Atualize o cadastro para próximas emissões e acione suporte ou financeiro quando precisar avaliar correção, cancelamento, substituição ou orientação contábil para a nota já emitida.

Quando os dados fiscais estão errados

Dado fiscal errado não deve ser resolvido apenas baixando outro documento ou trocando o nome do arquivo. Primeiro identifique se o erro veio do cadastro de cobrança, de uma alteração feita depois da emissão, de uma conta diferente da compra ou de um vínculo de assinatura incorreto.

1. Compare a nota com o cadastro de cobrança: Veja se os dados exibidos na conta correspondem ao que saiu no documento. Se ambos estão iguais e incorretos, o problema provavelmente está no cadastro usado para emissão.
2. Verifique quando a correção foi feita: Se o cadastro foi alterado depois da data de emissão, a nota pode ter sido gerada com a informação vigente naquele momento. Anote a data da alteração e a data da nota.
3. Confirme a organização da assinatura: Quando há grupo econômico, filiais, contas de teste ou ambientes de cliente e consultoria, confira se a assinatura foi comprada pela entidade correta. Documentos fiscais seguem a entidade contratante da cobrança.
4. Abra um chamado com evidência objetiva: Inclua número da nota, data de emissão, valor, dados que aparecem, dados esperados e o motivo da correção. Evite enviar apenas um print sem identificar qual documento precisa de análise.

Não ajuste só a apresentação: Se o documento nasceu com dados errados, a correção precisa passar pelo cadastro, pela assinatura ou pelo processo fiscal aplicável. Renomear o arquivo ou trocar uma descrição interna não corrige a emissão.

Quando o recibo é suficiente

O recibo é útil quando você precisa demonstrar que uma cobrança foi paga ou reconciliar uma transação no cartão, boleto, transferência ou outro meio aceito pela assinatura. Ele normalmente ajuda mais em rotinas de contas a pagar do que em obrigações fiscais.

• Conciliação de cobrança paga no cartão corporativo.
• Comprovação de pagamento para reembolso ou prestação de contas.
• Identificação de período, plano ou assinatura referente ao valor.
• Conferência entre extrato financeiro e histórico de cobrança da Okai.
• Acompanhamento interno enquanto a nota fiscal ainda está em emissão ou validação.

Recibo não substitui nota fiscal em exigência fiscal: Se a área contábil solicitou especificamente a nota fiscal, envie a nota fiscal. O recibo pode complementar a conciliação, mas não resolve sozinho uma solicitação que exige documento fiscal emitido.

Documento não aparece na lista

A ausência de documento pode ter causas diferentes. O caminho correto é descartar contexto errado antes de abrir um chamado: conta incorreta, período filtrado, pagamento ainda não confirmado, permissão insuficiente ou assinatura vinculada a outra organização.

• Confirme se a cobrança já foi paga ou compensada. Documento de pagamento pode não aparecer enquanto a transação estiver pendente.
• Revise o período do filtro. Uma renovação no fim do mês pode ser procurada na competência errada.
• Verifique se você entrou com o e-mail associado à organização da assinatura.
• Confirme se a assinatura foi comprada por matriz, filial, parceiro, consultoria ou outra entidade do grupo.
• Peça a alguém com permissão administrativa para conferir se a área de cobrança aparece para essa organização.
• Atualize a página e tente novamente se o pagamento acabou de ser confirmado.

Não refaça pagamento para forçar documento: Se a cobrança parece paga, mas o recibo ou a nota ainda não aparece, não tente pagar de novo para gerar outro registro. Reúna os dados da transação e acione suporte ou financeiro para evitar duplicidade.

Como reportar divergência sem perder tempo

Quando precisar de ajuda, envie um relato que permita localizar exatamente o documento. A investigação costuma depender de data, organização, valor, número da nota ou identificador da cobrança. Sem esses dados, o atendimento começa tentando descobrir qual item da lista está em discussão.

• Organização e workspace em que você está consultando a cobrança.
• E-mail usado para acessar a Okai.
• Tipo de documento solicitado: nota fiscal, recibo ou ambos.
• Período da cobrança, data de pagamento e valor.
• Número da nota, código de verificação, identificador do recibo ou referência disponível na tela.
• Dados atuais do documento e dados esperados.
• Print da tela de cobrança quando ele mostrar lista, período e documento, sem expor dados sensíveis desnecessários.

Pergunta que acelera o atendimento: Diga o que precisa acontecer: liberar acesso ao documento, localizar nota de um período, corrigir cadastro para próxima emissão, analisar substituição de nota, confirmar pagamento ou explicar por que o recibo ainda não está disponível.

Sinais de que está tudo certo

Depois de baixar o documento, faça uma conferência simples antes de encerrar a demanda interna. O objetivo é garantir que o arquivo resolve a necessidade financeira ou fiscal que motivou a busca.

• O arquivo abre sem erro e pode ser salvo ou encaminhado.
• A organização, razão social e documento fiscal batem com a compra.
• O valor e o período correspondem à cobrança que você queria comprovar.
• A nota tem número, data e identificadores fiscais esperados para lançamento.
• O recibo identifica a transação paga e não parece duplicado.
• Qualquer divergência foi reportada com número, data, valor e dados esperados.