Suporte Okai

Aplica-se a: Administração de pessoas convidadas ou já ativas em uma organização Okai, incluindo convites corporativos, vínculo ao workspace, perfil regulatório, grupo de permissão, licença, alterações de responsabilidade e desativação.

Acesso começa antes do primeiro login

Gerenciar pessoas na Okai não é só enviar um convite. O acesso completo passa por uma sequência: convite enviado para a identidade correta, aceite pela conta certa, criação ou ativação do membro, associação ao workspace, definição de perfil regulatório, grupo de permissão e, quando aplicável, atribuição de licença.

Cada etapa resolve uma parte diferente do problema. O convite abre a porta de entrada. O membro representa o vínculo administrativo com a organização. O workspace define onde essa pessoa trabalha. O perfil e o grupo determinam contexto, responsabilidades e ações permitidas. A licença libera recursos contratados que podem ter limite de uso ou cobrança.

Quando alguém relata que entrou na Okai, mas não vê o ambiente esperado, trate o caso como uma cadeia de acesso, não como um erro único. Primeiro confirme a identidade usada no aceite, depois o status do convite, o vínculo como membro, o workspace associado e, por último, permissões e licença.

Não corrija acesso só pela tela final: Se um membro aparece ativo sem conseguir operar, não tente compensar com uma permissão ampla sem entender a causa. Pode faltar vínculo ao workspace, perfil regulatório, grupo correto ou licença. A correção segura acontece na camada que realmente está incompleta.

Antes de convidar

Um convite bem feito evita retrabalho, contas duplicadas e acessos concedidos para a identidade errada. Antes do envio, confirme quem deve entrar, o que será feito na Okai e por quanto tempo esse vínculo deve existir.

• Use o e-mail corporativo correto, exatamente como deve ser usado no login. Alias, domínios antigos e contas pessoais podem criar vínculos separados.
• Confirme se a pessoa deve entrar na organização inteira, em um workspace específico ou em mais de um workspace.
• Defina o papel real antes do convite: consulta, operação, aprovação, administração, auditoria ou acompanhamento temporário.
• Escolha o grupo de permissão com menor privilégio suficiente para a atividade planejada.
• Verifique se há licença disponível quando o recurso desejado depende de plano, módulo ou capacidade contratada.

Enviar convite e preparar o membro

1. Abra a administração da organização ou do workspace: Entre no ambiente administrativo em que os membros são gerenciados. Se a organização tem vários workspaces, confira o ambiente ativo antes de criar o convite.
2. Informe o e-mail corporativo: Digite o endereço que a pessoa usará para entrar. Compare com o cadastro interno, diretório corporativo ou solicitação aprovada. Evite variações de escrita e domínios alternativos sem validação.
3. Associe o workspace correto: Defina em quais ambientes o novo membro deverá trabalhar. Fazer parte da organização não significa, necessariamente, ter acesso a todos os workspaces.
4. Atribua perfil e grupo: Selecione o perfil regulatório e o grupo de permissão compatíveis com a função. Se ainda houver dúvida sobre responsabilidade, prefira concluir a definição com o gestor da área antes de liberar operação sensível.
5. Atribua licença quando necessário: Se o trabalho envolve módulo licenciado, recurso pago ou capacidade limitada, vincule a licença antes de orientar o primeiro uso. Sem isso, o membro pode entrar, mas encontrar funções indisponíveis.
6. Envie orientação mínima de acesso: Depois do convite, informe qual e-mail deve ser usado, qual workspace abrir e quais áreas testar no primeiro login. Essa orientação reduz chamados causados por aceite em conta errada ou ambiente incorreto.

Perfil, grupo e licença fazem coisas diferentes

É comum investigar um problema de acesso olhando apenas para uma dessas camadas. Na prática, elas se complementam. Separar o que cada uma controla ajuda a resolver o caso sem conceder privilégios excessivos.

• Perfil regulatório descreve o contexto de atuação e pode influenciar responsabilidades, visões e enquadramentos esperados no trabalho regulatório.
• Grupo de permissão controla ações disponíveis, como visualizar, criar, editar, aprovar, administrar membros ou configurar áreas sensíveis.
• Licença libera recursos contratados ou limitados. Um grupo pode permitir uma ação, mas o recurso continuar indisponível se a licença não estiver atribuída.
• Workspace delimita os dados acessíveis. A mesma pessoa pode ter permissões diferentes em ambientes diferentes.
• Status do membro indica se o vínculo está ativo, pendente, bloqueado, desativado ou removido para fins administrativos.

