Suporte Okai

Aplica-se a: administradores que precisam padronizar a classificação dos documentos usados no workspace.

Definir uma classificação simples

Os tipos de documentos ajudam a equipe a identificar a finalidade de cada arquivo e a encontrar informações com mais facilidade. Crie um tipo quando houver uma categoria usada de forma recorrente, como política, procedimento, evidência, ata ou relatório.

Evite tipos com nomes muito parecidos. Antes de criar uma nova opção, verifique se uma categoria existente já atende à necessidade. O nome deve ser compreendido por toda a equipe, sem depender de abreviações ou convenções conhecidas por poucas pessoas.

Configurar cada tipo

1. Acesse a configuração de tipos de documentos no workspace.
2. Crie um novo tipo ou selecione um tipo existente para editar.
3. Informe um nome claro e uma descrição curta de quando ele deve ser usado.
4. Organize o tipo na posição adequada da lista ou da estrutura exibida.
5. Salve e confira se a opção aparece ao classificar um documento.

Estabelecer critérios de uso

• Explique quais arquivos pertencem a cada tipo.
• Defina exemplos para categorias que possam gerar dúvida.
• Use a mesma classificação em atividades semelhantes.
• Revise periodicamente opções sem uso ou que passaram a representar a mesma finalidade.

Alterar com cuidado

Antes de renomear, reorganizar ou desativar um tipo, verifique se ele já é usado em documentos importantes. Uma mudança pode afetar a forma como a equipe pesquisa, filtra e interpreta esses registros.

Quando duas categorias precisarem ser consolidadas, combine primeiro qual delas continuará sendo usada e oriente a equipe sobre a mudança. Não crie uma categoria temporária apenas para contornar uma dúvida de classificação.

Quando a opção não estiver disponível

Confirme se você está no workspace correto e se possui permissão para administrar a configuração. Se um tipo foi criado, mas não aparece durante o uso, atualize a página e confira se ele está ativo e disponível no contexto em que o documento será classificado.

Se a diferença persistir, use Contato e informe o workspace, o nome do tipo, a ação realizada, o horário e a mensagem exibida.