Suporte Okai

Aplica-se a: favoritos, coleções pessoais, coleções da empresa e pastas usadas para organizar normas, documentos e outros conteúdos no Explorador do Compliance Hub.

Escolha como guardar cada conteúdo

Use favoritos e coleções para reencontrar conteúdos importantes sem repetir a mesma pesquisa. Antes de salvar, confirme se você está na conta e no workspace corretos.

• Favoritos: use para itens que você consulta com frequência.
• Coleção pessoal: use para organizar uma seleção que fica disponível somente para você.
• Coleção da empresa: use quando a seleção deve ser acessada por pessoas autorizadas no mesmo workspace. A criação e a edição dependem das suas permissões.
• Pastas: use para separar assuntos ou etapas dentro de uma coleção.

Coleção não substitui acompanhamento: quando houver prazo, responsável, aprovação ou evidência, registre a demanda em uma tarefa, projeto, controle ou fluxo de trabalho.

Adicionar itens pelo Explorador

1. Abra o Explorador e localize os conteúdos desejados.
2. Selecione um ou vários itens compatíveis.
3. Use a ação Coleção.
4. Pesquise ou escolha a coleção de destino.
5. Quando a coleção tiver pastas, escolha uma pasta ou adicione os itens diretamente na coleção.

Se você tiver permissão para criar coleções, também poderá usar Nova coleção. Informe o tipo, o nome, a descrição, o ícone e a ordenação. A seleção atual será adicionada à nova coleção.

Uma coleção marcada como Somente leitura pode ser consultada, mas não aceita novos itens pela sua conta.

Organizar uma coleção

Abra a coleção no Explorador para consultar seus itens e, quando permitido, alterar sua organização.

• Use Nova pasta para separar os itens por assunto ou finalidade.
• Edite o nome, a descrição, o ícone ou a forma de ordenação da coleção.
• Arraste itens para movê-los entre pastas.
• Use a ordenação Manual quando também precisar definir a posição de cada item.
• Use uma ordenação por título ou data de referência quando preferir que a sequência seja automática.

Movimentação entre pastas: ela continua disponível nas coleções que você pode editar. Para alterar livremente a posição dos itens dentro da mesma pasta, escolha a ordenação Manual.

Remover itens e pastas com segurança

Você pode remover um item ou uma seleção da coleção quando tiver permissão. Essa ação retira as referências da coleção, mas não exclui as normas, documentos ou outros conteúdos originais.

Antes de remover uma pasta, confira o aviso de confirmação. Dependendo da ação disponível, a remoção também pode alcançar subpastas e itens organizados dentro dela. Os conteúdos originais continuam preservados.

A exclusão de uma coleção remove sua organização, suas pastas e seus itens salvos. Ela não exclui os conteúdos originais da plataforma.

Acessar e compartilhar uma coleção

As páginas de coleções exigem login. Sempre confirme o workspace ativo antes de concluir que uma coleção ou um item não está disponível.

• Coleções pessoais ficam disponíveis somente para o respectivo usuário.
• Coleções da empresa seguem as permissões do workspace.
• Uma pessoa pode conseguir abrir a coleção e ainda assim ter acesso somente para leitura.
• Ao compartilhar o endereço de uma coleção, o destinatário precisa entrar na Okai e possuir acesso ao mesmo workspace e aos conteúdos apresentados.

Não use uma coleção do workspace como página pública para pessoas externas. Quando o conteúdo precisar ser enviado para outro público, use o recurso de comunicação adequado e confirme as permissões dos destinatários.

Quando algo não aparece ou não pode ser alterado

• A coleção não aparece: confirme conta, workspace e permissões.
• O item não aparece na coleção: limpe filtros, abra a pasta escolhida e confirme se a inclusão foi concluída.
• A coleção aparece como somente leitura: solicite a permissão necessária ao administrador do workspace.
• Não é possível alterar a posição: use a ordenação Manual.
• Não é possível mover para uma pasta: confirme se o destino pertence à mesma coleção e se sua conta pode editá-la.
• Outra pessoa não encontra o conteúdo: compare workspace, acesso à coleção e permissão sobre o item original.

Se o problema continuar, abra um chamado informando o workspace, o nome da coleção, o título do conteúdo, a ação executada e uma captura de tela sem informações confidenciais desnecessárias.