Suporte Okai

Aplica-se a: Compliance Hub, Explorer, calendário, projetos, tarefas, divulgações, leituras obrigatórias e acompanhamento de normas no workspace.

O que você resolve no Compliance Hub

O Compliance Hub é a entrada operacional para transformar conteúdo regulatório em ação acompanhável. Ele ajuda a sair de uma pergunta ampla, como o que mudou, para uma trilha concreta: localizar a norma, entender impacto, comunicar, executar e acompanhar prazos.

Nos primeiros acessos, o objetivo não é dominar todos os módulos. O mais importante é entender como a Okai conecta contexto regulatório e execução. Quando uma ação nasce da norma, a equipe preserva a fonte, reduz retrabalho e consegue explicar depois por que uma tarefa, uma comunicação ou um projeto existe.

Comece pela pergunta certa: Antes de abrir várias telas, defina se você quer consultar uma norma, avaliar impacto, comunicar uma mudança, cobrar leitura, organizar um projeto ou verificar pendências. Essa decisão evita criar uma tarefa solta quando o trabalho deveria nascer vinculado ao conteúdo regulatório.

Confirme o contexto antes de confiar nos resultados

O Compliance Hub sempre responde a partir do workspace ativo, do perfil disponível e das permissões concedidas. Isso afeta normas exibidas, coleções, filtros, projetos, tarefas, responsáveis e ações habilitadas. Se o ambiente estiver errado, a tela pode parecer vazia, incompleta ou trazer uma operação diferente da esperada.

• Confira o workspace ativo no cabeçalho ou no seletor de ambiente antes de pesquisar normas ou criar ações.
• Verifique se o perfil associado corresponde à sua rotina, como consulta, análise, gestão, aprovação ou administração.
• Observe se o módulo de Compliance Hub está disponível naquele workspace e se as coleções regulatórias esperadas aparecem.
• Se você trabalha com mais de uma empresa, unidade, cliente ou operação, trate a confirmação de ambiente como primeiro passo obrigatório.

Não corrija contexto criando duplicidade: Se uma norma, tarefa ou divulgação parece estar no lugar errado, investigue workspace, perfil, vínculo e origem do dado. Criar outra tarefa ou renomear algo só espalha o problema e dificulta auditoria.

Leia o painel como uma fila de trabalho

O painel inicial deve ajudar a decidir onde concentrar atenção. Leia os agrupamentos como sinais de trabalho: publicações recentes podem exigir triagem, prazos próximos pedem execução, leituras pendentes indicam comunicação incompleta e projetos ativos mostram mudanças que já viraram plano.

Para uma primeira rodada, escolha uma trilha pequena e real: abra uma norma relevante, confira metadados, veja prazos ou vigência, identifique áreas impactadas e decida se o próximo passo é leitura, divulgação, tarefa ou projeto.

Nem todo item exige projeto: Use projeto quando houver coordenação, várias etapas, responsáveis diferentes, evidências ou acompanhamento por prazo. Para uma ação pontual, uma tarefa vinculada à norma pode ser suficiente. Para ciência formal, leitura ou divulgação costuma ser o caminho mais claro.

Encontrar a norma certa

A busca no Compliance Hub e no Explorer deve ser usada com intenção. Comece pelo termo mais confiável: número da norma, órgão emissor, tema regulatório, expressão do texto ou referência usada internamente. Depois refine por filtros, como regulador, tipo, data, vigência, status, tema ou coleção disponível no workspace.

1. Pesquise pelo identificador mais específico: Quando souber número, órgão ou ano, use esses dados primeiro. Eles reduzem resultados parecidos e ajudam a distinguir norma, alteração, revogação, comunicado ou material relacionado.
2. Abra o item e valide os metadados: Confira título, tipo, órgão, publicação, vigência, ementa ou resumo. Se esses sinais não combinam com a necessidade, volte para a busca antes de criar qualquer ação.
3. Leia o conteúdo com foco em consequência: Procure obrigações, prazos, exceções, áreas afetadas e evidências esperadas. A leitura inicial não precisa encerrar a análise, mas deve ser suficiente para escolher o próximo movimento.
4. Preserve o vínculo da ação: Sempre que a ação nasce de uma norma, use os comandos disponíveis a partir do próprio contexto do item. Assim a tarefa, leitura, divulgação ou projeto mantém referência à fonte regulatória.

Resultado inesperado é sinal de investigação: Se o item aparece com classificação, órgão ou escopo incoerente, confirme fonte, coleção, importação, workspace e filtros antes de concluir que a norma está correta.

