Suporte Okai

Aplica-se a: Recorrências de obrigações, entregáveis e tarefas periódicas na Okai, em ciclos mensais, trimestrais, semestrais, anuais ou definidos por calendário regulatório interno.

Recorrência é regra de trabalho, não lembrete automático

Use recorrências quando uma obrigação volta de forma previsível e precisa gerar trabalho acompanhável: revisar um controle todo trimestre, preparar uma entrega mensal ou repetir uma validação em datas combinadas. A configuração correta evita criação manual, mas não dispensa critério. Uma regra mal definida multiplica erro de prazo, dono e evidência em vários ciclos futuros.

Pense na recorrência como uma regra operacional. Ela define quando a próxima pendência nasce, qual prazo aparece no calendário, quem recebe a responsabilidade e que comprovação deve acompanhar a conclusão. Se essas decisões ainda estão instáveis, automatizar cedo demais espalha dúvidas que deveriam ser resolvidas antes da primeira geração.

A pergunta que guia a configuração: Se a obrigação aparecer daqui a três ciclos, a equipe ainda conseguirá entender por que aquela data existe, quem deve agir e qual evidência encerra a pendência?

Quando vale transformar em recorrência

Nem todo trabalho repetido merece recorrência. Ela funciona melhor quando o ciclo é previsível, a obrigação já foi entendida e o modo de execução não muda sempre. Se o processo ainda está em descoberta, prefira uma tarefa única ou um plano de ação inicial até estabilizar escopo, responsáveis e critério de conclusão.

• Use recorrência para entregas que voltam em intervalos conhecidos, como mensal, trimestral, semestral ou anual.
• Use recorrência quando a mesma obrigação exige acompanhamento antes de cada vencimento, mesmo que a evidência anexada mude de um ciclo para outro.
• Use recorrência quando a data futura precisa aparecer no calendário regulatório para planejamento de capacidade.
• Evite recorrência quando a obrigação ainda depende de interpretação normativa, decisão de aplicabilidade ou desenho de processo.
• Não duplique uma recorrência para corrigir uma ocorrência errada. Primeiro ajuste a regra ou a origem do dado, depois trate o ciclo conforme o fluxo disponível.

Automação não corrige processo confuso: Se cada ciclo exige uma discussão diferente sobre escopo, área responsável ou documento aceito, a causa está no desenho da obrigação. Configure a recorrência apenas depois que essas decisões estiverem claras.

Decisões que precisam estar fechadas antes de salvar

A qualidade da recorrência depende de poucas escolhas bem feitas. Antes de preencher os campos, descreva a obrigação em linguagem simples: o que deve acontecer, com que frequência, a partir de qual data e quem assume a primeira movimentação. Essa preparação evita prazos aparentemente corretos, mas sem base operacional.

• Periodicidade: escolha o intervalo que representa a obrigação real. Mensal não equivale a a cada 30 dias quando o prazo depende de mês-calendário.
• Data base: defina a primeira data de referência com cuidado. Ela orienta a sequência futura e costuma explicar por que uma ocorrência caiu em determinado mês ou trimestre.
• Vencimento: se houver prazo após o período de apuração, diferencie fim do período e data limite de entrega.
• Antecedência: quando houver geração ou aviso antes do vencimento, escolha uma janela que dê tempo para coletar evidências, revisar e corrigir pendências.
• Responsável padrão: atribua uma pessoa ou papel que possa mover a pendência, mesmo quando a responsabilidade formal for de uma área.
• Evidência ou formulário: vincule o tipo de comprovação esperado. A recorrência deve nascer já indicando o que precisa ser anexado, respondido ou validado.
• Condição de término: quando a obrigação tem validade limitada, registre quando pausar, encerrar ou revisar o ciclo.

Data base não é detalhe administrativo: Uma data base incorreta pode deslocar todos os ciclos seguintes. Se o primeiro vencimento parece estranho, investigue data de início, periodicidade e diferença entre período apurado e prazo de entrega antes de alterar apenas a ocorrência visível.

