Suporte Okai

Aplica-se a: Limites de assinatura, licenças, pessoas, documentos, anexos, armazenamento, recursos contratados e bloqueios de criação ou upload.

Limite não é erro técnico

Quando a Okai bloqueia um upload, impede a criação de um item ou avisa que não há licenças disponíveis, a primeira leitura deve ser contratual e operacional. O produto pode estar funcionando ao impedir que o workspace ultrapasse o que foi contratado ou configurado para aquele ambiente.

O limite existe para proteger a assinatura, a organização dos dados e a previsibilidade de custos. Também evita que uma equipe aumente consumo de armazenamento, convites, documentos ou recursos sem que a administração perceba. Por isso, antes de tratar o bloqueio como falha técnica, identifique qual medidor foi atingido, onde ele se aplica e se o crescimento é pontual ou recorrente.

A leitura correta combina três perguntas: qual limite foi alcançado, o que está consumindo esse limite e qual ação resolve a causa sem comprometer dados importantes. Às vezes basta remover uma pessoa que não trabalha mais no workspace. Em outros casos, limpar anexos antigos só adia um problema de capacidade.

Sinal de limite real: Se a mensagem cita capacidade, armazenamento, assento, licença, quantidade máxima, recurso indisponível no plano ou necessidade de upgrade, investigue primeiro o uso contratado. Se a mensagem cita permissão, papel, grupo ou acesso negado, o diagnóstico provável é outro.

Onde olhar antes de decidir

Use a área de assinatura, administração ou limites do workspace como ponto de partida. A nomenclatura pode variar, mas procure sempre uso atual, limite contratado, plano vigente e escopo em que o limite se aplica.

1. Confirme o workspace ativo: Limites podem variar entre workspaces, organizações ou ambientes. Antes de comparar números, verifique se você está no workspace em que o bloqueio aconteceu e se a assinatura exibida pertence à organização correta.
2. Leia o nome do limite atingido: Não pare na mensagem genérica de bloqueio. Procure o tipo de capacidade: pessoas, assentos, armazenamento, documentos, anexos, projetos, automações, importações, recursos contratados ou outro medidor exibido pela Okai.
3. Compare uso atual e limite contratado: Veja se o consumo está no teto, acima do teto por ajuste pendente ou perto do teto a ponto de novas ações falharem. Essa diferença muda a decisão entre remover consumo, aguardar processamento, corrigir contrato ou ampliar plano.
4. Identifique quem administra a decisão: Algumas ações dependem de permissão administrativa, como remover membros, revisar licenças ou limpar áreas compartilhadas. Se a opção não aparece, confirme se falta permissão ou se o recurso não está incluído no plano.

Tipos de limite que causam bloqueio

Cada limite responde a uma pergunta diferente. Separar os tipos evita soluções erradas, como apagar documentos quando o problema é licença.

• Pessoas, membros ou assentos: controla quantas contas podem fazer parte da organização, do workspace ou de um perfil contratado. Uma pessoa sem uso recente pode continuar ocupando licença enquanto permanecer ativa.
• Armazenamento: mede o volume ocupado por documentos, anexos, evidências, arquivos importados ou materiais preservados pelo workspace. O bloqueio aparece com frequência em uploads e importações.
• Quantidade de documentos ou registros: controla volume de itens criados, importados ou mantidos em determinada área. Arquivos pequenos também podem contar se o limite é por número de registros.
• Recursos do plano: limita funcionalidades contratadas, como módulos, integrações, automações, relatórios ou ambientes. Nesse caso, limpar dados não libera o recurso; é preciso habilitação ou mudança de plano.
• Processamentos e ações de alto consumo: algumas operações podem ter janelas, filas ou limites de execução para proteger estabilidade. Repetir a mesma ação tende a aumentar a fila, não a resolver.

Não confunda limite com permissão: Permissão decide se uma conta pode executar uma ação. Limite decide se o workspace ainda tem capacidade para essa ação. Se uma conta administradora também é bloqueada, a hipótese de limite ganha força. Se apenas algumas pessoas são bloqueadas, revise perfil, grupo e papel.

Quando limpar consumo faz sentido

Limpeza é adequada quando o consumo vem de itens obsoletos, duplicados, convites antigos, membros que saíram da operação ou arquivos que não precisam continuar disponíveis na Okai. Ela não deve ser resposta automática para qualquer bloqueio, principalmente quando existem evidências, documentos regulatórios ou históricos necessários para auditoria.

