Suporte Okai

Aplica-se a: Use este artigo para planejar ou revisar ambientes corporativos da Okai com mais de uma unidade, operação, perfil regulatório, equipe ou segregação de dados.

Três camadas que não fazem o mesmo trabalho

Organização, workspace e perfil são camadas diferentes do ambiente Okai. Quando essas camadas ficam bem definidas, a equipe entende onde está trabalhando, os dados aparecem no lugar esperado e as permissões deixam de depender de explicações improvisadas.

A organização representa o relacionamento principal com a Okai: a empresa, grupo, cliente ou entidade responsável pelo contrato e pela administração de alto nível. O workspace é a fronteira operacional onde ficam normas, projetos, tarefas, documentos, parâmetros e pessoas de uma operação específica. O perfil regulatório, por sua vez, delimita escopos de visualização e relevância dentro do ambiente, como áreas reguladas, unidades de negócio, temas, carteiras, linhas de produto ou frentes de acompanhamento.

A confusão começa quando uma camada tenta resolver o problema de outra. Workspace criado para esconder conteúdo fragmenta a operação. Perfil usado para separar dados sensíveis cria risco de exposição. Perfil tratado como permissão faz uma ação bloqueada parecer erro de tela, quando o ajuste correto pode estar no grupo ou papel.

Pense em contrato, ambiente e escopo: Antes de criar qualquer estrutura, responda três perguntas: quem é responsável pelo relacionamento, quais dados precisam viver separados e quais recortes regulatórios ou operacionais precisam aparecer para cada equipe.

Organização é a referência de governança

Comece pela organização quando precisar entender quem administra o ambiente, aprova convites, responde pelo contrato e mantém os workspaces sob o mesmo relacionamento. Em grupos econômicos, consultorias ou operações com várias unidades, a organização dá governança sem misturar automaticamente todos os dados.

• Use uma organização quando a mesma entidade administra contrato, administradores e governança geral.
• Evite organizações duplicadas para separar área interna, tema regulatório ou equipe temporária; nesses casos, avalie workspace ou perfil.
• Confirme nome e administradores antes de convidar pessoas, principalmente quando existem empresas com nomes parecidos.

Organização não é sinônimo de todos os dados juntos: Vários workspaces podem pertencer à mesma organização e ainda assim manter dados separados. A organização dá contexto e governança; o workspace define a fronteira diária da operação.

Workspace é fronteira real de operação

Crie workspace quando existe motivo concreto para isolar dados, equipe, parâmetros ou responsabilidade operacional. Ele não serve apenas para organizar menus: ele muda o escopo em que a Okai carrega registros, busca normas, lista projetos, mostra tarefas, aplica configurações e interpreta permissões.

Use workspaces separados quando duas operações não devem compartilhar registros, mesmo que a mesma pessoa participe dos dois contextos. Isso pode acontecer por cliente, unidade regulada, ambiente de consultoria, operação com dados sensíveis, segregação contratual ou fluxo que exige administração própria.

• Separe quando projetos, tarefas, evidências e documentos não podem aparecer no mesmo ambiente.
• Separe quando parâmetros globais, alertas, modelos ou rotinas precisam funcionar de forma diferente.
• Não crie workspace novo só para reduzir ruído de normas; primeiro avalie temas, tags, filtros e perfis.
• Não use workspace como substituto de permissão. Se a ação está bloqueada no ambiente certo, revise grupo ou papel.

Separação demais também vira problema: Workspaces em excesso aumentam retrabalho, duplicam cadastros, espalham evidências e tornam mais difícil saber onde uma norma, tarefa ou decisão foi registrada. Só separe quando a fronteira precisa existir no dado, não apenas na preferência de visualização.

Perfil regula visão, não substitui papel

Perfil, neste contexto, não é o cadastro pessoal da conta. É um recorte regulatório ou operacional usado para orientar o que faz sentido aparecer, ser acompanhado ou ser segmentado dentro do workspace. Pode representar área impactada, família de produtos, operação regulada, carteira, conjunto de temas ou frente de monitoramento.

O perfil reduz ruído e direciona relevância em listas, filtros, divulgações, painéis e visões de trabalho. Ele não deve ser confundido com grupo de permissão. Perfil responde à pergunta “qual escopo interessa?”. Grupo ou papel responde à pergunta “quais ações podem ser executadas?”.

