Suporte Okai

Aplica-se a: Mudanças no ciclo da assinatura da Okai: cancelamento, renovação, troca de plano, ajuste de licenças, recursos contratados e efeitos financeiros.

Decida pelo efeito, não pelo botão

Cancelar, renovar ou alterar uma assinatura muda mais do que uma cobrança. A decisão pode afetar acesso a workspaces, recursos pagos, limites de uso, licenças disponíveis, continuidade de cursos, relatórios e previsibilidade financeira. Antes de confirmar, leia a mudança como uma decisão operacional: o que continua disponível, o que deixa de funcionar, quando a cobrança muda e quem precisa ser avisado.

Na Okai, a assinatura normalmente define o plano contratado, o ciclo de cobrança, os recursos liberados, a quantidade de licenças e alguns limites de uso. Permissões, grupos e convites continuam sendo configurações do workspace, mas podem perder efeito prático quando o plano deixa de incluir determinado recurso ou quando não há licença suficiente para todas as pessoas.

Separe três perguntas. Qual plano e qual ciclo ficam vigentes depois da mudança. Haverá renovação, cobrança residual, crédito, vencimento pendente ou ajuste proporcional. Quais pessoas, áreas e processos perdem ou ganham acesso.

Não confunda cancelamento com remoção de acesso individual: Cancelar uma assinatura afeta o contrato ou o ciclo de acesso do ambiente. Remover uma licença ou desativar uma pessoa afeta um membro específico. Se o objetivo é liberar uma vaga, trocar responsável ou corrigir acesso de uma pessoa, revise licenças e membros antes de cancelar o plano inteiro.

O que conferir antes de confirmar

Mudanças de assinatura devem ser feitas por quem tem autorização administrativa e alinhamento financeiro. Se a assinatura sustenta uma operação regulatória, uma turma em andamento ou uma rotina de cobrança recorrente, vale fazer a checagem antes do clique final.

• Workspace correto: confirme organização e ambiente, principalmente quando existem workspaces de teste ou unidades diferentes.
• Ciclo vigente: veja data de início, data de término, renovação programada, vencimentos em aberto e se a alteração entra imediatamente ou no fim do período já contratado.
• Recursos críticos: identifique se o plano atual libera Compliance Hub, biblioteca regulatória, cursos, relatórios, exportações, IA ou integrações.
• Licenças em uso: compare a quantidade contratada com membros ativos e recursos licenciados. Uma redução de plano pode deixar pessoas sem acesso mesmo quando elas continuam no workspace.
• Dependências internas: verifique responsáveis por obrigações, fluxos, aulas, certificados, relatórios agendados e integrações.
• Alinhamento financeiro: confirme quem aprova a renovação, quem recebe notas, qual centro de custo será usado e se há alguma condição comercial acordada fora da tela.

Leia a confirmação como documento de impacto: Se a tela mostrar data de efeito, valor estimado, plano de destino ou aviso de perda de recurso, trate isso como parte da decisão. Não confirme esperando manter recursos fora do novo plano.

Cancelar com previsibilidade

Use cancelamento quando a organização não pretende renovar a assinatura ou quando o contrato precisa deixar de gerar novas cobranças. O cancelamento pode encerrar a renovação automática, programar a perda de acesso para o fim do ciclo ou interromper recursos imediatamente, conforme a regra comercial aplicável.

1. Abra a assinatura do workspace: Acesse a área de conta, organização ou assinatura no ambiente correto. Confira nome do workspace, plano atual, ciclo e responsável financeiro.
2. Revise o fim do ciclo: Veja se o acesso continua até a data já paga ou se a mudança terá efeito imediato. Use essa data para comunicar equipes e concluir atividades dependentes do plano.
3. Verifique o que será perdido: Observe quais recursos deixam de estar disponíveis: consultas, uploads, relatórios, cursos, certificados, integrações, IA, exportações ou limites superiores.
4. Confirme a autorização: Garanta que a pessoa que está cancelando tem permissão administrativa e autorização interna para encerrar a assinatura. Em contratos corporativos, combine a decisão com financeiro, compras ou governança.
5. Registre e comunique: Depois de confirmar, anote data de efeito, status final e cobrança prevista. Avise quem depende do workspace antes que uma entrega seja afetada.

Antes de cancelar por problema de acesso: Se a intenção é cancelar porque alguém não consegue entrar ou usar um recurso, diagnostique conta, workspace, licença e permissão. Cancelar não corrige configuração de acesso.