Configurar com revisão da primeira geração

1. Confirme a origem da obrigação: Abra o requisito, controle, plano ou item operacional que justifica a repetição. A recorrência deve nascer do registro certo para preservar contexto e rastreabilidade.
2. Defina o ciclo e o primeiro vencimento: Informe a periodicidade e a primeira data que deve aparecer como pendência. Compare com a regra real da obrigação, principalmente quando houver fechamento de mês, trimestre civil, dia útil ou prazo contado após um evento.
3. Escolha o responsável padrão: Selecione quem recebe a ocorrência criada. Use uma responsabilidade que sobreviva à rotina diária: se uma pessoa está cobrindo temporariamente, registre o contexto ou revise antes de ativar ciclos longos.
4. Associe evidência, formulário ou critério de conclusão: Inclua a comprovação esperada antes de confiar na automação. A cada ciclo, a pendência precisa orientar a execução e a revisão, não apenas lembrar que algo vence.
5. Revise a primeira ocorrência: Depois de salvar, confira a pendência criada ou prevista: título, prazo, responsável, vínculo de origem, evidência e visibilidade no calendário. Essa revisão detecta regra invertida, data deslocada ou dono incorreto.
6. Verifique alguns ciclos futuros: Quando a obrigação for crítica, confira mais de uma ocorrência futura. Erros costumam aparecer no segundo ou terceiro ciclo, especialmente em periodicidades trimestrais ou anuais.

Ative com pouco volume primeiro: Para uma obrigação nova ou sensível, acompanhe os primeiros ciclos. Depois que datas, responsáveis e evidências estiverem consistentes, a regra pode assumir o trabalho repetitivo.

Como a recorrência aparece na rotina

Quando a regra está ativa, as pendências futuras entram no fluxo de trabalho conforme a configuração. Elas podem aparecer no calendário, nas listas de tarefas, no projeto ou no acompanhamento do entregável. Cada ocorrência deve levar de volta à origem e manter os dados necessários para execução.

A recorrência não deve criar uma segunda verdade. Se a norma, o requisito ou o controle mudar, revise a regra na origem correta. Alterar uma tarefa individual resolve o ciclo atual, mas não muda os próximos vencimentos.

• No planejamento semanal, confira ocorrências próximas e atrasadas para remover impedimentos antes do vencimento.
• No fechamento mensal, compare ocorrências concluídas, evidências anexadas e aprovações pendentes.
• No calendário, use a recorrência para visualizar concentração de entregas e redistribuir capacidade.

Mudanças, pausas e encerramento do ciclo

Recorrências precisam ser revisadas quando a obrigação muda. Alteração normativa, troca de área responsável, mudança de calendário interno ou substituição de evidência pode tornar a regra antiga inadequada. Trate a configuração como governança do dado.

• Altere a regra quando a periodicidade, a data base ou o prazo futuro mudarem para todos os próximos ciclos.
• Edite uma ocorrência individual apenas quando o ajuste vale para aquele ciclo específico, como prorrogação autorizada ou exceção documentada.
• Pause a recorrência quando a obrigação estiver suspensa, em revisão ou aguardando decisão de aplicabilidade.
• Encerre a recorrência quando a obrigação deixar de existir, for substituída por outro controle ou passar a ser acompanhada em processo diferente.
• Revise o responsável padrão quando houver mudança de equipe, substituição de função ou reorganização de papéis.

Não apague histórico para limpar a agenda: Ocorrências já executadas ou atrasadas podem explicar decisões, evidências e riscos assumidos. Se a regra futura precisa parar, pause ou encerre o ciclo, preservando o histórico necessário.

Diagnóstico de datas, donos e pendências inesperadas

Quando uma recorrência não se comportar como esperado, investigue a regra antes de criar uma tarefa manual. A tarefa avulsa pode resolver a urgência do dia, mas deixa a causa pronta para repetir no próximo ciclo.

1. A ocorrência caiu em data errada: Compare periodicidade, data base, regra de vencimento e calendário de dias úteis. Verifique se a obrigação usa mês-calendário, trimestre civil ou dias corridos antes de alterar a data manualmente.
2. A próxima pendência não apareceu: Confira se a regra está ativa, se o período observado inclui a data esperada, se há filtros no calendário e se a origem continua aplicável. Depois verifique a antecedência de geração.
3. Foram criadas pendências duplicadas: Procure outra recorrência com a mesma obrigação, outro requisito vinculado ou uma tarefa manual do mesmo ciclo. Resolva a duplicidade na configuração ou na origem.
4. O responsável padrão não faz mais sentido: Atualize a regra para os próximos ciclos e trate as ocorrências já abertas conforme o caso. Se a pessoa saiu da equipe, revise também grupos e papéis associados.
5. A evidência pedida está incorreta: Verifique se o formulário, tipo de documento ou critério de conclusão foi definido na recorrência ou herdado da origem. Corrija a fonte dos próximos ciclos e registre a exceção apenas na ocorrência afetada.

Sinal de configuração saudável: Uma recorrência confiável gera pendências previsíveis, com prazo explicável, responsável válido, evidência clara, vínculo de origem preservado e possibilidade de pausar ou ajustar o ciclo quando a obrigação mudar.