1. Nomeie perfis de forma reconhecível: Use nomes que a equipe já usa na operação, como Compliance Bacen, Seguros, Jurídico Regulatório, Produtos PJ ou Auditoria Interna. Nomes genéricos dificultam triagem de conteúdo ausente.
2. Associe pessoas aos perfis necessários: Depois do convite ao workspace, confirme quais perfis regulatórios fazem parte da rotina. Quem atua em mais de uma frente pode precisar de mais de um perfil.
3. Combine perfil com grupo de permissão: Uma pessoa pode ter o perfil correto para ver determinado escopo e ainda não ter permissão para editar, aprovar ou administrar. Valide os dois ajustes antes de orientar a operação.
4. Revise perfis quando a área muda: Mudança de função, unidade, produto ou carteira deve gerar revisão de perfil. Manter perfis antigos pode mostrar conteúdo desnecessário; remover demais pode esconder normas ainda relevantes.

Diagnóstico rápido: Se a norma não aparece, comece por workspace e perfil. Se a norma aparece, mas uma ação está bloqueada, revise grupo, papel, licença e configuração do recurso.

Como desenhar uma estrutura antes de convidar a equipe

A melhor hora para decidir a estrutura é antes de convidar muitas pessoas ou iniciar projetos. Ainda é possível corrigir depois, mas registros, responsabilidades, filtros salvos, comunicações e rotinas de acompanhamento podem ter sido construídos em cima do desenho original.

1. Mapeie a entidade responsável: Defina qual organização representa o relacionamento com a Okai e quem administra esse relacionamento.
2. Liste operações que não podem misturar dados: Identifique onde documentos, projetos, tarefas, evidências, responsáveis ou parâmetros precisam ficar separados. Esses casos são candidatos a workspace.
3. Liste recortes de relevância dentro de cada operação: Depois de decidir os workspaces, mapeie perfis regulatórios ou de visualização. Eles explicam por que uma norma ou comunicação interessa a uma parte da equipe e não a outra.
4. Defina papéis de ação separadamente: Não misture desenho de perfil com autorização administrativa. Escolha grupos de permissão conforme as ações necessárias: consultar, editar, aprovar, administrar membros ou configurar parâmetros.
5. Convide e valide em ondas: Comece com administradores e responsáveis principais, confirme ambiente, perfis e permissões e só depois amplie para toda a equipe.

Documente a regra de criação: Uma frase simples já ajuda: “criamos workspace quando dados e parâmetros precisam ser isolados; criamos perfil quando o mesmo ambiente precisa de recortes de relevância”. Essa regra evita decisões diferentes para problemas iguais.

Exemplos de decisão

Quando a dúvida é prática, compare a necessidade com o tipo de separação exigida. A pergunta central não é quantos nomes aparecem no organograma, mas que consequência acontece se tudo ficar no mesmo ambiente.

• Duas áreas acompanham as mesmas normas, mas uma quer ver temas bancários e outra quer ver seguros: normalmente é caso de perfil, tema, tag ou filtro.
• Uma consultoria atende dois clientes que não podem compartilhar projetos, evidências ou responsáveis: normalmente é caso de workspaces separados dentro da estrutura adequada.
• A mesma empresa tem uma operação regulada e uma operação interna com parâmetros, modelos e alertas muito diferentes: avalie workspace separado se a diferença afetar a rotina inteira.
• Uma pessoa vê o ambiente correto, mas não consegue convidar membros: o problema provavelmente está no grupo de permissão ou papel, não no perfil regulatório.
• Uma norma aparece como relevante para uma área que não deveria ser impactada: investigue perfil, tags, classificação, origem do dado e regra de segmentação antes de corrigir o texto visível.

Não corrija segmentação com rótulo: Se um conteúdo aparece no perfil errado, a causa deve ser tratada na classificação, no vínculo, no dado de origem ou na regra de aplicação. Alterar apenas o nome exibido pode esconder o erro e manter a entrega incorreta.

Valide a arquitetura no uso real

Depois de configurar a estrutura, valide com situações reais da operação. Abra a Okai com uma conta de administrador e com contas representativas da equipe. Compare conteúdo exibido, conteúdo oculto e ações disponíveis.

• Cada pessoa consegue identificar a organização e o workspace ativo sem depender de orientação externa.
• Normas, projetos, tarefas e documentos aparecem no workspace em que a operação realmente acontece.
• Perfis reduzem ruído sem esconder conteúdo que precisa ser acompanhado.
• Grupos de permissão explicam ações disponíveis e bloqueadas de forma coerente com a função exercida.
• Convites novos já entram com workspace, perfil, grupo e licença revisados antes do início da operação.

Se a validação falhar, descreva o problema usando a camada afetada. “Workspace não aparece”, “perfil não mostra a norma”, “grupo não permite aprovar” e “licença não libera recurso” são relatos mais úteis do que “meu acesso está errado”.

Leve evidências para o suporte: Ao pedir ajuda, informe organização, workspace ativo, perfil esperado, e-mail da conta, item procurado e exemplo de resultado incorreto. Esses dados permitem separar erro de acesso, classificação, configuração e origem do conteúdo.