Suporte Okai

Aplica-se a: Tarefas usadas para transformar uma demanda regulatória, atividade de GRC, pendência de análise ou ação operacional em execução acompanhável na Okai.

Tarefa é compromisso operacional, não lembrete solto

Uma tarefa na Okai deve responder a uma pergunta simples: quem precisa entregar o quê, até quando, com qual contexto e qual evidência de conclusão? Quando esses elementos estão claros, a tarefa deixa de ser uma anotação e vira parte da trilha de execução regulatória.

Use tarefas para ações que precisam ser atribuídas, acompanhadas e fechadas com critério. Elas ajudam em rotinas diárias, planos de ação, respostas a itens regulatórios, preparação de evidências, revisão de controles e atividades pontuais que não podem depender apenas de conversa ou memória.

Evite criar tarefa quando o assunto ainda é só discussão sem próximo passo, quando a decisão precisa ser formalizada em outro registro ou quando o trabalho tem várias entregas encadeadas que exigem projeto ou plano próprio.

Critério prático: Se não dá para apontar responsável, prazo e evidência esperada, ainda falta transformar o assunto em ação antes de criar a tarefa.

Antes de criar, defina o recorte certo

O erro mais comum é registrar uma tarefa ampla demais, como verificar norma, acompanhar demanda ou atualizar controle. Esses títulos parecem úteis no momento, mas dificultam cobrança, priorização e encerramento. Separe o fato que motivou a ação da entrega que precisa acontecer.

• Origem: identifique se a ação vem de norma, comunicação, controle, auditoria, projeto, formulário, reunião ou pedido interno.
• Entrega: descreva o resultado esperado, como revisar impacto, anexar comprovante, responder pendência, atualizar responsável ou validar documento.
• Responsabilidade: escolha quem pode executar ou coordenar a entrega, não apenas quem recebeu a informação primeiro.
• Prazo: use uma data que represente necessidade operacional real, considerando prazo regulatório, revisão interna e dependências.
• Evidência: decida o que provará a conclusão antes de começar, principalmente quando o item pode ser auditado depois.

Não esconda falta de clareza em prioridade alta: Prioridade ajuda a ordenar execução; ela não substitui escopo. Uma tarefa urgente com título vago ainda será difícil de entregar.

Criar uma tarefa que alguém consiga executar

1. Escreva um título acionável: Comece com verbo e objeto claro, como revisar impacto da Resolução X no processo de cadastro, anexar comprovante de envio ao regulador ou validar evidências do controle de PLD. O título deve fazer sentido em lista, notificação e histórico.
2. Vincule ao contexto de origem: Quando a tarefa nasce de um item regulatório, controle, projeto, documento ou comunicação, mantenha esse vínculo no registro. Isso evita que a execução fique solta e permite reconstruir por que a tarefa existiu.
3. Defina responsável principal: Atribua a pessoa ou papel que deve conduzir a entrega. Participantes podem comentar, revisar e anexar evidências, mas a tarefa precisa ter um dono claro para não virar responsabilidade difusa.
4. Escolha prazo e prioridade com intenção: O prazo indica quando a entrega precisa estar pronta; a prioridade indica a ordem de atenção dentro do volume de trabalho. Se tudo é crítico, nada fica realmente priorizado. Reserve prioridade alta para risco, prazo externo, bloqueio ou impacto relevante.
5. Explique a entrega esperada: Use a descrição para registrar contexto, critérios de aceite, documentos relacionados e evidência esperada. Não dependa de mensagens fora da Okai para explicar o que deve ser feito.

Use status para contar a verdade da execução

Status não é decoração de lista. Ele comunica onde a ação está parada e orienta quem precisa intervir. Uma tarefa criada, em execução, bloqueada ou concluída conta uma história diferente. Atualize o status sempre que a próxima ação mudar.

• Aberta ou pendente: a tarefa ainda precisa começar ou aguarda aceite de execução.
• Em andamento: já existe trabalho real sendo feito e o responsável mantém o histórico atualizado.
• Bloqueada: há impedimento externo ou interno que impede avanço; registre o bloqueio e quem pode destravar.
• Aguardando validação: a entrega foi feita, mas depende de revisão, aprovação, conferência ou evidência complementar.
• Concluída: a entrega atende ao critério combinado e o histórico contém evidência ou justificativa suficiente.

Bloqueio sem comentário não ajuda: Ao marcar bloqueio, informe a causa, a data, a dependência e o próximo passo. Sem isso, o status apenas transfere a dúvida para quem está acompanhando.

