Suporte Okai

Aplica-se a: Administração de licenças em assinaturas corporativas da Okai, incluindo membros, workspaces, recursos pagos, reaproveitamento de vagas, transferências e diagnóstico de acesso.

Licença libera recurso, permissão libera ação

Gerenciar licenças na Okai é controlar quem pode consumir recursos contratados pela empresa. A licença define se uma pessoa está habilitada para usar uma capacidade paga; o grupo de permissões, o perfil e o vínculo ao workspace definem o que ela consegue ver ou fazer depois que entra.

Essa separação evita dois diagnósticos errados. Se alguém está no workspace, mas não acessa um recurso contratado, pode faltar licença. Se a licença está atribuída, mas menus, botões ou registros não aparecem, investigue permissões, perfil regulatório, área ativa ou associação ao workspace antes de trocar a licença de lugar.

Trate licença como um recurso da assinatura, não como propriedade permanente de uma conta. Quando alguém sai de uma área, fica inativo ou deixa de precisar do recurso, a licença pode ser liberada e reaproveitada conforme o limite contratado e a política interna.

Pense em quatro camadas: Para um acesso funcionar, precisam estar coerentes: conta, workspace, licença e permissões. Ajustar só uma camada pode não resolver se outra estiver divergente.

O que conferir antes de mexer

Antes de atribuir, remover ou transferir licença, faça uma leitura rápida do cenário. Isso reduz retrabalho e ajuda a distinguir falta de vaga contratada de configuração administrativa incompleta.

• Assinatura ativa: confirme se o plano corporativo está ativo e se inclui o recurso que será liberado.
• Quantidade contratada: compare total de licenças, licenças em uso e licenças disponíveis.
• Workspace: verifique se você está administrando o ambiente certo.
• Pessoa correta: confira nome, e-mail, convite aceito e status do membro antes de consumir uma licença.
• Perfil e permissões: alinhe licença com o grupo de permissões necessário para a atividade que será executada.

Não use licença para compensar permissão errada: Atribuir uma licença extra não concede automaticamente acesso administrativo, visão regulatória ou autorização de edição. Se a pessoa já tem a licença certa e ainda assim não vê a área esperada, o ajuste provavelmente está no grupo, no perfil ou no workspace.

Atribuir uma licença

Atribua licença quando a pessoa já faz parte da organização e precisa usar um recurso pago da assinatura. Valide conta, workspace e função antes, porque a licença passa a contar contra o limite contratado assim que fica ativa.

1. Abra a área de assinatura ou pessoas: Entre no workspace que será administrado e acesse a área em que a Okai mostra membros, uso da assinatura ou recursos licenciados.
2. Confira o saldo de licenças: Veja quantas licenças existem no contrato, quantas já estão atribuídas e se há vaga disponível para a nova pessoa.
3. Localize a pessoa pelo e-mail: Use o e-mail corporativo como referência principal. Nomes parecidos, aliases e contas antigas podem levar a uma atribuição no membro errado.
4. Atribua a licença necessária: Selecione a licença relacionada ao recurso que será usado. Se houver mais de um tipo, escolha a que corresponde à atividade esperada.
5. Revise permissões e perfil: Depois da licença, confirme se grupo de permissões e perfil regulatório permitem acessar a área de trabalho.
6. Peça uma validação prática: Oriente a pessoa a sair e entrar novamente, selecionar o workspace correto e abrir o recurso licenciado.

Quando não houver licença disponível: Se o saldo estiver zerado, remova uma licença ociosa, ajuste o contrato ou aguarde liberação interna. Evite trocar licenças em sequência sem saber quem ainda depende do recurso.

Remover sem quebrar a operação

Remover licença libera capacidade contratada, mas também pode interromper acesso a áreas pagas. Antes de liberar uma vaga, confirme se a pessoa não precisa mais do recurso ou se a saída faz parte de transferência, desligamento, mudança de equipe ou correção de atribuição.

• Remova quando a pessoa ficou inativa, saiu da empresa ou não atua mais no processo que depende do recurso pago.
• Remova quando a licença foi atribuída ao membro errado e ainda não deve permanecer ali.
• Registre internamente por que a licença foi liberada quando a empresa precisa de rastreabilidade administrativa.

Inativar não é sempre o mesmo que remover licença: Dependendo da configuração, uma pessoa inativa pode deixar de acessar a Okai, mas ainda aparecer em relatórios, histórico ou controles administrativos. Confira se a licença foi de fato liberada no contador da assinatura.