Menor privilégio suficiente: Permissão administrativa deve ser exceção consciente, não solução rápida para falta de acesso. Se a pessoa só precisa consultar normas, acompanhar tarefas ou registrar evidências, escolha o grupo que permita exatamente esse trabalho.

Acompanhar convites pendentes

Convites pendentes precisam de acompanhamento porque representam trabalho não concluído. Enquanto o aceite não acontece, a pessoa não está pronta para operar e a equipe pode acreditar, por engano, que o acesso já foi liberado.

1. Revise a lista de pendências: Verifique convites enviados, data de emissão, e-mail destinatário e workspace associado. Priorize convites antigos, reenviados várias vezes ou vinculados a atividades urgentes.
2. Compare com a solicitação original: Confirme se o e-mail e o escopo ainda fazem sentido. Se a pessoa mudou de área antes de aceitar, atualize o pedido em vez de insistir no convite antigo.
3. Reenvie apenas quando o convite correto ainda for válido: Use reenvio quando o destinatário não recebeu, perdeu o e-mail ou precisa de nova notificação. Se o endereço, workspace ou perfil estavam errados, cancele ou substitua o convite e faça um novo envio correto.
4. Feche convites que não devem mais existir: Convite para pessoa que saiu, prestador que não iniciou ou área que cancelou a solicitação deve ser removido ou invalidado conforme o fluxo administrativo disponível.

Mudança de área ou responsabilidade

Quando uma pessoa muda de área, assume nova função ou deixa de atuar em determinado escopo, o acesso também precisa mudar. O ajuste correto geralmente combina remoção do que não é mais necessário com inclusão do novo contexto de trabalho.

1. Mapeie o acesso atual: Antes de alterar, registre workspaces, grupos, perfil e licenças atuais. Isso evita remover algo crítico sem perceber e ajuda a justificar a mudança.
2. Confirme a nova responsabilidade: Pergunte qual atividade será executada na Okai, quais dados precisam ser vistos, quais ações serão feitas e se haverá aprovação, administração ou apenas acompanhamento.
3. Remova escopos antigos: Se a função anterior acabou, retire grupos, workspaces ou licenças que não têm mais motivo operacional. Não acumule acessos históricos por conveniência.
4. Inclua o novo acesso de forma proporcional: Atribua o menor conjunto de perfil, grupo e licença que permita a nova rotina. Depois peça validação prática em uma tela real, como consulta, projeto, tarefa ou painel.
5. Registre a revisão: Anote motivo, data e responsável pela aprovação. Esse histórico facilita auditorias e revisões periódicas.

Saída, suspensão e desativação

Desligamentos, fim de contrato, afastamentos e suspensões exigem ação rápida. O objetivo é impedir novo acesso sem apagar indevidamente rastros de trabalho já realizado, como aprovações, registros, evidências e histórico de responsabilidade.

• Desative ou remova o acesso assim que a saída for confirmada pelo processo interno.
• Revogue licenças para liberar capacidade contratada quando elas não forem mais necessárias.
• Retire a pessoa de grupos administrativos, fluxos de aprovação e workspaces ativos.
• Transfira tarefas, responsáveis e acompanhamentos antes de concluir a reorganização operacional.
• Preserve histórico de autoria e auditoria. Encerrar acesso não deve apagar registros legítimos feitos no passado.

Diagnóstico por sintoma

• Convite não chegou: confira destinatário, spam, bloqueio do domínio, data de envio e se o convite foi emitido para o e-mail certo.
• Convite aceito, mas workspace ausente: compare e-mail do convite com e-mail autenticado, confirme vínculo como membro e associação ao workspace.
• Workspace aparece, mas menus estão faltando: revise grupo de permissão, perfil regulatório e possíveis restrições por workspace.
• Recurso contratado não abre: confirme licença atribuída, disponibilidade no workspace e limite de capacidade.
• Pessoa aparece ativa, mas não deveria: verifique desligamento, mudança de área, aceite após cancelamento interno ou acesso temporário vencido.
• Conta criada com e-mail errado: localize a identidade vinculada antes de reenviar. Pode ser necessário remover o vínculo incorreto e emitir novo convite para o endereço correto.

Informações úteis para suporte: Ao abrir chamado, informe e-mail convidado, e-mail usado no login, organização, workspace esperado, status do convite, grupo ou licença esperados e horário aproximado da tentativa.