Suporte Okai

Aplica-se a: Acompanhamento de prazos, itens vencidos, dependências, bloqueios, tarefas, projetos, alertas e calendário operacional na Okai.

Atraso precisa de causa, não só cobrança

Quando um prazo vence, a pergunta principal deixa de ser apenas quem ainda não entregou. O mais importante é entender por que o item parou, qual risco o atraso cria e que decisão precisa ser registrada para recuperar o controle sem apagar a história.

Na Okai, prazo, responsável, status, comentários, bloqueios e histórico contam partes diferentes da mesma situação. A lista mostra onde existe pressão de tempo. O item aberto mostra a causa provável. O histórico mostra se houve tentativa de avanço, devolução, troca de responsável, dependência externa ou replanejamento anterior.

O critério de maturidade: Um item vencido está sob controle quando tem responsável atual, motivo registrado, próximo passo possível, prazo revisado quando necessário e visibilidade para quem precisa decidir.

Leia a fila pelo risco do prazo

Comece pela visão que mostra vencidos e próximos vencimentos. A ordem ideal nem sempre é a data mais antiga: uma obrigação que vence amanhã pode depender de evidência externa e exigir escalonamento imediato.

• Vencidos: priorize itens sem motivo registrado, sem responsável claro ou ligados a obrigação regulatória, aprovação formal ou entrega para outra área.
• Próximos do vencimento: procure itens ainda sem movimentação recente, sem evidência anexada ou com etapa pendente de aprovação.
• Bloqueados: trate como fila própria. Bloqueio não é pausa silenciosa; é dependência que precisa de dono, causa e previsão.
• Replanejados: revise se a justificativa explica a mudança e se o novo prazo ainda protege a obrigação principal.
• Concentração de prazos: observe se muitos itens vencem no mesmo período, porque o risco pode estar na capacidade da equipe, não em uma tarefa isolada.

Data de vencimento não conta tudo: Quando o item faz parte de projeto, fluxo ou obrigação recorrente, confira também a próxima etapa e a data limite da obrigação maior.

Diferencie atraso, bloqueio e gargalo

Nem todo vencido deve ser tratado da mesma forma. Atraso é uma entrega que passou do prazo e ainda pode avançar pela mesma responsabilidade. Bloqueio é uma dependência que impede avanço mesmo com disposição de agir. Gargalo é repetição: vários itens param no mesmo papel, área, aprovação, evidência ou etapa.

• Registre atraso quando o responsável ainda consegue executar ou corrigir o item, mas precisa explicar a perda de prazo.
• Registre bloqueio quando a próxima ação depende de outra área, decisão, permissão, documento, dado externo ou resposta formal.
• Escalone gargalo quando a mesma causa aparece em muitos itens, como aprovação jurídica acumulada, ausência de evidência padrão ou calendário impossível.
• Não use bloqueio para esconder falta de ação. Se a causa é execução atrasada, registre como atraso e defina plano.
• Não mude o prazo para evitar que o item apareça como vencido. Primeiro registre a causa e a decisão que autoriza o replanejamento.

Bloqueio sem dono vira ruído: Bloquear um item sem informar quem precisa remover o impedimento cria uma fila invisível. A descrição do bloqueio deve permitir acionar a área certa sem depender de memória ou conversa paralela.

Rotina diária de acompanhamento

1. Abra a visão de prazos críticos: Use filtros de vencidos, próximos vencimentos, responsáveis e status. Se houver vários workspaces ou ambientes, confirme que você está acompanhando o contexto correto antes de cobrar ou replanejar.
2. Separe o que exige decisão hoje: Marque itens que podem comprometer obrigação, cliente interno, aprovação, entrega regulatória ou fechamento do período. Itens sem impacto imediato podem entrar em plano, mas não devem esconder os críticos.
3. Abra cada item crítico antes de agir: Leia descrição, histórico, comentários, anexos, etapa atual e vínculo com projeto ou fluxo. A causa do atraso normalmente aparece na combinação desses sinais, não apenas no status.
4. Registre causa e próximo passo: Inclua uma atualização objetiva: o que impediu o avanço, quem ficou responsável pela próxima ação e qual prazo interno será usado para recuperar o item.
5. Formalize bloqueios reais: Quando houver dependência de outra área, registre o bloqueio com a origem da dependência, a área ou pessoa acionada, a informação esperada e a data prevista para retorno.
6. Replaneje apenas com justificativa: Se o prazo precisa mudar, explique por que a data original deixou de ser viável, qual risco foi avaliado e como o novo prazo será acompanhado. A alteração deve ser compreensível no histórico.
7. Revise alertas e comunicação: Depois de tratar causas e prazos, confira se responsáveis e gestores conseguem enxergar a situação. Alertas ajudam na coordenação, mas não substituem registro de causa.