Transferir para outra pessoa

Transferência de licença é uma troca administrativa: a vaga deixa de ser consumida por uma pessoa e passa a ser consumida por outra. Faça a transição sem confundir titularidade de tarefas, histórico de auditoria e acesso futuro.

1. Identifique a licença que será reaproveitada: Confirme qual recurso está licenciado, quem usa hoje e por que a vaga pode ser liberada.
2. Confira pendências da pessoa atual: Antes de remover, veja se existem atividades, aprovações, evidências ou responsabilidades que precisam ser concluídas ou redistribuídas.
3. Remova a licença da origem: Libere a vaga no membro que não deve mais consumir o recurso. Depois da remoção, confirme se o contador de licenças disponíveis foi atualizado.
4. Atribua a licença ao destino: Localize a nova pessoa pelo e-mail, confirme workspace e aplique a licença correspondente ao recurso necessário.
5. Ajuste permissões relacionadas: Se a função mudou de dono, revise grupos, perfis e responsabilidades para que o acesso acompanhe a nova distribuição de trabalho.
6. Valide a troca: Quem recebeu a licença deve abrir o recurso; quem perdeu a licença não deve mais acessar áreas pagas que dependiam dela.

Não apague histórico para transferir acesso: Licença não deve ser usada para reescrever autoria, trilha de auditoria ou responsabilidade já registrada. Se há trabalho pendente em nome de alguém, redistribua a atividade pelo fluxo correto em vez de tentar resolver apagando vínculos.

Quando parece licenciado, mas não acessa

Se a licença aparece atribuída e o recurso ainda não abre, investigue por camadas. Trocar a licença sem entender a causa pode esconder o problema real.

1. Confirme a conta autenticada: Peça para a pessoa verificar o e-mail exibido no perfil da Okai. O acesso precisa acontecer na mesma conta que recebeu a licença.
2. Verifique o workspace ativo: Em empresas com vários ambientes, a licença pode estar no workspace corporativo correto enquanto a pessoa está navegando em outro ambiente.
3. Revise o tipo de licença: Confirme se a licença atribuída libera exatamente a área que está sendo acessada.
4. Compare grupo e perfil: Se o recurso existe, mas ações específicas não aparecem, veja permissões, perfil regulatório e responsabilidades atribuídas.
5. Atualize a sessão: Depois de mudanças administrativas, sair e entrar novamente ajuda a carregar o estado atual.
6. Registre o erro com contexto: Se continuar falhando, anote e-mail, workspace, licença atribuída, recurso esperado, horário do teste e mensagem exibida.

Sinal útil para diagnóstico: Quando a área inteira não aparece, suspeite primeiro de workspace, permissão ou perfil. Quando a área aparece, mas o recurso pago bloqueia a continuidade, suspeite de licença, saldo ou tipo de licença.

Auditoria e manutenção periódica

Licenças corporativas mudam junto com equipes, projetos e responsabilidades. Uma revisão periódica evita vagas presas a pessoas inativas e mostra se o contrato está adequado ao uso real.

• Revise membros inativos ou sem acesso recente que ainda consomem licença.
• Compare áreas de negócio com o uso das licenças para identificar excesso, falta ou concentração indevida.
• Valide se pessoas com função crítica continuam licenciadas antes de ciclos de auditoria, fechamento ou entrega regulatória.
• Use os contadores da assinatura como ponto de partida, mas confirme os casos sensíveis na lista de membros.

Boa cadência de revisão: Faça uma checagem sempre que houver entrada ou saída de equipe, mudança de área, renovação de contrato, reorganização de workspaces ou reclamação recorrente de acesso.

Quando acionar suporte

Acione suporte quando a configuração parece correta e mesmo assim a Okai não acompanha o esperado: contador não atualiza, licença desaparece, recurso continua bloqueado ou uma pessoa aparece duplicada.

• Informe organização, workspace e e-mail da pessoa afetada.
• Diga qual licença deveria estar atribuída, qual recurso deveria abrir e qual saldo aparece no momento do teste.
• Explique a sequência feita: atribuição, remoção, transferência ou validação após login.
• Envie mensagem de erro, horário aproximado e prints sem senhas, tokens ou códigos de autenticação.
• Se houve troca recente de contrato, convites ou workspaces, descreva essa mudança para encurtar o diagnóstico.

Não compartilhe credenciais para testar licença: Suporte e administradores não precisam da senha de ninguém para validar licenças. Use evidências de configuração, prints e testes com a própria conta afetada.