Suporte Okai

Aplica-se a: Leitura individual, confirmação de ciência, divulgações para grupos, comunicados regulatórios, normas compartilhadas e acompanhamento de pendências de leitura na Okai.

Leitura é ciência, não execução

Marcar como lido serve para registrar que você abriu um conteúdo, leu o que era relevante e reconheceu ciência daquele material dentro da Okai. Esse registro é útil quando a organização precisa demonstrar que uma norma, comunicado, orientação ou atualização foi disponibilizada e acompanhada, mas não exige uma entrega operacional no mesmo ato.

A leitura não substitui uma tarefa, uma aprovação, uma evidência anexada, uma resposta em formulário nem um aceite jurídico específico. Ela responde a uma pergunta mais simples: quem já tomou ciência deste conteúdo? Quando a pergunta correta é quem executou, corrigiu, aprovou, justificou ou enviou uma comprovação, o fluxo precisa ser outro.

Critério rápido: Se basta saber que o conteúdo foi lido, use leitura. Se alguém precisa fazer algo depois de ler, registre a ação esperada em tarefa, formulário, controle, projeto ou outro fluxo apropriado.

Quando marcar como lido

Use a marcação de leitura quando o conteúdo já está disponível na Okai e a responsabilidade é individual: você confirma a própria ciência depois de consultar a norma, divulgação ou orientação. O registro deve refletir uma leitura real do conteúdo necessário para entender o impacto da comunicação.

• Uma norma foi compartilhada para conhecimento da área, sem prazo de resposta ou plano de ação vinculado.
• Um comunicado interno explica mudança de procedimento e a organização quer acompanhar quem tomou ciência.
• Uma atualização regulatória precisa ficar registrada como lida pela equipe responsável pela análise.
• Uma divulgação pede confirmação individual, mas não coleta comentário, anexo, aprovação ou decisão.

Não marque por conveniência: Evite marcar como lido apenas para limpar pendência se você não abriu o conteúdo certo ou se ainda não entendeu a comunicação. Em temas de compliance, a marcação deve representar ciência do material, não organização visual da fila.

Quando leitura não é suficiente

Há situações em que confirmar ciência é pouco. Se a comunicação gera obrigação, decisão ou risco, a Okai precisa guardar o rastro adequado do que foi feito depois da leitura.

• Use tarefa quando existe responsável, prazo, etapa de execução, evidência ou acompanhamento de status.
• Use formulário quando a resposta precisa ser estruturada, comparável ou revisada por outra área.
• Use controle ou projeto quando a norma exige plano de ação, acompanhamento recorrente ou governança de implementação.
• Use aprovação quando alguém precisa validar uma decisão antes de ela ser considerada concluída.
• Use anexo ou evidência quando a pergunta futura será como a ação foi comprovada, não apenas quem leu.

Leitura pode coexistir com ação: Uma divulgação pode pedir ciência e, separadamente, criar tarefas para tratamento. O importante é não esperar que o status de lido prove uma execução que pertence a outro registro.

Registrar a própria leitura

1. Abra o item divulgado: Acesse a norma, comunicado, divulgação ou conteúdo indicado a partir da área em que a pendência aparece. Confirme se está no workspace correto e se o título corresponde ao material que você precisa ler.
2. Leia o conteúdo necessário: Confira a mensagem da divulgação, o documento ou os trechos relevantes da norma. Quando houver link, anexo ou referência interna, abra o material que sustenta a comunicação antes de confirmar ciência.
3. Use a ação de marcar como lido: Depois da leitura, registre a ciência pelo comando disponível no item. Se a tela também apresentar tarefa, comentário obrigatório ou formulário, conclua o fluxo indicado em vez de tratar a leitura como encerramento total.
4. Confirme se a pendência saiu da sua lista: Volte à lista de pendências, central de leituras ou divulgação para verificar se o status foi atualizado. Se a pendência continuar, atualize a página e confira se você está usando a mesma conta e o mesmo workspace.

Registro é pessoal: A marcação de leitura deve representar a sua própria ciência. Se outra pessoa precisa confirmar, ela deve entrar com a própria conta e registrar a leitura no escopo em que recebeu a divulgação.

Acompanhar uma divulgação enviada a grupos

Quando você acompanha uma divulgação, o objetivo é entender o alcance da comunicação: quem recebeu, quem já leu, quem ainda está pendente e se existe algum bloqueio de acesso impedindo a leitura. O painel também mostra se a comunicação foi endereçada ao público certo.