Escolha a ação adequada

Depois de entender a norma, escolha a ação pelo tipo de controle que você precisa gerar. A decisão importa porque cada ação produz um rastro diferente: leitura comprova ciência, divulgação organiza comunicação, tarefa cobra execução pontual e projeto coordena um plano com várias frentes.

• Use leitura quando pessoas ou áreas precisam confirmar ciência sobre uma norma, uma alteração ou uma orientação interna relacionada.
• Use divulgação quando a mudança precisa ser comunicada de forma organizada, com público, mensagem, prazo e acompanhamento de alcance.
• Use tarefa quando há uma entrega objetiva, como revisar procedimento, anexar evidência, confirmar aplicabilidade ou responder a uma análise.
• Use projeto quando a norma exige planejamento, etapas, responsáveis, dependências, aprovação, evidências e acompanhamento ao longo do tempo.
• Use calendário para manter prazos visíveis quando vigência, resposta regulatória, auditoria ou obrigação recorrente precisam de acompanhamento.

Evite tarefa sem contexto regulatório: Quando a demanda nasceu de uma norma, crie a ação a partir do item regulatório ou vincule a norma antes de salvar. Tarefas soltas podem até aparecer na lista, mas perdem explicabilidade e dificultam prestação de contas.

Monte uma primeira rotina semanal

Uma equipe começando no Compliance Hub costuma ganhar consistência com uma rotina simples: triagem de novidades, análise de impacto, comunicação, execução e revisão de pendências. O essencial é repetir a mesma lógica até que todos saibam onde registrar decisões e onde acompanhar o trabalho.

1. Faça a triagem das publicações relevantes: Revise normas recentes, alertas ou coleções acompanhadas pelo workspace. Marque o que exige leitura, análise ou ação, e deixe de fora o que não se aplica para não gerar ruído.
2. Registre a decisão de aplicabilidade: Quando a operação precisa justificar por que algo se aplica ou não, registre a análise no contexto correto. A decisão deve ser compreensível para quem revisar o histórico depois.
3. Distribua responsabilidades: Transforme a análise em leituras, divulgações, tarefas ou projeto. Defina responsável, prazo e expectativa de evidência quando houver entrega verificável.
4. Acompanhe no calendário e nas listas: Use prazos, status e responsáveis para revisar o que está atrasado, o que depende de outra área e o que já pode ser concluído.
5. Feche o ciclo com evidência: Antes de encerrar tarefa ou projeto, confirme se a entrega esperada está registrada, anexada ou descrita.

Como validar que está funcionando

A validação deve combinar conteúdo, vínculo e execução. O fluxo está funcionando quando origem regulatória, decisão tomada, responsáveis e prazos conseguem ser entendidos como uma mesma história.

• A norma correta aparece para o workspace e o perfil usados pela equipe.
• Leituras, divulgações, tarefas e projetos criados a partir da norma mostram vínculo com o contexto regulatório.
• Prazos aparecem no calendário ou nas visões operacionais esperadas.
• A equipe consegue explicar o motivo de uma ação olhando para a norma, a análise ou o histórico vinculado.
• Itens concluídos mantêm evidência, comentário ou registro suficiente para auditoria e revisão futura.

Bom início é rastreável: Nos primeiros dias, prefira poucos casos bem vinculados a muitas ações criadas rapidamente. A maturidade aparece quando cada entrega pode ser rastreada até a fonte e até a decisão tomada.

Quando algo não parece certo

Problemas nos primeiros acessos geralmente caem em três grupos: contexto errado, filtro restritivo ou ação criada fora do vínculo adequado. Diagnosticar nessa ordem evita retrabalho e controles paralelos.

• Norma não aparece: confirme workspace, coleção regulatória, perfil, filtros ativos, órgão, data e termos usados na busca.
• Ação esperada não está disponível: verifique permissões, licença do módulo e se você abriu o item em um contexto que permite criar leitura, divulgação, tarefa ou projeto.
• Tarefa aparece sem norma vinculada: revise como ela foi criada. Se a demanda nasceu de conteúdo regulatório, ajuste o vínculo antes de usar a tarefa como referência operacional.
• Responsável não consegue acessar: compare workspace, papel, grupo de permissão e vínculo com projeto ou tarefa.
• Prazo não aparece no calendário: confira se a ação tem data definida, se o calendário está no mesmo workspace e se filtros de status ou responsável não escondem o item.
• Comunicação foi enviada, mas não há retorno: use leitura, acompanhamento de divulgação ou tarefa de confirmação.

O que informar ao suporte: Ao pedir ajuda, envie workspace ativo, perfil, norma ou ação afetada, filtro usado, horário aproximado, resultado esperado e resultado obtido. Esses dados permitem separar problema de acesso, busca, configuração, vínculo e execução.