Suporte Okai

Aplica-se a: Configuração e uso de campos personalizados em workspaces da Okai, com formulários aplicados a documentos, notícias, requisitos, projetos, tarefas, controles, riscos e achados.

Campo personalizado é uma decisão de dado

Campos personalizados transformam uma informação importante da rotina em dado estruturado. Em vez de depender de comentários, descrições livres ou combinados fora da Okai, você passa a ter uma pergunta explícita no registro, com resposta em formato previsível.

Esse detalhe muda a forma como a equipe consulta e governa a operação. Um campo de criticidade, fase de análise, área impactada, data prevista ou responsável complementar pode alimentar filtros, listas, relatórios e revisões. O mesmo dado, quando fica espalhado em comentários, é difícil de comparar, cobrar, auditar e recuperar depois.

Na Okai, a configuração de campos personalizados usa um formulário do workspace e o aplica a um tipo de registro. A aba aparece nos registros incluídos no escopo. Em documentos, a aplicabilidade também pode ser limitada por natureza documental ou por tipos específicos.

A pergunta central: Antes de criar qualquer campo, escreva a pergunta que ele precisa responder. Se a pergunta não for clara, o campo tende a virar mais um lugar para texto livre, e não uma informação confiável para operação.

Quando vale criar um campo

Um campo personalizado é uma boa escolha quando a informação precisa ser preenchida muitas vezes, comparada entre registros ou exigida em um momento do fluxo. Ele deve reduzir ambiguidade e trabalho manual, não apenas reproduzir uma frase que já caberia em uma descrição.

• A mesma informação aparece em comentários, títulos ou descrições de forma repetida, com variações de escrita.
• A equipe precisa filtrar tarefas, riscos, controles, requisitos ou documentos por área, fase, criticidade, origem ou outro critério próprio do workspace.
• Relatórios e reuniões dependem de um dado que hoje precisa ser conferido registro por registro.
• Uma etapa só deveria avançar depois de uma resposta obrigatória, como data de validação, decisão, impacto ou justificativa.
• A resposta precisa ser reaproveitada em auditoria, priorização, triagem, indicadores ou revisão de carteira.

Quando não transformar em campo

Nem toda informação merece virar estrutura. Campos demais deixam a tela pesada, aumentam preenchimento obrigatório sem valor e criam colunas que ninguém usa. Em alguns casos, comentário, descrição, evidência, anexo, tag, tipo de documento ou vínculo operacional resolve melhor.

• Use comentário quando a informação é narrativa, episódica, investigativa ou depende de contexto longo.
• Use descrição quando o conteúdo explica o registro como um todo e não precisa virar filtro ou indicador.
• Use documento ou evidência quando a informação precisa preservar arquivo, versão, autoria ou comprovação.
• Use vínculo, responsável, prazo ou status nativo quando a Okai já possui um campo próprio para aquela decisão.
• Evite campo para exceção rara. Se aparece uma vez por trimestre e não orienta decisão recorrente, talvez não precise estar no formulário.

Não corrija classificação errada com campo novo: Se um item está no tipo, workspace, projeto ou registro errado, criar um campo para explicar a exceção mascara o problema. Primeiro corrija o vínculo ou a classificação original. Campo personalizado complementa o dado correto; não compensa uma origem semântica errada.

Desenhe a resposta antes da tela

A escolha do tipo de campo deve nascer da resposta esperada. Quando a resposta precisa ser comparável, prefira opções fechadas. Quando precisa de cálculo, ordenação ou faixa, use número ou data. Quando precisa explicar motivo, use texto longo com critério claro.

• Texto curto: bom para código, referência externa ou identificador que não tem lista controlada.
• Texto longo: útil para justificativa, parecer ou observação estruturada, mas não funciona bem como filtro principal.
• Seleção única: indicada quando só uma alternativa pode representar o estado do registro.
• Seleção múltipla: use quando mais de uma opção pode ser verdadeira ao mesmo tempo, como áreas impactadas ou temas aplicáveis.
• Sim ou Não: escolha quando a resposta é binária de verdade. Se existe talvez, pendente ou não aplicável, trate isso como opção explícita.
• Número, moeda, data e data e hora: use quando ordenação, prazo, cálculo, histórico ou comparação temporal importam.
• Usuário, grupo ou catálogo: use quando a resposta deve apontar para uma lista governada do workspace.