1. Abra a divulgação original: Use o registro da divulgação, não apenas a norma ou o conteúdo divulgado. É nele que ficam o público destinatário, a data de envio, os status de leitura e as pendências.
2. Revise o público destinatário: Confira se foram selecionados os grupos, papéis, áreas ou pessoas corretas. Uma baixa taxa de leitura pode indicar público amplo demais, grupo desatualizado ou pessoas sem acesso ao workspace.
3. Separe pendência real de bloqueio: Pendência real significa que a pessoa recebeu e ainda não registrou ciência. Bloqueio significa que ela não consegue abrir o item, não pertence mais ao grupo, entrou com outro e-mail ou não tem permissão para o conteúdo divulgado.
4. Aja conforme a causa: Para pendência real, reforce a comunicação ou combine prazo. Para bloqueio, corrija acesso, grupo ou escopo do envio antes de reenviar cobranças. Para público errado, avalie nova divulgação com destinatários corretos.

Acompanhamento bom melhora o próximo envio: Ao revisar quem ficou pendente, observe padrões: grupos grandes demais, convites não aceitos, workspace incorreto ou conteúdo sem contexto. Esses sinais ajudam a ajustar futuras divulgações.

Antes de cobrar leituras pendentes

Uma pendência de leitura nem sempre significa desatenção. Antes de tratar o status como falha individual, confira se a divulgação permitia leitura sem obstáculos.

• O conteúdo divulgado ainda está publicado, acessível e na versão correta?
• A divulgação foi enviada ao workspace em que as pessoas trabalham?
• Os destinatários têm permissão para abrir o item, anexo, norma ou documento referenciado?
• O grupo usado no envio está atualizado ou contém pessoas que mudaram de área?
• Existe uma tarefa paralela que pode estar confundindo leitura com execução?

Não corrija status manualmente sem entender a causa: Se muitas leituras aparecem pendentes de forma inesperada, investigue público, permissão, workspace, acesso ao conteúdo e data de envio. Alterar rótulos, reenviar em massa ou criar exceções visuais pode esconder o problema real.

Como interpretar os status

Os status de leitura ajudam a reconstruir a circulação da informação. Eles são mais úteis quando lidos junto com público, data e contexto do envio. Um percentual alto indica alcance, mas não prova entendimento, concordância ou execução.

• Lido: a ciência foi registrada para aquele destinatário, naquele contexto de divulgação ou item.
• Pendente: ainda não há registro de leitura para o destinatário esperado.
• Sem acesso ou inconsistência de público: a pendência pode estar ligada a permissão, convite, workspace, grupo ou vínculo desatualizado.
• Reenvio ou nova divulgação: o histórico anterior não deve ser confundido com uma nova rodada de ciência se o conteúdo, público ou obrigação mudou.
• Leitura individual fora da divulgação: pode registrar ciência do item, mas talvez não quite a pendência de uma divulgação específica se o produto exigir leitura no contexto do envio.

Datas importam: Em revisões e auditorias, a data de leitura costuma ser tão importante quanto o status. Ela mostra se a ciência ocorreu antes ou depois de prazo, publicação, atualização da norma ou comunicação complementar.

Diagnóstico de problemas comuns

Quando o registro de leitura não aparece como esperado, procure a causa no contexto do item antes de repetir a ação ou criar nova divulgação. A maior parte dos problemas vem de conta, workspace, escopo do envio ou permissão.

• Marquei como lido, mas continua pendente: confira se você leu a divulgação correta, se voltou para a lista do mesmo workspace e se a pendência pertence a outro envio.
• O botão de leitura não aparece: verifique se o item exige ciência, se você é destinatário da divulgação e se tem permissão para interagir com aquele conteúdo.
• Receberam aviso, mas não abrem o material: confirme convite aceito, e-mail usado no login, vínculo com o workspace e acesso ao item referenciado.
• A divulgação foi para o grupo errado: ajuste o cadastro ou seleção de destinatários e avalie uma nova comunicação para o público correto, preservando o histórico do envio anterior.
• A norma mudou depois da leitura: se a alteração muda o conteúdo que precisa ser conhecido, trate como nova comunicação ou nova rodada de ciência.
• A equipe quer provar que leu e executou: mantenha a leitura como ciência e vincule a execução a tarefas, controles, evidências ou projetos.

Sinal de sucesso: O registro está saudável quando a leitura aparece para quem confirmou ciência, as pendências refletem destinatários reais, pessoas sem acesso são tratadas como problema de escopo ou permissão, e ninguém usa status de lido como prova de uma ação que não foi registrada.