Comentários devem preservar decisão e impedimento

Comentários são úteis quando explicam mudança de escopo, atraso, dúvida, validação, decisão tomada ou evidência anexada. Eles não precisam repetir cada microatividade, mas devem registrar fatos que afetem prazo, responsabilidade ou conclusão.

• Comente ao assumir uma tarefa que veio com ambiguidade, informando como entendeu a entrega.
• Registre dependências com nome da área, pessoa, fornecedor ou registro relacionado.
• Explique alterações de prazo antes que pareçam atraso sem justificativa.
• Ao anexar arquivo, diga o que ele comprova e a que etapa se refere.
• Quando alguém validar ou devolver a entrega, registre o critério usado para aceitar ou pedir ajuste.

Evite resolver fora e fechar dentro: Se a discussão aconteceu por e-mail, reunião ou chat, traga para a tarefa um resumo objetivo da decisão e anexe a evidência relevante quando houver. O histórico precisa sustentar a conclusão sem depender de lembrança oral.

Evidência muda o jeito de fechar

Nem toda tarefa exige anexo, mas toda tarefa precisa de conclusão verificável. Em uma atividade simples, o comentário final pode bastar. Em ações regulatórias, controles, auditorias, comunicações formais e respostas externas, normalmente será necessário anexar comprovante, documento, protocolo, ata ou registro relacionado.

1. Confira o critério de aceite: Antes de concluir, volte à descrição e aos comentários. A entrega realizada corresponde ao que foi pedido ou apenas a uma parte do trabalho?
2. Anexe no ponto que comprova a execução: Se o arquivo comprova a tarefa, anexe na tarefa. Se sustenta decisão mais ampla, mantenha também o vínculo com o registro principal. Evite duplicar arquivo sem explicar qual versão vale.
3. Escreva o fechamento: Informe o que foi entregue, onde está a evidência e se houve ressalva. Uma conclusão como feito raramente basta em contexto regulatório.
4. Atualize status somente depois da validação necessária: Se alguém ainda precisa aprovar, revisar ou conferir, use status intermediário. Concluir antes da validação cria falsa sensação de encerramento.

Acompanhamento diário sem perder o sentido

Listas de tarefas funcionam melhor quando são usadas para decidir o próximo bloco de trabalho, não só para contar pendências. Filtre por responsável, prazo, prioridade, status, origem e vencimento para entender onde agir primeiro.

• Comece pelas tarefas vencidas ou que vencem hoje e separe atraso real de prazo que precisa ser replanejado.
• Revise tarefas bloqueadas e confirme se o impedimento ainda existe ou se falta atualizar status.
• Compare prioridade alta com prazo próximo; quando houver conflito, ajuste planejamento em vez de empilhar urgências.
• Abra amostras de tarefas concluídas para verificar se a evidência está suficiente.
• Use comentários recentes para identificar decisões que precisam virar novas tarefas, revisão ou comunicação formal.

Volume alto pede triagem, não fechamento apressado: Se a fila cresceu, agrupe por origem e impacto. Fechar tarefas sem evidência ou mudar prazos em massa sem justificativa cria risco operacional maior do que manter a pendência visível.

Diagnóstico quando uma tarefa parece errada

Quando uma tarefa aparece no lugar errado, com responsável inesperado, prazo incoerente ou tipo de origem incompatível, investigue a causa antes de corrigir só o texto. Pode haver problema no registro de origem, na associação ao workspace, na regra que gerou a tarefa, na permissão de quem está olhando ou no próprio dado importado.

• Tarefa sem responsável: confira se ela foi criada manualmente sem dono, se o responsável foi removido ou se o perfil perdeu acesso ao workspace.
• Prazo não aparece em lista ou calendário: revise filtros, status, workspace ativo, data preenchida e permissões de visualização.
• Responsável não entende a entrega: reescreva título e descrição, mas registre também por que o escopo anterior estava insuficiente.
• Conclusão sem evidência: reabra ou mova para validação quando a comprovação era requisito do processo.
• Origem ou classificação parece incompatível: abra o item relacionado e confirme se o vínculo está correto. Não mascare erro semântico com rótulo visual ou comentário cosmético.
• Tarefa duplicada: identifique se as duas têm a mesma origem e entrega. Feche ou consolide apenas depois de preservar histórico, evidências e responsáveis envolvidos.

Sinal de tarefa bem gerenciada: Ao abrir a tarefa depois de concluída, você consegue entender a origem da demanda, quem executou, que decisões ocorreram, qual evidência sustenta o fechamento e por que o prazo foi cumprido ou alterado.