Configurar a aplicação no workspace

A configuração liga um formulário a um tipo de registro dentro do workspace ativo. Antes de salvar, confirme se o formulário possui versão ativa e se o escopo escolhido corresponde ao lugar onde a equipe preencherá as respostas.

1. Confirme o workspace correto: Campos personalizados são configuração do ambiente. Em organizações com mais de um workspace, o mesmo formulário pode existir em um contexto e não existir em outro.
2. Escolha o formulário que representa os campos: Use um formulário com campos, opções, obrigatoriedades e validações já revisados. Se ainda está em rascunho, valide antes de aplicá-lo a registros reais.
3. Defina o tipo de registro: Selecione se a aba será usada em documentos, notícias, requisitos, projetos, tarefas, controles, riscos ou achados. Para tipos não documentais, mantenha uma configuração ativa por tipo de registro.
4. Ajuste a aplicabilidade de documentos: Quando o tipo for documento, escolha as naturezas documentais ou os tipos específicos que devem receber a aba. Evite sobrepor configurações ativas para o mesmo escopo.
5. Nomeie a aba pelo trabalho que ela representa: O título da aba aparece no detalhe do registro. Use algo claro, como Dados de avaliação, Informações complementares ou Campos personalizados, sem prometer uma finalidade que o formulário não cobre.

Obrigatoriedade tem custo operacional: Marque um campo como obrigatório apenas quando a ausência da resposta impede a decisão ou o andamento correto. Campo obrigatório sem valor claro gera preenchimento apressado e perda de confiança no dado.

Preencher no registro certo

Depois de configurada, a aba de campos personalizados aparece nos registros que combinam com o escopo. As respostas ficam associadas ao registro específico e à configuração aplicada. Ao salvar, a Okai valida obrigatoriedade, formato de data, número, e-mail e outras regras definidas no formulário.

1. Abra o registro no workspace correto: Confira se está no ambiente esperado antes de preencher. Uma tarefa, projeto ou documento de outro workspace pode ter campos diferentes ou nenhuma configuração aplicável.
2. Entre na aba configurada: A aba pode aparecer como Campos Personalizados ou com o título definido na configuração. Se ela não aparece, o registro pode estar fora da aplicabilidade, a configuração pode estar desabilitada ou você pode estar no escopo errado.
3. Preencha com o dado que será reaproveitado: Evite comentários dentro de campos fechados e evite escolher uma opção aproximada só para salvar. Se nenhuma opção representa o caso, registre a dúvida e revise a configuração.

Evoluir sem quebrar histórico

Campos personalizados ganham valor com o tempo, mas também acumulam histórico. Alterar opções, obrigatoriedade ou significado de um campo já usado precisa de cuidado. A pergunta não é apenas como a tela ficará daqui para frente, mas como interpretar respostas antigas depois da mudança.

• Renomeie um campo quando o significado continuar o mesmo e o ajuste for apenas de clareza.
• Crie um novo campo quando a pergunta mudou. Reaproveitar o mesmo campo para outra finalidade mistura dados antigos e novos.
• Antes de remover uma opção, verifique se há registros preenchidos com ela e como eles serão lidos em relatórios.
• Ao tornar um campo obrigatório, teste registros em diferentes fases. Itens antigos podem não ter a informação disponível.
• Se muitos registros foram preenchidos de forma inconsistente, investigue o desenho do formulário, a orientação da equipe e as opções disponíveis antes de fazer saneamento em massa.

Validar e diagnosticar

A configuração está saudável quando as pessoas entendem o que preencher, os dados aparecem nos lugares esperados e os relatórios deixam de depender de interpretação manual. Valide com registros reais, não apenas com um exemplo vazio.

• A aba aparece apenas nos registros que deveriam receber aqueles campos.
• Campos obrigatórios representam informação realmente necessária para a rotina.
• Opções fechadas não misturam fase, área, risco, status e decisão na mesma lista.
• Datas, números e respostas binárias são preenchidos no formato correto e podem ser comparados depois.
• Registros de amostra conseguem ser salvos sem erro e sem escolha artificial.
• Relatórios, listas ou revisões conseguem usar o dado sem consultar comentários paralelos.

Informações úteis para suporte: Ao pedir ajuda, informe workspace, tipo de registro, exemplo de registro, nome da aba, formulário associado, campo afetado, mensagem exibida e o que você esperava ver ou salvar. Para documentos, inclua também natureza documental e tipo de documento.