Renovar sem interromper a operação

A renovação mantém a assinatura ativa para o próximo ciclo. Ela preserva recursos, histórico operacional e continuidade de acesso. Mesmo quando é automática, revise dados de cobrança e uso antes da virada.

• Confira se o plano renovado é o mesmo plano usado hoje ou se existe mudança junto da renovação.
• Revise forma de pagamento, dados fiscais, e-mail de cobrança e contatos responsáveis.
• Veja se houve aumento ou redução no número de pessoas que precisam de licença desde o ciclo anterior.
• Valide recursos que viraram críticos, como relatórios recorrentes, trilhas de treinamento, integrações ou rotinas de compliance.
• Antecipe a renovação quando uma interrupção colocaria entregas regulatórias, auditorias ou aulas em risco.

Renovação não substitui revisão de licenças: Renovar mantém o contrato ativo, mas não organiza pessoas sem uso, convites pendentes ou licenças de quem saiu da equipe. Faça uma limpeza administrativa antes ou logo depois da virada.

Alterar plano, ciclo ou quantidade

Alterar a assinatura é o caminho para subir de plano, reduzir escopo, trocar periodicidade, ajustar licenças ou mudar recursos contratados. Essa mudança exige atenção porque o plano de destino pode ter limites e capacidades diferentes.

1. Compare plano atual e plano de destino: Liste os recursos que serão adicionados, mantidos ou removidos. Se a mudança reduz capacidades, prepare as áreas afetadas.
2. Confira limites e licenças: Veja se o novo plano comporta membros, armazenamento, projetos, consultas, cursos ou recursos usados hoje. Reduzir abaixo do uso atual pode bloquear novas ações.
3. Entenda a data de aplicação: Algumas mudanças entram no momento da confirmação; outras ficam programadas para a próxima renovação. Use a data exibida para planejar comunicação e acesso.
4. Revise o impacto financeiro: Confira valor estimado, diferença de ciclo, descontos, créditos, saldo pendente ou cobrança proporcional. Se algo não bater com a proposta comercial, valide antes.
5. Confirme e teste recursos afetados: Depois da alteração, entre novamente no workspace e teste os recursos que deveriam mudar. Valide liberação em aumento de plano e restrição em redução.

Não faça downgrade sem mapa de impacto: Reduzir plano ou licenças sem saber quem usa cada recurso pode interromper processos ativos. Antes de confirmar, identifique responsáveis, entregas em andamento e relatórios dependentes.

Depois da mudança

A confirmação não termina o processo. Depois de cancelar, renovar ou alterar, valide o estado da assinatura e comunique quem será afetado.

• Status da assinatura: confirme se aparece ativa, cancelada, em renovação, programada para encerramento ou no plano correto.
• Datas: registre início do novo ciclo, fim do ciclo anterior ou data em que a mudança entra em vigor.
• Cobrança: verifique se o financeiro sabe o que será cobrado, quando e se existe pendência anterior.
• Acesso: peça que pessoas críticas testem entrada, troca de workspace, recursos pagos e áreas licenciadas.
• Licenças: confira se o contador foi atualizado e se nenhuma pessoa essencial ficou sem vaga.
• Comunicação: avise administradores, responsáveis de área e times que dependem de entregas dentro da Okai.

Quando o resultado não parece correto

Se a assinatura mostra um estado inesperado, investigue a causa antes de repetir a alteração. Uma nova troca de plano ou remoção manual de licenças pode esconder o problema real.

1. Confirme o workspace e a conta: Veja se você está na organização certa e se a conta usada tem permissão para alterar assinatura.
2. Releia o status e as datas: Uma assinatura pode ficar ativa até o fim do ciclo mesmo após cancelamento programado, ou mostrar mudança futura agendada para a renovação.
3. Compare contrato e tela: Se existe proposta comercial, compare com o que aparece na Okai. Divergências de valor, quantidade ou data devem ser validadas antes de nova confirmação.
4. Teste o acesso afetado: Use uma conta impactada para verificar liberação ou restrição. Se a assinatura está correta, mas o acesso não acompanha, investigue licença, permissão, perfil e sessão.
5. Reúna evidências para suporte: Anote organização, workspace, plano atual, plano esperado, data de alteração, e-mails afetados, mensagem exibida e horário do teste. Não envie senhas ou tokens.

Sinais de que vale acionar suporte: Procure suporte quando o status não muda após a confirmação, a cobrança exibida não corresponde ao combinado, licenças desaparecem, recursos seguem bloqueados ou a renovação não aparece perto do vencimento.