Suporte Okai

Aplica-se a: planos de ação iniciados a partir de itens compatíveis na Okai. A disponibilidade depende do plano contratado, das permissões e da configuração do workspace.

Transforme uma conclusão em trabalho executável

Use um plano de ação quando já existir uma direção clara para resolver um problema, atender uma exigência ou reduzir um risco. O plano deve explicar o contexto, definir um prazo geral e dividir a execução em tarefas atribuíveis.

Se a análise ainda estiver aberta e não houver uma ação definida, conclua primeiro o diagnóstico. Criar tarefas antes de entender o problema pode gerar retrabalho.

Iniciar o fluxo

Ao iniciar um fluxo compatível, revise os campos apresentados para encaminhar o trabalho corretamente. Conforme a configuração, a etapa inicial pode solicitar:

• Tipo de fluxo: escolha a opção adequada ao trabalho.
• Solicitante: confirme quem está iniciando a demanda.
• Responsáveis: selecione as pessoas que conduzirão o fluxo.
• Escopo avaliado: confira os itens relacionados à ação.
• Prazo: informe a data esperada para conclusão.
• Mensagem: quando o campo aparecer, acrescente o contexto necessário para os responsáveis.

Preencher os dados do plano

O formulário do plano de ação apresenta os seguintes campos:

• Título do projeto - plano de ação: dê um nome que identifique a entrega ou o problema que será resolvido.
• Descrição: registre a origem, o contexto, o resultado pretendido e as condições importantes para considerar o plano encerrado.
• Prazo: informe a data final do plano.
• Tarefas do projeto de plano de ação: inclua as entregas necessárias para concluir o trabalho.
• Evidências: reúna as comprovações relevantes, quando necessário.

Resultado e aceite: quando precisar registrar um resultado esperado ou uma condição de conclusão, escreva essas informações na Descrição. O formulário padrão não apresenta campos separados com esses nomes.

Criar tarefas objetivas

Cada tarefa do plano apresenta os seguintes campos:

• Título: descreva a entrega de forma curta e verificável.
• Descrição: explique o que deve ser feito e como reconhecer uma entrega adequada.
• Responsável: escolha a pessoa que conduzirá a próxima ação.
• Prazo: defina quando a tarefa precisa estar concluída.
• Prioridade: escolha Baixa, Média ou Alta conforme urgência e impacto.

Evite títulos amplos como “adequar processo” ou “resolver pendência”. Prefira entregas observáveis, como revisar um procedimento, validar um documento, obter uma aprovação ou anexar uma comprovação.

Distribuir responsabilidades e prazos

• Atribua uma pessoa responsável por tarefa.
• Considere a ordem das entregas ao definir os prazos.
• Reserve tempo para revisão e ajustes.
• Use prioridade Alta somente quando o impacto ou a urgência justificarem.
• Se uma tarefa depender de outra, explique a relação na Descrição.

O prazo de cada tarefa deve permitir que as etapas seguintes aconteçam antes do prazo final do plano. Se uma entrega atrasar, revise também o impacto sobre as demais.

Planejar as evidências

Defina o que demonstrará que o trabalho foi realizado. A evidência pode ser um documento aprovado, um procedimento atualizado, um comprovante, uma comunicação, uma ata ou outro registro adequado à entrega.

Use Evidências para manter as comprovações relacionadas ao plano. Não inclua senhas, dados pessoais desnecessários ou arquivos sem relação com a ação.

Revisar e acompanhar

1. Confirme se o título identifica o trabalho.
2. Verifique se a Descrição esclarece origem, objetivo e condição de encerramento.
3. Confira se as tarefas têm título, responsável, prazo e prioridade.
4. Revise a sequência dos prazos.
5. Confirme quais evidências deverão ser reunidas.
6. Salve o plano e acompanhe as tarefas até o encerramento.

Atualize o plano quando escopo, prazo ou responsabilidade mudarem. Se não for possível salvar ou acompanhar o trabalho, use Contato e informe o workspace, o título do plano, a etapa executada, o horário e a mensagem exibida.