1. Revise pessoas e licenças: Liste membros ativos, convidados pendentes e contas sem participação recente. Remova ou desative apenas quem realmente não precisa mais do workspace, preservando responsabilidades e histórico.
2. Localize os maiores consumidores de armazenamento: Procure anexos grandes, importações duplicadas, pacotes enviados por engano e arquivos mantidos sem necessidade. Priorize itens que ocupam muito espaço e têm baixo valor operacional.
3. Preserve o que sustenta decisões: Antes de excluir documentos, evidências ou registros ligados a controles, auditoria ou obrigações regulatórias, confirme se a remoção é permitida. Liberar espaço não compensa perder rastreabilidade.
4. Evite limpeza permanente como rotina de sobrevivência: Se a equipe precisa apagar arquivos toda semana para continuar trabalhando, o problema não é organização pontual. O workspace está operando acima do plano ou sem governança de armazenamento.

Quando upgrade é a decisão correta

Upgrade faz sentido quando o limite reflete crescimento legítimo: mais pessoas no workspace, mais documentos necessários, mais anexos de evidência, maior volume regulatório, importações recorrentes ou adoção de recursos fora do plano atual. Nesses casos, insistir em limpeza manual transforma capacidade em gargalo operacional.

• O consumo cresce todo mês mesmo depois de remover itens obsoletos.
• A equipe evita anexar evidências necessárias para não estourar armazenamento.
• Novas pessoas precisam trabalhar no mesmo processo, mas não há assentos disponíveis.
• O recurso bloqueado faz parte do fluxo de trabalho, não de um teste ocasional.
• Há risco de quebrar rastreabilidade ou continuidade operacional para economizar espaço.

Ao solicitar ampliação, leve números objetivos: limite atual, consumo atual, crescimento estimado, áreas impactadas e consequências de manter o plano como está. Isso ajuda a decidir com base em capacidade real, não apenas no incômodo do bloqueio.

Como agir quando uma criação ou upload foi bloqueado

1. Copie a mensagem exibida: Guarde o texto completo da mensagem, incluindo nome do limite, recurso, tamanho, quantidade ou indicação de upgrade. Isso evita confundir limite com erro de arquivo, permissão ou instabilidade.
2. Verifique o item que você tentou criar: Para upload, confira tamanho, formato e quantidade de arquivos. Para criação de registros, confirme se é item novo ou duplicação. Para convite, veja se há assento disponível.
3. Compare com o painel de uso: Abra os limites do workspace e veja qual medidor está próximo do teto. Se a mensagem fala em armazenamento, não revise licenças. Se fala em pessoas, não apague anexos esperando liberar assento.
4. Escolha a correção proporcional: Se há consumo indevido, remova o que não deve permanecer. Se há crescimento permanente, solicite ajuste de plano. Se a mensagem não combina com o painel, chame suporte.
5. Teste uma vez depois da correção: Após liberar capacidade ou ampliar plano, repita a ação bloqueada uma vez. Se continuar falhando, registre horário, workspace, mensagem e item testado.

Cuidado com tentativas repetidas: Em importações, convites, uploads grandes e processamentos, várias tentativas podem criar duplicidade, fila ou consumo adicional. Quando a causa ainda não está clara, pare depois de uma tentativa controlada.

Sinais de que o limite voltou ao normal

A resolução não é apenas concluir uma ação isolada. O workspace deve voltar a operar dentro de uma capacidade compreensível, com margem para o próximo uso normal.

• O painel de limites mostra consumo abaixo do teto ou plano atualizado.
• A ação antes bloqueada funciona no workspace correto.
• As pessoas impactadas entendem se o limite era contratual, de armazenamento, de assento, de recurso ou se havia permissão envolvida.
• Itens removidos foram escolhidos com critério e não comprometem auditoria, histórico ou operação.
• Existe decisão para crescimento recorrente: governança de uso, novas licenças, aumento de armazenamento ou mudança de plano.

Quando chamar suporte

Acione suporte quando os números não explicam o bloqueio, quando o painel mostra folga e a mensagem continua citando limite, quando a ampliação contratada não aparece ou quando uma limpeza concluída não refletiu depois da atualização esperada.

• Informe organização, workspace, e-mail usado na Okai e papel administrativo.
• Envie a mensagem completa de bloqueio e a ação tentada.
• Inclua leitura do painel de uso com limite atual e consumo exibido.
• Descreva o item envolvido: arquivo, convite, documento, recurso, importação ou registro.
• Explique o impacto e o que já foi feito: operação parada, nova pessoa sem acesso, remoção de membros, exclusão de arquivos, atualização de plano ou nova tentativa controlada.