Suporte Okai

Aplica-se a: Configuração pessoal de notificações, canais de recebimento, menções, comentários, tarefas, prazos e divulgações no workspace.

O equilíbrio certo

Notificação boa é aquela que chega no canal certo, no momento certo e deixa claro se existe alguma ação esperada. Na Okai, a configuração pessoal serve para reduzir avisos informativos, priorizar o que depende de você e manter visíveis eventos que têm impacto operacional, como prazos, tarefas, menções e divulgações formais.

Antes de desligar alertas em bloco, separe ruído de obrigação. Uma atualização de conteúdo salvo pode esperar, mas um prazo regulatório, uma tarefa atribuída, uma menção direta ou uma divulgação que exige ciência não deve desaparecer da rotina. O melhor ajuste reduz frequência e canal dos avisos informativos sem silenciar eventos que marcam responsabilidade.

As preferências pessoais convivem com regras do workspace. Em algumas organizações, certos alertas são obrigatórios para preservar rastreabilidade, cumprimento de prazos ou comunicação mínima entre áreas. Você ainda pode ajustar o restante, mas uma preferência individual não deve bloquear comunicações críticas definidas pela organização.

Classifique o que merece interromper você

Nem todo aviso precisa virar e-mail, mas todo item que cria responsabilidade precisa ser percebido. Use esta lógica para decidir o que manter ativo em canais mais fortes.

• Crítico: tarefas atribuídas a você, prazos próximos, atrasos, bloqueios, aprovações, divulgações que pedem ciência e menções diretas.
• Colaborativo: respostas em conversas que você iniciou, comentários em itens acompanhados, alterações em tarefas compartilhadas e mudanças de status.
• Informativo: novidades de conteúdos salvos, atualizações de coleções, avisos amplos, recomendações e comunicações sem ação imediata.
• Administrativo: convites, mudanças de acesso, alterações de perfil, avisos de conta e mensagens relacionadas à segurança ou ao relacionamento com a organização.

Regra prática: Se perder o aviso pode gerar atraso, retrabalho, falta de evidência ou descumprimento de uma rotina interna, mantenha pelo menos um canal confiável ativo para esse tipo de evento.

Configure seus canais

1. Abra Conta e Preferências: Entre na Okai com o workspace correto e acesse a área de conta. Se você alterna entre ambientes ou organizações, confirme o contexto antes de alterar preferências.
2. Revise seus dados de contato: Confirme se o e-mail exibido está correto, pertence à conta corporativa esperada e ainda é uma caixa acompanhada. Endereço desatualizado ou lista sem dono cria a impressão de falha mesmo quando o envio foi feito.
3. Escolha onde cada aviso deve chegar: Use e-mail para eventos que precisam sobreviver fora da sessão da Okai, como tarefas, prazos e divulgações importantes. Use alertas internos para acompanhamento frequente dentro do produto.
4. Mantenha obrigações em canais fortes: Tarefas atribuídas, menções diretas, prazos e divulgações formais devem continuar visíveis. Se quiser reduzir volume, comece por eventos informativos e por resumos menos urgentes, não pelos avisos que registram responsabilidade.
5. Salve e teste com um evento simples: Depois de salvar, gere uma situação controlada, como uma menção em comentário ou uma tarefa de teste. Assim você valida preferência, entrega e canal antes de depender de um prazo real.

Ajustes por tipo de evento

Nem todas as notificações têm o mesmo papel. Para tarefas e prazos, o objetivo é ação: saber o que está sob sua responsabilidade, quando vence e se existe bloqueio. Para comentários e menções, o objetivo é contexto. Para divulgações, o objetivo é alcance e registro de ciência.

• Tarefas: mantenha ativo quando você é responsável, aprovador, participante direto ou depende do item para concluir outro trabalho.
• Prazos: preserve avisos de proximidade, atraso e mudança de data, especialmente quando a área acompanha calendário regulatório pela Okai.
• Comentários: ative menções diretas e respostas em discussões nas quais você participa. Comentários de itens apenas acompanhados podem ser menos frequentes, desde que você tenha uma rotina de revisão.
• Divulgações: confira se você está no grupo de destinatários correto e se a comunicação exige ciência, leitura ou confirmação.
• Conteúdos salvos e coleções: ajuste para acompanhar novidades sem lotar a caixa de entrada. Normalmente são bons candidatos para alerta interno ou consulta periódica.