Como registrar bloqueio de forma útil

Um bloqueio bem registrado reduz cobrança repetida. Ele explica a dependência com precisão suficiente para remover o impedimento ou escalar a decisão correta.

• Descreva a dependência concreta: documento aguardado, aprovação pendente, dado incompleto, decisão de escopo, acesso ausente ou retorno externo.
• Indique quem pode remover o bloqueio. Pode ser uma pessoa, papel, área ou fornecedor, desde que a responsabilidade fique acionável.
• Informe desde quando o bloqueio existe e qual impacto ele causa no prazo principal.
• Registre a ação tomada para destravar: mensagem enviada, reunião marcada, solicitação aberta, evidência pedida ou aprovação escalada.
• Atualize o bloqueio quando houver retorno parcial. Se a dependência mudou, registre a nova causa em vez de manter texto antigo.

Boa descrição de bloqueio: Prefira algo como aguardando parecer da área tributária sobre aplicabilidade da obrigação, solicitado em 04/06, com impacto no envio previsto para 07/06. Esse texto permite acompanhar causa, dono e risco.

Replanejamento sem apagar o atraso

Replanejar é uma decisão de controle, não uma limpeza de painel. A nova data precisa refletir uma avaliação real: ainda há tempo, impacto aceito, capacidade e aprovação necessária?

• Mude o prazo quando a data original perdeu validade por causa registrada, como bloqueio, mudança de escopo, devolução formal ou prazo externo alterado.
• Mantenha o vencido quando a entrega segue atrasada e ainda não existe decisão que justifique nova data.
• Inclua justificativa antes ou no mesmo momento da alteração, para que o histórico explique a sequência.
• Comunique a mudança às pessoas afetadas, especialmente quando o item faz parte de projeto, fluxo de aprovação ou obrigação regulatória.
• Revise itens dependentes. Um novo prazo em uma tarefa pode deslocar aprovações, evidências, marcos de projeto e alertas futuros.

Não corrija prazo só pela aparência: Se a tela parece errada porque muitos itens estão vencidos, investigue origem, regra, recorrência, responsáveis e capacidade. Trocar datas em massa sem causa registrada remove visibilidade justamente quando ela é mais necessária.

Sinais de que a operação voltou ao controle

• Itens vencidos têm motivo e responsável atual, não apenas cobrança em comentário.
• Bloqueios mostram dependência, dono externo ou interno, data de acionamento e impacto no prazo.
• Prazos replanejados têm justificativa rastreável e não escondem risco regulatório.
• Gestores conseguem identificar rapidamente quais itens exigem decisão, cobrança ou redistribuição de capacidade.
• Gargalos recorrentes aparecem como problema de processo, não como sequência infinita de atrasos individuais.

Fechamento diário: Ao encerrar a rotina, a fila não precisa estar vazia. Ela precisa estar explicada. Pior que atraso é atraso sem causa, sem responsável e sem decisão visível.

Quando o painel não bate com a realidade

Se a lista de prazos parece incorreta, diagnostique antes de ajustar rótulos ou datas manualmente. A causa costuma estar em filtros, workspace, origem, recorrência, status, etapa formal ou dado incompleto.

• Item aparece vencido, mas já foi concluído: confira se a conclusão foi registrada pela ação formal esperada ou apenas comentada.
• Responsável parece errado: verifique histórico de atribuição, papel da etapa, grupo responsável e workspace ativo.
• Prazo parece deslocado: revise origem do prazo, recorrência, calendário usado e diferença entre data interna e obrigação final.
• Bloqueio sumiu da lista: confirme filtros, status aplicado, permissão de visualização e se o bloqueio foi removido sem comentário de resolução.
• Muitos itens atrasaram ao mesmo tempo: investigue mudança de regra, importação, recorrência, feriado, capacidade da equipe ou gargalo de aprovação.
• Notificação não chegou: confira alertas e preferências, mas mantenha a análise do item. Falha de aviso não explica sozinha a causa operacional do atraso.

Corrija a fonte certa: Quando a causa estiver em regra, dado de origem, fluxo, recorrência ou contrato de responsabilidade, corrija esse ponto. Ajustes cosméticos no item visível tendem a repetir o problema em novos prazos.