Quando a dúvida for entre desligar ou manter, considere o custo de não ver o aviso por alguns dias. Se a consequência for perder uma decisão, evidência ou prazo, mantenha um canal que você realmente monitora.

Reduza e-mails sem perder controle

Excesso de e-mail quase sempre vem de eventos informativos tratados como urgentes ou de muitos itens acompanhados. A solução não é desligar tudo. Deixe a caixa de entrada para sinais que pedem atenção real e mova o restante para alertas internos, resumos ou revisão periódica na Okai, conforme as opções do workspace.

1. Liste os e-mails que mais se repetem: Observe assunto, origem e tipo de evento. Se a maioria vem de itens acompanhados, ajuste acompanhamento. Se vem de comentários, revise quando você quer ser avisado. Se vem de prazos, reduza com cuidado.
2. Corte primeiro o que não pede ação: Atualizações gerais, novidades de conteúdo e avisos amplos podem ir para canais menos intrusivos. Não comece por tarefas, prazos, menções diretas ou divulgações com confirmação.
3. Combine preferência pessoal com rotina: Se você reduz e-mails de acompanhamento, reserve um momento para revisar notificações internas, tarefas e itens salvos. Uma configuração silenciosa precisa de outro hábito confiável.

Cuidado com filtros corporativos: Se a Okai envia menos e-mails depois do ajuste, isso é esperado. Se nenhum e-mail chega, mesmo para eventos críticos, investigue bloqueio, quarentena, spam, regras da caixa postal ou allowlist antes de mudar preferências novamente.

Quando o workspace impõe comunicação

Alguns avisos podem ser definidos pela organização para proteger processos internos, como prazos regulatórios, aprovações, trilhas de evidência e divulgações rastreáveis. Se uma opção aparece bloqueada, indisponível ou volta ao estado anterior depois de salva, pode haver uma regra administrativa por trás.

• Alertas de prazo podem ser obrigatórios para funções responsáveis por entregas ou validações.
• Divulgações formais podem exigir envio para grupos específicos, independentemente de preferências individuais.
• Notificações de segurança, convite, acesso e mudança de permissão podem permanecer ativas para proteger a conta.

Quando precisar reduzir um aviso obrigatório, trate como decisão de processo. A correção certa pode estar no grupo de destinatários, na atribuição da tarefa ou na configuração que dispara o alerta.

Confirme que ficou do jeito certo

1. Teste uma menção: Peça para alguém mencionar você em um comentário de item acessível. Confirme se o alerta aparece no canal esperado e leva ao contexto correto.
2. Teste uma tarefa: Crie ou acompanhe uma tarefa simples, com prazo curto e responsabilidade clara. Verifique se o aviso informa o que mudou, qual é a data e qual ação é esperada.
3. Revise uma divulgação: Se você deveria receber uma divulgação, confirme se faz parte do grupo de destinatários. Quando o público está errado, mudar preferências pessoais não resolve a causa.
4. Observe por alguns dias: Depois do ajuste, compare volume e qualidade. Sucesso não é zero notificação; é menos ruído sem perder menções, prazos, tarefas e comunicações que exigem ciência.

Se algo não chegar

Quando um alerta esperado não aparece, investigue a cadeia completa: evento, permissão, público, preferência, canal e entrega. A pergunta principal é se a Okai deveria ter enviado aquele aviso para você naquele contexto.

• Confirme o workspace ativo. Notificações pertencem ao contexto em que o evento aconteceu.
• Verifique se você tem acesso ao item. Sem permissão, o alerta pode não ser gerado para a sua conta.
• Revise se você foi realmente mencionado, atribuído ou incluído como destinatário. Acompanhar um item nem sempre equivale a ser responsável por ele.
• Confira preferências salvas e regras obrigatórias do workspace. Se a opção não permanece como escolhida, peça validação administrativa.
• Procure o e-mail em spam, quarentena, regras automáticas e pastas de baixa prioridade.
• Peça validação dos grupos de destinatários em divulgações. Se o grupo está errado, o problema está na comunicação enviada.
• Compare com outro evento recente do mesmo tipo. Se tarefas chegam, mas menções não chegam, o diagnóstico deve focar em comentários e menções, não no e-mail como um todo.

Quando abrir chamado: Abra um chamado com tipo de evento, horário aproximado, workspace, item relacionado, canal esperado e canal em que o aviso apareceu ou deixou de aparecer. Esses dados ajudam a separar preferência pessoal, regra de workspace, destinatário incorreto e bloqueio de entrega.